Kassensicherungsverordnung: Was die KassenSichV 2026 von Gastro-Kassen verlangt

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist eine Rechtsverordnung des Bundesfinanzministeriums. Sie legt fest, welche elektronischen Kassen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein müssen und welche technischen Anforderungen dabei gelten. Sie konkretisiert § 146a der Abgabenordnung, den das Kassengesetz von 2016 eingeführt hat. Für Restaurant, Bar oder Hotel bedeutet das: Jede elektronisch gebuchte Position muss so gesichert sein, dass sie sich später nicht unbemerkt ändern oder löschen lässt.

Welche Kassen die Kassensicherungsverordnung erfasst

Nach § 1 KassenSichV gelten elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen als elektronische Aufzeichnungssysteme. Die Handwerkskammer München zählt in ihrer Praxishilfe zur Kassenführung ausdrücklich Tablet-Kassen und Softwarelösungen wie Barverkaufsmodule dazu. Im Hotel fällt damit auch das Kassenmodul der Hotelsoftware darunter, über das Barumsätze an der Rezeption laufen. Eine Kassenlade ist laut Handreichung keine Voraussetzung.

Ausgenommen sind nach der Verordnung unter anderem Fahrscheinautomaten, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte. Der Getränkeautomat im Hotelflur braucht also keine TSE, der Spielautomat in der Eckkneipe auch nicht. EU-Taxameter und Wegstreckenzähler wurden dagegen in den Anwendungsbereich aufgenommen, was für Gastrobetriebe kaum Bedeutung hat.

Betriebe mit offener Ladenkasse fallen nicht unter die Verordnung. Was für sie gilt, steht in unserem Beitrag zur offenen Ladenkasse.

Vier Kernpflichten aus der KassenSichV

Zertifizierte TSE

Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert die TSE, die Kasse selbst bekommt kein Zertifikat. Die Einrichtung gibt es als Hardware, etwa als USB-Stick oder SD-Karte im Bondrucker, oder als Cloud-Lösung. Marktübersichten von Kassenportalen nennen mit Stand August 2026 rund 200 bis 250 Euro einmalig für eine Hardware-TSE und 10 bis 20 Euro im Monat für eine Cloud-TSE.

Viele Betriebe übersehen die Laufzeit. Laut Handwerkskammer Oldenburg hat jedes TSE-Zertifikat eine begrenzte Gültigkeit, meist fünf Jahre, gerechnet ab dem Herstellungstag und nicht ab dem Kauf. Nach Ablauf darf die TSE keine Vorgänge mehr absichern. Die große Einbauwelle lief 2020 und 2021, genau diese Module laufen deshalb jetzt aus.

Belegausgabe

§ 6 KassenSichV schreibt die Mindestangaben auf dem Beleg vor, darunter die Seriennummern von Kasse und TSE, die Transaktionsnummer, den Signaturzähler und den Prüfwert. Seit der Änderung von 2026 kann eine E-Rechnung den Kassenbeleg ersetzen, wenn sie diese Belegdaten enthält. Das betrifft vor allem Firmenfeiern und Tagungen mit Rechnung an ein Unternehmen. Alles zu Ausnahmen und digitalen Bons steht im Beitrag zur Belegausgabepflicht.

Meldepflicht über ELSTER

Seit dem 1. Januar 2025 läuft die Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO über Mein ELSTER oder eine Software mit ERiC-Schnittstelle. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet sein. Für jede seitdem neu angeschaffte oder außer Betrieb genommene Kasse gilt eine Frist von einem Monat. Gemeldet werden unter anderem Name und Steuernummer, Art der TSE sowie Art, Anzahl und Seriennummer der Systeme mit Anschaffungs- und Außerbetriebnahmedatum.

Angebundene Geräte ohne eigene Kassenfunktion sind laut Anwendungserlass zur AO nicht gesondert mitteilungspflichtig, nur das System mit Kassenfunktion. Wer die Frist 2025 verpasst hat, holt die Meldung nach, bevor der Prüfer danach fragt.

Einheitliche Exportschnittstelle

Die Kassendaten müssen jederzeit im Format DSFinV-K exportierbar sein. Das Kürzel steht für die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Bei einer Kassennachschau oder Außenprüfung verlangt der Prüfer diesen Export. Kann der Betrieb ihn nicht liefern, ist die Kassenführung formell angreifbar, auch wenn jeder Bon korrekt war.

Stand Oktober 2026: geänderte Verordnung, geplante Kassenpflicht

Die Zweite Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung stammt vom 14. Januar 2026 und wurde am 19. Januar 2026 im Bundesgesetzblatt verkündet (BGBl. 2026 I Nr. 10). Die geltende Fassung gilt seit dem 1. Februar 2026. Neben der E-Rechnung als Belegersatz nimmt sie App-basierte Taxameter und Wegstreckenzähler klarstellend auf.

Deutlich größer ist der nächste Schritt. Das Bundesfinanzministerium hat am 7. August 2026 einen Referentenentwurf vorgelegt, nach dem Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz ab dem 1. Januar 2028 ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit TSE nutzen müssen. Nach Angaben der IHK Hannover soll zudem die papiergebundene Bonpflicht durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzt werden, etwa per QR-Code oder NFC. Der Gast behält den zivilrechtlichen Anspruch auf einen Papierbeleg. Beschlossen ist das noch nicht, Umsatzgrenze und Fristen können sich im Gesetzgebungsverfahren ändern.

Was bei Verstößen gegen die KassenSichV droht

Das Bußgeld nach § 379 AO ist ein Gefährdungstatbestand: Der Verstoß gegen die TSE-Pflicht reicht, ein Steuerschaden muss nicht entstehen. Ob eine versäumte Kassenmeldung oder ein fehlender Beleg selbst ein Bußgeld auslöst, bewerten Fachquellen unterschiedlich. Unstrittig ist, dass beides bei einer Prüfung als Mangel zählt.

Teurer wird in der Regel die Schätzung. Ein Beispiel mit angenommenen Werten:

Die Höhe einer echten Hinzuschätzung hängt vom Einzelfall ab. Sie kann alle noch offenen Jahre betreffen.

Der häufigste Fehler im Herbst 2026 hat mit Technik wenig zu tun. Er entsteht in der Organisation: Die TSE läuft aus, der Kassenhändler hat keinen Termin frei, und der Betrieb kassiert im Dezember ohne gültige Signatur weiter. Wer jetzt Ablaufdatum, ELSTER-Bestätigung und einen Test-Export im DSFinV-K-Format prüft, hat die drei Dokumente in der Hand, nach denen ein Prüfer zuerst fragt.

FAQ zur Kassensicherungsverordnung

Brauche ich eine TSE, wenn fast alle Gäste mit Karte zahlen?

Ja, sobald die Kasse auch Bargeld erfasst. Laut Handreichung der Handwerkskammer München fehlt die Kassenfunktion nur, wenn das System ausschließlich bargeldlose Zahlungen abwickelt. Auch vor Ort an Geldes statt angenommene Gutscheine zählen zur Kassenfunktion.

Darf ich bei einem TSE-Ausfall weiter kassieren?

Die Kasse darf weiterlaufen. Der Ausfall muss dokumentiert und die TSE unverzüglich instand gesetzt oder ersetzt werden. Ein abgelaufenes Zertifikat gilt dabei als Ausfall.

Gilt die Registrierkassenpflicht ab 2028 schon?

Nein. Mit Stand Oktober 2026 liegt nur der Referentenentwurf vom August 2026 vor. Bis zu einer Gesetzesänderung bleibt die offene Ladenkasse zulässig, und die heutige Belegausgabepflicht gilt weiter.