So funktioniert das Inventur-Tool
Legen Sie Ihre Artikel mit Einheit, Warengruppe und Einkaufspreis an. Vor der Zählung drucken Sie die Inventurliste als PDF aus — sortiert nach Warengruppen, mit leeren Spalten für den gezählten Bestand. Nach der Zählung tragen Sie Anfangs- und Endbestand ein, dazu die Einkäufe des Zeitraums laut Eingangsrechnungen und den Nettoumsatz. Mit „Neue Periode“ wird der Endbestand zum nächsten Anfangsbestand.
Die Formeln
- Lagerwert = Σ (Bestand × Einkaufspreis netto), je Warengruppe und gesamt.
- Tatsächlicher Wareneinsatz = Anfangsbestand + Einkäufe − Endbestand (jeweils in Euro netto).
- Wareneinsatzquote = tatsächlicher Wareneinsatz ÷ Nettoumsatz × 100.
- Kalkulierter Wareneinsatz = Nettoumsatz × kalkulierte Quote. Die Quote lässt sich aus dem Speisekarten-Kalkulator übernehmen, gewichtet nach Verkaufszahlen.
- Differenz = tatsächlicher − kalkulierter Wareneinsatz. Positiv bedeutet: Es ist mehr Ware verschwunden, als die Rezepturen erklären.
- Umschlagshäufigkeit = Wareneinsatz ÷ durchschnittlicher Lagerwert, mit Ø Lagerwert = (Anfang + Ende) ÷ 2.
- Reichweite in Tagen = Endbestand ÷ (Wareneinsatz ÷ Tage des Zeitraums).
Rechenbeispiel
Anfangsbestand 4.000 €, Einkäufe 5.200 €, Endbestand 3.800 €: Der tatsächliche Wareneinsatz beträgt 5.400 €. Bei 18.000 € Nettoumsatz entspricht das 30 %. Kalkuliert waren 27 %, also 4.860 €. Die Differenz von 540 € im Monat sind aufs Jahr rund 6.500 € — Geld, das ohne diese Rechnung unbemerkt bleibt.
Woher die Differenz kommt
- Überportionierung und nicht eingehaltene Rezepturen
- Verderb, Bruch und Schankverluste über dem kalkulierten Wert
- Nicht bonierte Abgaben, Personalessen und Eigenverbrauch ohne Buchung
- Fehlende oder doppelt erfasste Eingangsrechnungen, Zählfehler
Als Faustregel gilt: Eine Differenz bis etwa 1 % vom Umsatz ist Messunschärfe, ab 2 % lohnt die Suche nach Ursachen. Werten Sie zuerst die Warengruppen mit der höchsten Differenz und die teuersten Artikel aus.
Ladenhüter erkennen
Artikel ohne Verbrauch oder mit einer Reichweite über dem eingestellten Grenzwert (Standard: 60 Tage) erscheinen in der Ladenhüter-Liste. Dort ist Kapital gebunden, das Lagerplatz kostet und oft verdirbt. Für den Verbrauch je Artikel die Zugangsmengen erfassen.
Häufige Fragen
Wie oft sollte ich Inventur machen? Gesetzlich ist die Inventur zum Geschäftsjahresende Pflicht (§ 240 HGB, § 140/141 AO). Für die Steuerung empfiehlt sich eine monatliche Zählung, mindestens bei Fleisch, Fisch und Getränken.
Zu welchem Preis bewerte ich? Zum Einkaufspreis netto (Anschaffungskosten), nicht zum Verkaufspreis. Ist der Tageswert niedriger, etwa bei verdorbener Ware, gilt der niedrigere Wert.
Zählen angebrochene Gebinde? Ja, anteilig — etwa eine halbe Flasche als 0,5.