Mitarbeiterverpflegung 2026: Sachbezugswerte, Steuer und Zuzahlung beim Personalessen

Für die Mitarbeiterverpflegung gilt 2026 ein amtlicher Sachbezugswert von 4,57 Euro je Mittag- oder Abendessen und 2,37 Euro je Frühstück. Zahlt eine Mitarbeiterin mindestens diesen Betrag selbst, entsteht kein geldwerter Vorteil. Isst sie kostenlos, ist der Wert lohnsteuer- und beitragspflichtig, es sei denn, der Betrieb versteuert ihn pauschal mit 25 Prozent. Zum 1. Januar 2027 steigen die Werte auf 4,70 und 2,43 Euro, der Bundesrat hat am 16. Oktober 2026 zugestimmt.

Das klingt nach Kleingeld. Bei zwölf Leuten und einem Personalessen vor jedem Service summiert sich der Sachbezug allerdings schnell auf rund 1.000 Euro im Monat, und genau diese Summe rechnet die Deutsche Rentenversicherung bei der Betriebsprüfung nach, wenn die Unterlagen fehlen.

Sachbezug Verpflegung: die amtlichen Werte für 2026 und 2027

Die Werte stehen in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) und gelten bundesweit einheitlich für Lohnsteuer und Sozialversicherung. Das Einkommensteuergesetz verweist in § 8 Absatz 2 auf diese Verordnung. Für 2026 hat der Bundesrat der 16. Änderungsverordnung am 19. Dezember 2025 zugestimmt, das Bundesfinanzministerium hat die Werte mit Schreiben vom 29. Dezember 2025 bekannt gegeben. Für 2027 hat der Bundesrat der 17. Änderungsverordnung am 16. Oktober 2026 zugestimmt. Die Verkündung im Bundesgesetzblatt stand Ende Oktober 2026 noch aus, das Inkrafttreten ist für den 1. Januar 2027 vorgesehen.

Die Monatswerte betreffen vor allem Hotels und Saisonbetriebe mit Vollkost für Beschäftigte, die im Haus wohnen. Im Restaurant mit einem Personalessen pro Schicht rechnet die Lohnbuchhaltung mit dem Einzelwert je Mahlzeit. Für mitverpflegte Familienangehörige von Beschäftigten gelten abgesenkte Werte, laut der Tabelle der SVLFG für 2026 etwa 9,20 Euro täglich bei Angehörigen unter 18 Jahren und 4,60 Euro unter 14 Jahren.

Ansetzen darf der Betrieb den Sachbezugswert nur, wenn die einzelne Mahlzeit nicht mehr als 60 Euro kostet. Beim Personalessen ist das immer erfüllt. Ob das Schnitzel aus der Gästekarte stammt oder ein Eintopf eigens für das Team gekocht wurde, spielt für den Wert keine Rolle: Angesetzt werden 4,57 Euro.

Personalessen ist Arbeitslohn, mit wenigen Ausnahmen

Grundsätzlich gilt: Eine kostenlose oder verbilligte Mahlzeit, die der Betrieb arbeitstäglich abgibt, ist ein Sachbezug und damit Arbeitslohn. Steuer- und beitragspflichtig ist die Differenz zwischen dem Sachbezugswert und dem, was die Mitarbeiterin bezahlt. Zahlt ein Koch 3,00 Euro für sein Mittagessen, bleiben 2026 also 1,57 Euro als geldwerter Vorteil.

Einige Fälle fallen aus dieser Regel heraus:

• Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb, also Kaffee, Wasser oder Saftschorle während der Schicht, gelten nach den Lohnsteuer-Richtlinien als Aufmerksamkeit und bleiben steuerfrei.
• Speisen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes bleiben bis 60 Euro je Person steuerfrei. Typisch sind die Inventurnacht im Januar oder die Pizza nach einer verlängerten Silvesterschicht. Das tägliche Essen vor dem Abendservice ist kein außergewöhnlicher Einsatz.
• Ein Belohnungsessen über 60 Euro, etwa das Teamessen nach einer guten Saison, fällt aus dem Sachbezugswert heraus und wird mit dem tatsächlichen Preis bewertet.
• Die Weihnachtsfeier ist eine Betriebsveranstaltung mit eigenem Freibetrag und gehört nicht zur Mitarbeiterverpflegung.

Ein Sonderweg ist der Rabattfreibetrag von 1.080 Euro im Jahr. Er kommt nur in Betracht, wenn die Speisen überwiegend für Gäste zubereitet werden, das Team also von der Karte isst. Bewertet wird dann der Kartenpreis abzüglich 4 Prozent. Bei einem Gericht für 14 Euro sind das 13,44 Euro je Essen, bei 20 Essen im Monat 268,80 Euro. Der Freibetrag ist damit nach vier Monaten verbraucht. Für das tägliche Personalessen ist der Sachbezugswert deshalb fast immer die günstigere Bewertung.

Pauschal mit 25 Prozent versteuern: beitragsfrei, aber nur ohne Lohnvereinbarung

Nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 EStG kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer auf arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb pauschal mit 25 Prozent übernehmen. Dazu kommen der Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent auf die Pauschalsteuer und die pauschale Kirchensteuer, deren Satz das jeweilige Bundesland festlegt. Der große Vorteil liegt in der Sozialversicherung: Pauschal versteuerte Mahlzeiten sind nach § 1 Absatz 1 Satz 1 Nummer 3 SvEV kein Arbeitsentgelt. Weder Betrieb noch Beschäftigte zahlen Beiträge darauf.

Die Bedingung ist eng. Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn die Mahlzeiten als Lohnbestandteil vereinbart sind. Steht im Arbeitsvertrag etwa „Monatslohn 2.600 Euro brutto zuzüglich freier Kost“ oder „Lohn inklusive Verpflegung“, ist die Kost Teil der Vergütung. Dann bleibt nur die individuelle Versteuerung mit vollen Beiträgen. Wer die Mitarbeiterverpflegung pauschal abrechnen will, formuliert sie als freiwillige Leistung zusätzlich zum Lohn. Wie das im Vertrag sauber steht, gehört in die Hände von Steuerberater oder Fachanwältin für Arbeitsrecht.

Bei Minijobs entscheidet die Pauschalierung oft über den Status. Die Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat. Eine Aushilfe mit 580 Euro Lohn und zwölf kostenlosen Abendessen kommt bei individueller Abrechnung auf 580 Euro plus 54,84 Euro Sachbezug, also 634,84 Euro. Damit wäre die Grenze überschritten. Pauschal versteuert zählt das Essen dagegen nicht zum Arbeitsentgelt, und der Minijob bleibt ein Minijob.

Rechenbeispiel: 216 Personalessen im Monat in vier Varianten

Angenommen wird ein Restaurant mit 80 Plätzen, zwölf Beschäftigten in Küche und Service und Abendbetrieb an sechs Tagen. Jede Person isst im Schnitt an 18 Tagen im Monat vor dem Service. Das ergibt 216 Hauptmahlzeiten, bewertet mit 4,57 Euro.

Variante A: kostenlos, individuell versteuert

Der Sachbezug erhöht bei jedem Beschäftigten das steuer- und beitragspflichtige Brutto. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung liegt 2026 bei rund 21 Prozent, gerechnet aus den gesetzlichen Beitragssätzen mit dem durchschnittlichen Zusatzbeitrag der Krankenkassen von 2,9 Prozent.

Die Beschäftigten tragen ihren eigenen Beitragsanteil in ähnlicher Höhe und zusätzlich Lohnsteuer nach ihrer Steuerklasse. Das Essen ist gratis, die Gehaltsabrechnung zeigt trotzdem weniger Netto. Das sorgt am Pass regelmäßig für Diskussionen.

Variante B: kostenlos, pauschal versteuert

Der Betrieb zahlt rund 50 Euro mehr als den Arbeitgeberanteil in Variante A. Dafür bleibt das Essen für das Team ohne Abzug, und die Lohnabrechnung wird einfacher, weil kein Sachbezug pro Kopf verteilt werden muss.

Variante C: Zuzahlung in Höhe des Sachbezugswerts

Jede Person zahlt 4,57 Euro je Essen, per Lohnabzug oder an der Kasse. Lohnsteuer und Sozialversicherung fallen nicht an. Der Betrieb nimmt 987,12 Euro brutto ein, darin stecken 7 Prozent Umsatzsteuer.

Variante D: Teilzuzahlung von 2,00 Euro

In allen vier Varianten fällt Umsatzsteuer an, auch beim kostenlosen Essen. Dazu der nächste Abschnitt.

Umsatzsteuer auf die Mitarbeiterverpflegung: seit Januar 2026 wieder 7 Prozent

Das Steueränderungsgesetz 2025 hat den Steuersatz für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen ab dem 1. Januar 2026 dauerhaft auf 7 Prozent gesenkt, Getränke ausgenommen. Das gilt auch für die Mahlzeitenabgabe an Beschäftigte. Gibt der Betrieb das Essen kostenlos oder unter dem Sachbezugswert ab, dient der Sachbezugswert als Bemessungsgrundlage. Die Umsatzsteuer wird als 7/107 aus dem Bruttowert herausgerechnet, je Hauptmahlzeit also rund 30 Cent.

Zahlt die Mitarbeiterin mehr als den Sachbezugswert, etwa einen Personalpreis von 6 Euro, ist dieser Betrag die Bemessungsgrundlage. Getränke, die das Team zum Personalpreis kauft, bleiben bei 19 Prozent.

Zuzahlung durch Mitarbeitende: Lohnabzug, Personalpreis und die Januar-Falle

Die Zuzahlung ist der sauberste Weg, Lohnsteuer und Beiträge zu vermeiden. Zwei Wege sind üblich. Beim Lohnabzug behält der Betrieb die Zuzahlung vom Nettolohn ein. Das braucht eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag, und nach § 107 Gewerbeordnung darf die Anrechnung den pfändbaren Teil des Arbeitsentgelts nicht übersteigen. Beim Personalpreis an der Kasse tippt die Servicekraft einen eigenen Artikel „Personalessen“ ein und kassiert. Das erzeugt automatisch einen Beleg je Essen, kostet aber jedes Mal einen Kassiervorgang am Ende einer langen Schicht.

Die Falle liegt im Jahreswechsel. Wer 2026 einen festen Betrag von 4,57 Euro abzieht, liegt ab dem 1. Januar 2027 13 Cent unter dem neuen Wert von 4,70 Euro. Diese 13 Cent sind dann geldwerter Vorteil, je Person und Essen. Bei 216 Essen im Monat sind das 28,08 Euro, die entweder pauschal versteuert oder individuell abgerechnet werden müssen. Fällt das erst bei der Prüfung auf, rechnet der Prüfer rückwirkend nach. Sicherer ist eine Formulierung im Vertrag oder in der Betriebsvereinbarung, die die Zuzahlung an den jeweils geltenden amtlichen Sachbezugswert koppelt statt an einen Eurobetrag.

Für das Frühstück, das Hotelmitarbeitende vor der Frühschicht am Buffet nehmen, gilt dieselbe Logik mit 2,37 Euro im Jahr 2026 und 2,43 Euro ab 2027.

Was bei der Mitarbeiterverpflegung in der Praxis schiefgeht

Die meisten Nachforderungen entstehen weniger durch falsche Steuersätze. Häufiger fehlen Nachweise oder Verträge passen nicht zur gelebten Praxis.

• Keine Essensliste: Der Betrieb gibt Essen aus, kann aber nicht belegen, wer wie oft gegessen hat. Der Prüfer setzt dann im Zweifel für jeden Arbeitstag eine Mahlzeit an.
• Kost im Arbeitsvertrag als Lohnbestandteil, abgerechnet aber pauschal: Die Pauschalierung ist in diesem Fall unzulässig, Beiträge werden für bis zu vier Jahre nachgefordert. Dazu kommen Säumniszuschläge von 1 Prozent je angefangenem Monat.
• Minijobber mit kostenlosem Essen und individueller Abrechnung: Die Verdienstgrenze reißt, und rückwirkend entsteht ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis.
• Lohnsoftware nicht aktualisiert: Die neuen Sachbezugswerte sind ab dem ersten Abrechnungsmonat des Jahres anzuwenden. Wer im Januar noch mit den Vorjahreswerten rechnet, korrigiert später zwölf Abrechnungen.
• Umsatzsteuer vergessen: Das kostenlose Personalessen taucht in keiner Voranmeldung auf, weil es nie über die Kasse lief.

Ob und wie Kost und Logis mit dem Mindestlohn zusammenspielen, behandelt unser Beitrag zum Mindestlohn in der Gastronomie 2027 ausführlich.

Dokumentation: Was ins Lohnkonto und in die Essensliste gehört

Sachbezüge sind im Lohnkonto aufzuzeichnen, so verlangen es § 41 EStG und die Lohnsteuer-Durchführungsverordnung. Bei pauschal versteuerten Mahlzeiten lässt die Finanzverwaltung ein Sammelkonto zu. Dazu gehören die Listen über die täglich ausgegebenen Essen und die Berechnungsgrundlage der Pauschalsteuer. Für einen kleinen Betrieb reicht eine schlichte Struktur:

• Tagesliste je Schicht mit Datum, Name und Art der Mahlzeit, abgezeichnet von der Schichtleitung
• Bei Zuzahlung: Nachweis des Einbehalts in der Lohnabrechnung oder der Kassenbon des Artikels „Personalessen“
• Monatliche Summe je Person bei individueller Abrechnung, Gesamtsumme bei Pauschalierung
• Die schriftliche Regelung zur Verpflegung: Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarung oder Aushang mit Datum
• Belege für Arbeitsessen bei außergewöhnlichen Einsätzen mit Anlass, Teilnehmenden und Betrag je Person

Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren. Die Listen sollten gleich lange liegen bleiben, weil Lohnsteuer-Außenprüfung und Rentenversicherung genau dort ansetzen.

Tarifansprüche auf Verpflegung: Was die Landestarifverträge regeln

Einen gesetzlichen Anspruch auf Personalessen gibt es nicht. Ein Anspruch entsteht nur aus Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder einer Vereinbarung im Betrieb. Arbeitsrechtlich kann ein Anspruch auch dann entstehen, wenn der Betrieb über längere Zeit vorbehaltlos kostenloses Essen ausgibt. Wer die Mitarbeiterverpflegung freiwillig gewährt, sollte das deshalb schriftlich mit Freiwilligkeitsvorbehalt festhalten.

Das Gastgewerbe hat keinen bundesweiten Tarifvertrag. DEHOGA-Landesverbände und die NGG verhandeln Mantel- und Entgelttarifverträge je Bundesland, teils je Region. Die Regelungen zur Verpflegung unterscheiden sich entsprechend:

• Entgelttarifverträge mehrerer Länder legen fest, dass die Tarifentgelte ohne Kost und Wohnung gelten. Im Arbeitsvertrag ist zu vereinbaren, ob die Beschäftigten an der Personalverpflegung teilnehmen.
• In Baden-Württemberg haben DEHOGA und NGG mit dem Manteltarifvertrag von 2024 eine Regel gestrichen, die bei Küchenbeschäftigten pauschal eine warme Mahlzeit je Arbeitstag unterstellte. Bei Prüfungen der Rentenversicherung hatte sie zu Nachberechnungen geführt, auch wenn das Essen gar nicht genommen wurde. Der Manteltarifvertrag ist dort allgemeinverbindlich und gilt damit auch für nicht tarifgebundene Betriebe.
• Der Manteltarifvertrag für Bremen und Bremerhaven schließt für bestimmte Beschäftigtengruppen einen Anspruch auf Kost und Wohnung ausdrücklich aus.
• Der bayerische Entgelttarifvertrag erlaubt bei Auszubildenden, verbilligte Mahlzeiten in Höhe der amtlichen Sachbezugswerte von der Vergütung abzuziehen.

Für Auszubildende setzt das Berufsbildungsgesetz eine Grenze: Sachleistungen dürfen höchstens in Höhe der Sachbezugswerte und nicht über 75 Prozent der Bruttovergütung hinaus angerechnet werden. Welche Fassung in einem Bundesland gerade gilt und ob sie allgemeinverbindlich ist, weiß der DEHOGA-Landesverband. Tarifgebundene Betriebe prüfen vor jeder Änderung beim Personalessen, ob der Tarifvertrag eine Regelung enthält.

Was die Mitarbeiterverpflegung je Kopf wirklich kostet

In der Personalkostenrechnung taucht das Personalessen oft nur mit dem Wareneinsatz auf. Bei angenommenen 2,20 Euro Wareneinsatz je Essen kosten die 216 Essen im Beispiel 475,20 Euro im Monat. Rechnet der Betrieb kostenlos und pauschal ab, kommen 260,35 Euro Pauschalsteuer und Soli dazu sowie 64,58 Euro Umsatzsteuer. Der Monat kostet dann rund 800 Euro, für zwölf Beschäftigte gut 66 Euro je Kopf, ohne die Arbeitszeit fürs Kochen.

Mit voller Zuzahlung dreht sich das Bild: Der Nettoerlös von 922,54 Euro deckt den Wareneinsatz deutlich. Für das Team ist das allerdings ein Abzug von gut 82 Euro im Monat bei 18 Essen. Im Wettbewerb um Köche und Servicekräfte im Herbst 2026 ist ein kostenloses Essen ein Argument, das sich in Stellenanzeigen beziffern lässt. Die Rechnung zeigt, was dieses Argument kostet. Ein Mischmodell wie Variante D halbiert die Steuerlast und bleibt für das Team spürbar günstig.

Ab Januar 2027: Was vor dem ersten Abrechnungslauf zu erledigen ist

Die neuen Werte gelten ab der Januarabrechnung 2027. Bis dahin bleiben im Weihnachtsgeschäft wenige ruhige Stunden, deshalb lohnt es sich, die Punkte jetzt im November abzuarbeiten:

• Lohnsoftware oder Lohnbüro auf 2,43 Euro, 4,70 Euro und 355 Euro umstellen lassen
• Feste Zuzahlungsbeträge in Verträgen, Aushängen und Kassenartikeln auf 4,70 Euro anheben oder an den amtlichen Wert koppeln
• Arbeitsverträge daraufhin prüfen, ob die Kost als Lohnbestandteil formuliert ist, falls pauschal abgerechnet wird
• Erlöskonto für Sachbezüge in der Finanzbuchhaltung auf 7 Prozent kontrollieren
• Bei Minijobbern mit kostenlosem Essen nachrechnen, ob die Verdienstgrenze auch mit dem höheren Sachbezugswert hält

Der häufigste Fehler beim Jahreswechsel ist der unveränderte Kassenartikel „Personalessen 4,57 Euro“. Er läuft das ganze Jahr unbemerkt weiter und fällt erst bei der nächsten Prüfung auf.

Häufige Fragen zur Mitarbeiterverpflegung

Muss ein Betrieb Personalessen anbieten?

Nein, solange kein Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder keine betriebliche Vereinbarung das vorsieht. Wer es freiwillig anbietet, hält Umfang und Freiwilligkeit schriftlich fest.

Gilt der Sachbezugswert auch, wenn der Mitarbeiter ein teures Gericht von der Karte isst?

Ja. Solange die Mahlzeit nicht mehr als 60 Euro kostet, wird sie mit 4,57 Euro bewertet, ab 2027 mit 4,70 Euro. Der Kartenpreis spielt nur beim Rabattfreibetrag eine Rolle.

Was gilt, wenn der Inhaber selbst im eigenen Betrieb isst?

Die Sachbezugswerte betreffen nur Arbeitnehmer. Für Unternehmer, die Speisen aus dem eigenen Betrieb entnehmen, gelten die jährlichen Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben des Bundesfinanzministeriums. Das ist ein anderes System mit eigenen Beträgen.

Sind Getränke während der Schicht ein Sachbezug?

Getränke, die der Betrieb zum Verzehr im Betrieb kostenlos stellt, gelten als steuerfreie Aufmerksamkeit. Alkohol nach Feierabend in größerem Umfang lässt sich darunter schwer fassen.