Offene Ladenkasse 2026: Kassenbericht, Zählprotokoll und die geplante Kassenpflicht ab 2028

Eine Registrierkassenpflicht gibt es in Deutschland bis heute nicht. Deshalb darf jeder Gastronomiebetrieb im Oktober 2026 eine offene Ladenkasse führen. Für viele Imbisse, Biergärten und Marktstände wird das Jahr 2026 trotzdem wichtig. Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Regierungsentwurf für ein Zweites Kassengesetz beschlossen. Danach soll ab dem 1. Januar 2028 eine Kassenpflicht für Betriebe mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz gelten. Für diesen ersten Stichtag zählen nach Lesart mehrerer Beratungsgesellschaften schon die Zahlen von 2026.

Mit offener Ladenkasse ist jede Bargeldkasse ohne elektronische Aufzeichnung gemeint: Geldkassette, Schublade, Kellnerbörse. Den Tagesumsatz erfasst niemand Bon für Bon. Er wird abends rückwärts aus dem gezählten Bargeld berechnet. Nach Angaben der Bundesregierung sind bundesweit noch rund 115.000 solcher Kassen im Einsatz. Wie viele davon in der Gastronomie stehen, ist nicht ausgewiesen.

Offene Ladenkasse im Oktober 2026: erlaubt und ohne Bonpflicht

Das Bundesfinanzministerium hält in seinen FAQ zum Kassengesetz (Stand 29. April 2026) fest: Der Gesetzgeber hat sich bei Einführung der TSE-Pflicht bewusst gegen eine Registrierkassenpflicht entschieden. Wer ohne elektronisches System kassiert, muss deshalb auch keinen Beleg ausgeben. Die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO gilt nur für elektronische Kassen. Auch die Meldepflicht für Kassensysteme über Mein ELSTER betrifft nur elektronische Kassen, die offene Ladenkasse fällt nicht darunter.

Dafür hängt alles an der Dokumentation. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen täglich festgehalten werden. Für die offene Ladenkasse heißt das: jeden Geschäftstag ein Kassenbericht, der auf tatsächlich gezähltem Geld beruht.

Rechtsgrundlage: § 146 AO, Anwendungserlass und GoBD

Drei Regelwerke legen fest, was bei der offenen Ladenkasse gilt:

• § 146 Abs. 1 AO verlangt, dass Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen. Bareinnahmen und -ausgaben sind täglich festzuhalten.
• Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146, Nr. 3) beschreibt den Kassenbericht. Er stellt außerdem klar, dass es keine gesetzliche Pflicht zu einem elektronischen Aufzeichnungssystem gibt.
• Die GoBD, die Verwaltungsgrundsätze des BMF zur ordnungsgemäßen Buchführung, regeln Unveränderbarkeit, Belegprinzip und Verfahrensdokumentation.

Zentral ist eine Ausnahme in § 146 Abs. 1 Satz 3 AO. Wer Waren gegen Barzahlung an viele unbekannte Personen verkauft, muss nicht jeden Verkauf einzeln aufzeichnen, weil das unzumutbar wäre. Nur dann reicht der Kassenbericht als Nachweis. Diese Erleichterung entfällt, sobald im Betrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO läuft.

In der Gastronomie hängt die Zulässigkeit an der Einzelaufzeichnung

Rechtlich ist ein Restaurantbesuch eine Dienstleistung. Nach AEAO zu § 146, Nr. 2.2.6 lässt sich die Erleichterung auf Dienstleistungen mit keinem oder nur kurzem Kundenkontakt übertragen. Dauert der Kontakt dagegen ungefähr so lange wie die Leistung selbst, und kann der Kunde Einfluss auf sie nehmen, sind Einzelaufzeichnungen Pflicht. In der Fachliteratur wird das so gelesen: Dem Gastwirt mit offener Ladenkasse sind Einzelaufzeichnungen nicht zuzumuten, dem Friseur schon.

In der Praxis gibt es zwei Stellen, an denen es eng wird.

Die erste sind die getrennten Steuersätze. Seit Januar 2026 gilt für Speisen dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent. Die OFD Frankfurt hält offene Ladenkassen ohne Einzelaufzeichnungen bei getrennten Steuersätzen schon deshalb für unzulässig (Verfügung vom 28. September 2018). Nach dieser Auffassung lässt sich die Pflicht aus § 22 UStG, die Entgelte nach Steuersätzen getrennt aufzuzeichnen, nicht durch einen summarischen Kassenbericht erfüllen. Ein Biergarten mit Brezen und Bier braucht also einen Nachweis, wie sich die Tageslosung aufteilt. Üblich sind Strichlisten je Artikel, nummerierte Bonblöcke oder Wertmarken mit getrennten Farben. Wie die Sätze im Einzelnen zugeordnet werden, steht im Beitrag Mehrwertsteuer Gastronomie 2026.

Die zweite ist der Mischbetrieb. Läuft im Restaurant eine TSE-Kasse und am Außenstand eine Geldkassette, kann sich der Betrieb laut § 146 Abs. 1 Satz 4 AO grundsätzlich nicht mehr auf die Unzumutbarkeit berufen. Die Finanzverwaltung akzeptiert eine solche Kombination nur unter engen Voraussetzungen, etwa wenn die offene Ladenkasse räumlich oder organisatorisch klar getrennt ist. Wer das plant, sollte es mit dem Steuerberater in der Verfahrensdokumentation festhalten, bevor der erste Gast bezahlt.

Der tägliche Kassenbericht rechnet die Tageslosung rückwärts

Grundlage ist immer der gezählte Kassenendbestand des Tages, und zwar das gesamte Bargeld des Betriebs. Laut Merkblatt des Landesamts für Steuern Niedersachsen gehören Tresorgeld, Handkassen des Personals, Wechselgeld und Portokasse dazu. Zum Endbestand werden Ausgaben und Entnahmen addiert, Einlagen und der Anfangsbestand werden abgezogen. Was übrig bleibt, ist die Tageseinnahme. Zulässig ist nur ein Kassenbericht, in dem jeder Rechenschritt sichtbar ist. Entnahmen, Einlagen und Ausgaben brauchen jeweils einen Einzelbeleg.

So sieht ein Muster-Kassenbericht für einen Biergarten an einem Samstag aus:

Zum Kopf des Berichts gehören Datum, Kassenbezeichnung und Unterschrift der Person, die gezählt hat. Werden Einnahmen an mehreren Stellen erzielt, braucht jede offene Ladenkasse einen eigenen Kassenbericht. Ausschank und Grillstand im selben Biergarten führen also zwei Berichte, die abends nicht in einen Topf geworfen werden.

Das Zählprotokoll ist freiwillig und trotzdem der beste Beleg

Ein Zählprotokoll listet die Stückzahl jeder Note und Münze auf. Pflicht ist es nicht. Das hat der Bundesfinanzhof mit Beschluss vom 16. Dezember 2016 (X B 41/16) klargestellt: Verlangt wird ein Kassenbericht, der auf tatsächlichem Auszählen beruht. Der AEAO zu § 146 Nr. 3.3 ergänzt, dass ein Zählprotokoll den Nachweis des Auszählens erleichtert. Diesen Nachweis muss der Betrieb führen, wenn ein Prüfer behauptet, der Bestand sei nur geschätzt worden.

Die Summe fließt als Zeile 1 in den Kassenbericht. Das Protokoll kostet nach Schichtende ein paar Minuten. Bei einer Kassen-Nachschau wiegt es mehr als jede mündliche Erklärung.

Kartenzahlung, Trinkgeld und Wechselgeld laufen getrennt

Kartenumsätze tauchen im gezählten Bargeld nicht auf. Sie werden separat über den Tagesabschluss des Kartenterminals erfasst und aufbewahrt. Steht die Kartenzahlung trotzdem im Kassenbericht, muss sie dort sauber wieder ausgebucht werden. Sonst stimmt der Bestand nicht.

Trinkgeld des Personals gehört nicht zu den Betriebseinnahmen. Landet es in derselben Schublade, bläht es den Endbestand auf und verfälscht die Tageslosung. Wer die Trinkgeldkasse getrennt führt, erspart sich diese Fehlerquelle. Die steuerlichen Regeln stehen im Beitrag Trinkgeld versteuern 2026. Das Wechselgeld für den nächsten Tag bleibt einfach in der Kasse und erscheint am Folgetag als Anfangsbestand.

GoBD-Anforderungen: Was der Prüfer an der Geldkassette sehen will

Nach einem Merkblatt der Finanzverwaltung ist ein Kassenbericht, der nachträglich spurlos geändert werden kann, nicht ordnungsgemäß. Deshalb fällt die schnelle Excel-Tabelle durch. Akzeptiert werden ein gebundenes Formularbuch mit vorgedruckter Nummerierung oder eine Software, die Änderungen protokolliert.

Im Einzelnen prüft die Finanzverwaltung:

• Zeitgerechtigkeit: Der Bericht entsteht am selben Abend. Sieben Berichte, die am Sonntag mit demselben Kugelschreiber nachgetragen wurden, fallen auf.
• Belege: Jede Barausgabe hat eine Quittung, jede Privatentnahme einen Eigenbeleg, jede Bankeinzahlung den Einzahlungsbeleg.
• Kassensturzfähigkeit: Der Sollbestand laut Aufzeichnung muss jederzeit mit dem Ist-Bestand abgeglichen werden können.
• Kein Kassenminus: Ein rechnerisch negativer Bestand ist physisch unmöglich. Für die Prüfung ist er ein Beleg dafür, dass Einnahmen fehlen oder Ausgaben falsch gebucht sind.
• Verfahrensdokumentation: Wer zählt, wer unterschreibt, wo das Geld über Nacht liegt, wie Speisen und Getränke getrennt werden.
• Aufbewahrung: Kassenberichte, Zählprotokolle, Strichlisten und Belege kommen ins Archiv. Seit 2025 gelten für Buchungsbelege acht Jahre, für Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre.

Viele Betriebe unterschätzen die Strichlisten. Wer die Aufteilung nach Steuersätzen mit ihnen belegt, muss sie aufbewahren. Liegen sie nach Feierabend im Altpapier, fehlt genau der Nachweis, auf den der Prüfer zuerst schaut.

Kassen-Nachschau und Schätzung kosten mehr als das Bußgeld

Seit dem 1. Januar 2018 dürfen Finanzämter nach § 146b AO unangemeldet während der Geschäftszeiten eine Kassen-Nachschau durchführen. Das gilt ausdrücklich auch für offene Ladenkassen. Der Prüfer kann einen Kassensturz verlangen. Er kann Kassenberichte der Vortage einsehen, und bei Auffälligkeiten darf er ohne gesonderte Anordnung zur Außenprüfung übergehen. Wie ernst die Länder das nehmen, zeigt Thüringen: An einem einzigen Aktionstag im Dezember 2025 suchten dort 286 Prüferinnen und Prüfer rund 2.500 Betriebe auf.

Auf dem Papier sieht das Bußgeld bedrohlich aus. Für Verstöße gegen die Kassenvorschriften sieht § 379 AO bis zu 25.000 Euro vor. Teurer wird in der Regel die Schätzung. Sind die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt sie nach § 158 AO verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen. Üblich sind Nachkalkulation, Zeitreihenvergleich, Vergleich mit der Richtsatzsammlung des BMF oder ein pauschaler Sicherheitszuschlag. Hier gibt es eine Grenze zugunsten des Betriebs. Laut BFH-Urteil vom 28. November 2023 (X R 3/22) reicht eine bloße Aufzählung von Beanstandungen nicht aus. Einzelne unwesentliche Fehler können unschädlich sein.

Gegen eine fehlerhafte Nachschau ist Eilrechtsschutz in der Praxis kaum zu bekommen, weil die Maßnahme meist schon vorbei ist. Den Schutz liefert ein Ordner, der am Tresen griffbereit liegt und die letzten Wochen lückenlos zeigt.

Kassenpflicht ab 2028: Wer nach dem Regierungsentwurf umstellen müsste

Der Regierungsentwurf trägt den Titel Gesetz zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung (Zweites Kassengesetz). Am 9. Oktober 2026 ging er dem Bundesrat als Drucksache 585/26 zu. Das Verfahren ist als besonders eilbedürftig eingestuft und soll noch 2026 abgeschlossen werden. Geltendes Recht ist der Entwurf noch nicht.

Die Eckpunkte nach dem Stand vom 23. September 2026:

• Kassenpflicht über einen geplanten § 146b AO für Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften, also auch für jeden Gastronomen
• Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG über 100.000 Euro, und zwar der gesamte Umsatz, nicht nur der Barumsatz
• Ausgenommen sind Betriebe, die Bargeld annehmen, aber weniger als 12.000 Euro Barumsatz im Kalenderjahr erzielen. Kartenzahlungen zählen nicht zum Barumsatz
• Die Pflicht endet, wenn der Betrieb zwei Kalenderjahre in Folge unter den Grenzen bleibt
• Die Papierbonpflicht soll ab 2028 entfallen. An ihre Stelle tritt eine digitale Belegbereitstellung, auf Verlangen bleibt ein Papierbeleg Pflicht
• Weitere Ausnahmen per Rechtsverordnung. Davon liegt bisher nur ein Diskussionsentwurf vor, der Inhalt ist offen
• Ein neuer Straftatbestand für das Bereitstellen oder Nutzen von Manipulationssoftware

Beim Zähljahr widersprechen sich die Quellen. Der Referentenentwurf vom August 2026 stellte für den Start am 1. Januar 2028 auf den Umsatz 2027 ab. Zum Regierungsentwurf schreiben mehrere Beratungsgesellschaften dagegen, dass für den Start am 1. Januar 2028 schon die Verhältnisse des Jahres 2026 maßgeblich sind. Wer die Grenzen erst 2027 oder später überschreitet, wäre danach ab dem 1. Juli des Folgejahres kassenpflichtig. Bis der Gesetzestext feststeht, ist es sinnvoll, für 2026 Bar- und Kartenumsätze getrennt und belegt auszuweisen. Nur dann lässt sich jede Lesart prüfen.

Imbiss, Biergarten, Marktstand: Wo die offene Ladenkasse realistisch bleibt

Die Grenzwerte gelten für den Steuerpflichtigen insgesamt, also für das Unternehmen und nicht für den einzelnen Stand. Daraus ergibt sich für typische Betriebsformen folgendes Bild:

Am einfachsten ist ein Marktstand mit wenigen Artikeln zu einem Steuersatz und einem Verkäufer. Schwierig wird es überall, wo mehrere Personen in dieselbe Kasse greifen, wo Speisen und Getränke gemeinsam kassiert werden oder wo daneben ein elektronisches System läuft. Für Glühweinstände der kommenden Saison gilt noch das heutige Recht. Wer 2026 mit dem Stand die 100.000-Euro-Grenze reißt, sollte aber wissen, dass dieser Umsatz in die Rechnung einfließt. Was genehmigungsrechtlich für Feste und Weihnachtsmärkte gilt, steht im Beitrag Ausschankgenehmigung 2026.

Wann ein elektronisches System sinnvoller ist

Eine Kasse kostet Geld: Gerät, zertifizierte TSE, Software und Einrichtung, bei vielen Anbietern dazu monatliche Gebühren. Dazu kommen Pflichten, die die offene Ladenkasse heute nicht kennt. Jeder Vorgang wird einzeln aufgezeichnet, ein Beleg wird ausgegeben, das System wird beim Finanzamt gemeldet, und Prüfer bekommen einen Datenexport. Konditionen schwanken stark und sollten mit Stand-Datum verglichen werden. Eine Empfehlung für einen bestimmten Anbieter geben wir nicht.

Die Rechnung kippt meist dann zugunsten der elektronischen Kasse, wenn eine dieser Bedingungen zutrifft:

• Der Betrieb liegt absehbar über 100.000 Euro Gesamtumsatz und über 12.000 Euro bar und müsste 2028 ohnehin umstellen
• Es werden Speisen und Getränke zu zwei Steuersätzen verkauft, und die Strichlisten machen jeden Abend Arbeit
• Mehrere Mitarbeiter kassieren, und Kassendifferenzen lassen sich keiner Schicht zuordnen
• Der Hauptbetrieb hat bereits eine TSE-Kasse und der Außenstand würde einen Mischbetrieb erzeugen
• Es wird ein Warenwirtschafts- oder Kalkulationsabgleich gebraucht, der mit einer Tagessumme nicht möglich ist

Umgekehrt ist der Aufwand für einen Ein-Personen-Marktstand mit zwei Artikeln und 30.000 Euro Umsatz kaum zu rechtfertigen. Ein sauber geführtes Formularbuch und ein tägliches Zählprotokoll reichen dort aus. Auch Betriebe mit elektronischer Kasse brauchen die Regeln der offenen Ladenkasse: Fällt das System aus, etwa bei Stromausfall, werden die Einnahmen in dieser Zeit nach diesen Regeln erfasst. Ausfallzeit und Ursache sind zu dokumentieren.

Der nächste Schritt bis zum 31. Dezember 2026

Der häufigste Fehler betrifft die Umsatzzahlen. Viele Betriebe mit offener Ladenkasse können ihren Barumsatz nicht vom Kartenumsatz trennen, weil beides im selben Bericht vermischt wurde. Ob ein Betrieb unter die 12.000-Euro-Ausnahme fällt, hängt aber genau an dieser Trennung. Bis zum Jahresende lohnt deshalb ein Abgleich: Kassenberichte Januar bis Oktober durchsehen, Terminalabschlüsse dagegenlegen und Lücken jetzt dokumentieren statt in der Prüfung.

Häufige Fragen zur offenen Ladenkasse

Darf ich nach der Kassen-Nachschau von der elektronischen Kasse zur offenen Ladenkasse zurückwechseln?

Nach heutigem Recht ja, denn es gibt keine Pflicht zur elektronischen Kasse. Der Wechsel gehört in die Verfahrensdokumentation, und die Altdaten der elektronischen Kasse sind weiter aufzubewahren. Wer nach dem Regierungsentwurf ab 2028 kassenpflichtig wird, könnte so nicht mehr ausweichen.

Reicht ein Kassenbericht pro Woche, wenn der Biergarten nur am Wochenende öffnet?

Es braucht einen Bericht für jeden Geschäftstag. An Tagen ohne Öffnung entsteht kein Geschäftsvorfall. Am ersten Öffnungstag ist der Anfangsbestand dann der Endbestand des letzten Öffnungstags.

Muss ich Kunden an der offenen Ladenkasse einen Beleg geben?

Eine Belegausgabepflicht besteht nicht. Verlangt ein Gast eine Rechnung, etwa für die Bewirtungskosten, gelten die Rechnungsvorschriften des Umsatzsteuerrechts. Was ein solcher Beleg enthalten muss, steht im Beitrag Bewirtungsbeleg 2026.

Wie gehe ich mit Kassendifferenzen um?

Differenzen werden im Kassenbericht offen ausgewiesen, mit Datum und kurzer Erklärung. Wer Fehlbeträge stillschweigend aus der eigenen Tasche auffüllt, verfälscht die Aufzeichnung. Häufen sich Differenzen bei einer Schicht, ist das ein Organisationsproblem. Mit der Steuer hat das nichts zu tun, es spricht aber für eine Kasse mit Bedienerzuordnung.