Unternehmensberater Hotellerie: Was ein Mandat 2026 kostet und wann es sich rechnet

Wer einen Unternehmensberater für die Hotellerie mit Bundeszuschuss beauftragen will, muss den Antrag bis zum 31. Dezember 2026 beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) stellen. Der Zuschuss beträgt höchstens 1.750 Euro in den alten und 2.800 Euro in den neuen Bundesländern. Beratungen kosten laut der BDU-Studie „Honorare im Consulting 2025“ im Schnitt 1.300 Euro pro Tag. Den größten Teil der Rechnung zahlt das Hotel also selbst.

Ob sich das lohnt, zeigen die Zahlen des eigenen Hauses. Die sind 2026 angespannt. Laut Statistischem Bundesamt setzten Hotels und andere Beherbergungsbetriebe im Juli 2026 real 2,0 Prozent weniger um als im Juli 2025. Nominal waren es 2,9 Prozent mehr. Im April 2026 lag das reale Minus gegenüber dem Vorjahresmonat sogar bei 7,4 Prozent. Die Preise steigen also, aber es werden weniger Leistungen verkauft. Wer in dieser Lage einen Berater holt, sollte vor der Unterschrift ausrechnen, was das Mandat bringen muss.

Wann sich ein Unternehmensberater in der Hotellerie rechnet: die Gegenrechnung

Ein Berater bringt selbst keinen Euro Umsatz. Er liefert eine Analyse und Empfehlungen. Mehr Gewinn entsteht erst, wenn das Haus diese Empfehlungen umsetzt. Deshalb sollte vor jedem Vertrag eine Gegenrechnung stehen: Wie viel zusätzlichen Deckungsbeitrag muss die Umsetzung bringen, damit sich der Eigenanteil in einer vertretbaren Zeit bezahlt macht?

Der Deckungsbeitrag einer Zimmernacht ist der Nettoerlös minus die Kosten, die nur anfallen, wenn das Zimmer belegt ist. Dazu gehören Reinigung, Wäsche, Amenities und die Provision für den Vertriebskanal. Fixkosten wie Pacht, Abschreibung oder die Grundbesetzung an der Rezeption zählen nicht dazu. Sie fallen auch an, wenn das Zimmer leer bleibt.

Die zweite und die dritte Formel stehen für zwei verschiedene Hebel. Die zweite fragt, um wie viel der Durchschnittspreis steigen muss. Die dritte fragt, wie viele Zimmernächte zusätzlich verkauft werden müssen. Ein seriöser Berater kann vor Vertragsbeginn sagen, an welchem Hebel er ansetzen will. Kann er das nicht, fehlt dem Auftrag noch die Richtung.

Rechenbeispiel: 55 Zimmer, sechs Beratertage, zwölf Monate Zeit

Nehmen wir ein inhabergeführtes Stadthotel mit 55 Zimmern in Bayern. Alle Werte sind Beispielannahmen. Für das eigene Haus gehören die eigenen Zahlen aus dem PMS (Property-Management-System) und der BWA hinein.

Jetzt die beiden Hebel.

Auf dem Papier ist das wenig. Ein halber Euro mehr pro Nacht oder gut eineinhalb zusätzliche Buchungen pro Woche reichen, damit sich das Mandat innerhalb eines Jahres bezahlt macht. Beim Vertriebsmix wird der Effekt noch deutlicher. Angenommen, 35 Prozent der Zimmernächte kommen über Buchungsportale, und das Haus zahlt dort im Beispiel 15 Prozent Provision. Gelingt es, 5 Prozent aller Zimmernächte (rund 622) auf Direktbuchung umzulenken, spart das 622 × 98 Euro × 0,15 = rund 9.140 Euro Provision im Jahr. Davon gehen noch die Kosten für Direktbuchungsanreize und die eigene Website ab.

Zur Wahrheit gehört aber auch: Ohne Umsetzung bleibt der Effekt bei null. Eine neue Ratenstruktur, die nach drei Monaten wieder verwässert wird, bringt nichts. Dasselbe gilt für ein Dienstplanmodell, das der Hausdame nie erklärt wurde. Dazu kommt Zeit, die in keiner Rechnung steht: Datenexporte aus dem PMS, Gespräche mit den Abteilungsleitungen, Nacharbeit nach jedem Termin. Wenn die Inhaberin in der Hochsaison selbst an der Rezeption steht, ist das kein guter Zeitpunkt für ein Beratungsprojekt.

Auch die Umsatzsteuer gehört in die Rechnung. Ein Hotel kann die Vorsteuer abziehen, wirtschaftlich zählt also der Nettobetrag. Für den BAFA-Zuschuss muss die Rechnung aber vorher vollständig bezahlt sein, einschließlich Umsatzsteuer. Für einige Wochen fließt also mehr Geld ab, als die Kalkulation zeigt.

Wie Auslastung, Zimmerpreis und RevPAR zusammenhängen, steht in unserem Beitrag „Hotellerie 2026: Auslastung, Zimmerpreis und RevPAR richtig steuern“. Wer vor dem Mandat prüfen will, welche Software-Investitionen pro Zimmernacht sinnvoll sind, findet die Rechnung im Beitrag zur Digitalisierung in der Hotellerie 2026.

Was Berater 2026 kosten: Tagessätze, Verbandsangebote und Zuschüsse

Die wichtigste Vergleichszahl stammt vom Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU). Seine Studie vom Dezember 2025 beruht auf Angaben von gut 130 mittelständischen Beratungshäusern. Spezialisierte Hotelberater sind darin nicht gesondert ausgewiesen. Die Werte zeigen also das Preisniveau im Consulting insgesamt.

Der Rückgang der Tagessätze verbessert die Verhandlungsposition des Hotels. Laut BDU liegt das an der seit Jahren schwachen Konjunktur, an zurückhaltenden Investitionen und an geopolitischer Unsicherheit. Bei einem Auftrag, der auf 1.400 Euro pro Tag kalkuliert ist, lohnt sich deshalb im Herbst 2026 eine Nachfrage.

Die Hotel- und Gaststättenverbände haben eigene Angebote. Laut DEHOGA Hessen ist eine bezuschusste Betriebsberatung mit bis zu 50 Prozent Bundesmitteln ab 400 Euro netto pro Tag zu haben. Die DEHOGA Beratung GmbH, eine Service-Einrichtung des DEHOGA Baden-Württemberg, berät nach eigenen Angaben mehr als 840 Betriebe pro Jahr, und zwar bundesweit. Einige Bundesländer haben eigene Programme. Der DEHOGA Rheinland-Pfalz nennt für das ISB-Beratungsprogramm 136 einen Tagessatz von 1.000 Euro für Mitglieder, einen Zuschuss von 50 Prozent und höchstens 15 Beratungstage. Pro Tag bleiben dem Betrieb also 500 Euro Eigenanteil. Antragsberechtigt sind dort nur Unternehmen, die mindestens zwei Jahre am Markt sind. Diese Landesprogramme ändern sich häufiger als das Bundesprogramm. Den aktuellen Stand kennt der jeweilige Landesverband.

Beim Bundeszuschuss zählt der Standort der beratenen Betriebsstätte, nicht der Firmensitz. Gefördert werden höchstens 3.500 Euro Beratungskosten je Beratung.

Im Rahmen der Richtlinie kann jedes Unternehmen höchstens fünf abgeschlossene Beratungen fördern lassen, aber nicht mehr als zwei pro Jahr. Für das Gastgewerbe prüft die Leitstelle für Beratungsförderung bei der INTERHOGA GmbH die Anträge. Laut DEHOGA-Bundesverband arbeitet sie bundesweit und unabhängig von einer Verbandsmitgliedschaft. Einen Rechtsanspruch auf den Zuschuss gibt es nicht. Das BAFA entscheidet nach den verfügbaren Haushaltsmitteln.

Welche Beratung zu welchem Problem im Hotel passt

„Unternehmensberater“ ist in Deutschland keine geschützte Berufsbezeichnung. Jeder darf sie auf seine Visitenkarte schreiben. Wichtiger als der Titel ist deshalb die Frage, ob jemand das konkrete Problem schon in Häusern vergleichbarer Größe gelöst hat. Und ob er für die Förderung zugelassen ist: Laut IHK München muss der Berater spätestens bei der Abrechnung beim BAFA registriert sein, sonst entfällt der Zuschuss.

Die IHK München nennt die Ausschlüsse klar: Rechts- und Steuerberatung werden nicht gefördert, reine Fördermittelberatung auch nicht. Workshops, Seminare und Gruppenformate fallen ebenfalls heraus. Gefördert wird eine Einzelberatung, die auf den Betrieb zugeschnitten ist. Wer sich eine allgemeine Revenue-Schulung für das ganze Team wünscht, findet die passende Förderung eher in unserem Beitrag „Training in der Hotellerie 2026: Was Schulung je Mitarbeiter kostet und wer mitzahlt“.

Fünf Hebel, mit denen das Hotel das Mandat steuert

Die größte Gefahr ist ein unscharfer Auftrag. Wenn im Vertrag nur „Optimierung des Hotelbetriebs“ steht, liefert der Berater am Ende eine Präsentation mit vielen Folien und ohne klare Verantwortung. Die folgenden Punkte sind nach ihrer Wirkung auf das Ergebnis geordnet.

Fragestellung und Zielkennzahl in den Vertrag schreiben

Im Auftrag sollte stehen, welche Kennzahl sich bewegen soll und bis wann. Zum Beispiel: Portalanteil von 35 auf 28 Prozent in zwölf Monaten. Oder Logisumsatz pro verfügbarem Zimmer im Winterhalbjahr um einen bestimmten Betrag steigern. So lässt sich die Gegenrechnung aus dem Beispiel oben nach einem Jahr überprüfen. Berater, die sich auf keine Kennzahl festlegen wollen, sagen damit auch etwas über ihr Angebot.

Festpreis oder Tagessatz, und was der Tag enthält

Beim Tagessatz trägt das Hotel das Risiko, dass die Analyse länger dauert. Beim Festpreis trägt es der Berater, der das meist in den Preis einrechnet. Wichtiger als die Wahl des Modells ist die Frage, was alles im Preis steckt. Laut BDU rechnen 54 Prozent der Beratungen Reisezeit nicht gesondert ab. Für die anderen 46 Prozent kann ein Berater mit drei Stunden Anfahrt aus einem Sechs-Tage-Mandat leicht acht abgerechnete Tage machen. Diese Frage gehört ins Erstgespräch, nicht in die Rechnungsprüfung.

Datenpaket vorbereiten, bevor der Berater anreist

Jeder Beratertag, an dem Zahlen gesucht werden, ist ein verlorener Tag. Vor dem ersten Termin sollten folgende Unterlagen bereitliegen:

• BWA und Summen- und Saldenliste der letzten 24 Monate
• PMS-Statistik nach Marktsegment und Buchungskanal, monatlich
• Ratenstruktur und Stornobedingungen, wie sie aktuell in den Kanälen hinterlegt sind
• Dienstpläne einer typischen Hoch- und Nebensaisonwoche
• Pachtvertrag oder Finanzierungsübersicht mit Laufzeiten

Umsetzung getrennt planen

Das Bundesprogramm fördert die Beratung zu Fragen der Unternehmensführung, nicht die Umsetzung der Maßnahmen. Wenn der Berater nach dem Konzept noch drei Monate lang die Ratenpflege begleiten soll, ist das ein eigener Auftrag mit eigenem Budget. Wer das von Anfang an weiß, plant realistischer.

Den Beratungsbericht als Arbeitsplan nutzen

Für den Verwendungsnachweis braucht das BAFA einen Beratungsbericht mit Ausgangslage, Schwachstellen, Handlungsempfehlungen und Hinweisen zur Umsetzung. Viele Hoteliers sehen darin nur ein Formular für die Förderung. Klüger ist es, den Bericht so schreiben zu lassen, dass jede Empfehlung einen Verantwortlichen im Haus und ein Datum hat. Dann ist er ein Arbeitsplan für die Schichtübergaben der nächsten Monate.

Was kleine Häuser ohne Beratungsbudget tun können

Eine Pension mit 15 Zimmern kann sich selten 7.000 Euro für ein Mandat leisten. Externe Hilfe muss deshalb nicht teuer sein. Für viele Fragen reicht schon der Verband.

DEHOGA-Mitglieder in Baden-Württemberg bekommen Rechtsberatung zu Pacht-, Arbeits- und Tarifverträgen über den Verband. Die Kosten sind laut DEHOGA Baden-Württemberg im Mitgliedsbeitrag enthalten. Das ist bei Pachtfragen oft der günstigste erste Schritt. Bei der Betriebsberatung prüfen die Verbandsberatungen nach eigenen Angaben für jeden Auftrag, welches Förderprogramm passt. Das ist wichtig, weil sich dieselbe Beratung laut den Programminformationen in der Regel nicht doppelt aus öffentlichen Mitteln fördern lässt. Das Hotel muss sich also für Bund oder Land entscheiden.

Kostenlos ist das Informationsgespräch bei einem Regionalpartner des BAFA, etwa der IHK. Für Betriebe im ersten Jahr nach der Gründung ist es Pflicht, für Bestandsbetriebe freiwillig. Dort lässt sich klären, ob ein Vorhaben überhaupt förderfähig ist, bevor ein Angebot eingeholt wird.

Wo selbst der Eigenanteil zu hoch ist, hilft ein schmalerer Auftrag. Ein einzelner Beratertag zur Ratenstruktur vor der Wintersaison ist günstiger als ein Gesamtkonzept. Er greift aber auch nur an einer Stelle an. Schwächen in der Kostenstruktur oder im Dienstplan findet er nicht.

Die Frist läuft am 31. Dezember 2026 ab

Entscheidend ist das Datum, an dem der Antrag beim BAFA eingeht. Wann die Beratung endet, spielt keine Rolle. Wer im Dezember 2026 beantragt, hat ab dem Informationsschreiben sechs Monate Zeit für Beratung, Bezahlung und Verwendungsnachweis. Ein Hotel kann die Beratung also in die ruhigeren Wochen im Januar oder Februar 2027 legen. Ein Nachfolgeprogramm für Anträge ab 2027 hatten BAFA und Bundeswirtschaftsministerium bis Anfang Oktober 2026 nicht veröffentlicht. Wer sich darauf verlässt, dass es nahtlos weitergeht, riskiert, im Januar ohne Zuschuss dazustehen.

Der teuerste Fehler passiert dabei vor der Beratung. Die Beratung darf erst nach dem Informationsschreiben beginnen. Wer den Vertrag vorher unterschreibt oder den ersten Termin vorzieht, verliert den Anspruch auf den Zuschuss, im Westen also 1.750 Euro. Ebenso gefährlich ist es, die Rechnung bar zu bezahlen oder mit Leistungen des Hotels zu verrechnen, etwa mit Übernachtungen für den Berater. Beides schließt die Förderung aus, weil der Kontoauszug als Zahlungsnachweis vorliegen muss. Der Zuschuss zählt außerdem zu den De-minimis-Beihilfen. Hat das Haus in den vergangenen drei Jahren weitere Beihilfen bekommen, sollte der Steuerberater die De-minimis-Erklärung vor dem Antrag prüfen.

Wer bis Weihnachten keine Zeit für die Anbietersuche hat: Der Antrag beim BAFA braucht im ersten Schritt nur die Unternehmensdaten. Ein Angebot kann danach eingeholt werden.