So funktioniert der Rechner
Im ersten Schritt legen Sie Woche, Bundesland und Öffnungszeiten fest und tragen die erwarteten Gäste für Mittag und Abend ein. Aus Gästen und Nettoumsatz je Gast ergibt sich der erwartete Umsatz. Unter „Team & Kennzahlen" pflegen Sie Leistungskennzahlen und Ihre Mitarbeiter mit Stundenlohn, Beschäftigungsart, Wochenstunden und verfügbaren Tagen. Der Plan aktualisiert sich bei jeder Änderung, Ihre Daten bleiben nur in Ihrem Browser gespeichert.
Personalbedarf je Stunde
Die Gäste eines Tagesabschnitts werden gleichmäßig auf dessen Stunden verteilt. Daraus ergibt sich der Bedarf, aufgerundet und nie unter der Mindestbesetzung:
Service = aufrunden(Gäste je Stunde ÷ Gäste je Servicekraft und Stunde)
Küche = aufrunden(Gäste je Stunde × Gerichte je Gast ÷ Gerichte je Küchenkraft und Stunde)
Beispiel: 150 Gäste am Samstagabend von 17 bis 23 Uhr sind 25 Gäste je Stunde. Bei 12 Gästen je Servicekraft braucht es 3 Servicekräfte, bei 1,3 Gerichten je Gast und 14 Gerichten je Koch ebenfalls 3 Küchenkräfte.
Vom Bedarf zur Schicht
Jede Besetzungsstufe wird zu einer Schicht zusammengefasst: Die erste Kraft deckt die ganze Öffnungszeit samt Vorbereitung und Nacharbeit, weitere Kräfte kommen zu den Spitzen und beginnen um die Übergabezeit früher. Schichten über 10 Stunden werden geteilt. Liegt dazwischen eine ruhige Phase, entstehen Mittags- und Abendschichten, die dieselbe Kraft als geteilten Dienst übernehmen kann. Eingeplant wird jeweils die günstigste Kraft, die verfügbar ist und keine Regel verletzt.
Arbeitszeitprüfung
| Regel | Erwachsene und volljährige Azubis | Unter 18 Jahren |
|---|---|---|
| Höchstarbeitszeit | 8 Std./Tag, bis 10 Std. mit Ausgleich (§ 3 ArbZG), Plan warnt ab 10 Std. und ab 48 Std./Woche | 8 Std./Tag, 40 Std./Woche (§ 8 JArbSchG) |
| Ruhepause | 30 Min. ab 6 Std., 45 Min. ab 9 Std. (§ 4 ArbZG) | 30 Min. ab 4,5 Std., 60 Min. ab 6 Std. (§ 11 JArbSchG) |
| Ruhezeit | 11 Std., in der Gastronomie 10 Std. mit Ausgleich (§ 5 ArbZG) | 12 Std. (§ 13 JArbSchG) |
| Arbeitszeitfenster | keine Grenze, Nachtzuschläge beachten | über 16 Jahre in Gaststätten 6 bis 22 Uhr (§ 14 JArbSchG) |
Die Pause ist in der Schichtzeit enthalten und wird nicht bezahlt. Ist eine Lücke nur mit Regelverstoß zu schließen, besetzt der Rechner sie trotzdem und zeigt eine Warnung, damit Sie bewusst entscheiden. Für Minijobber wird der Wochenlohn auf den Monat hochgerechnet und gegen die Verdienstgrenze geprüft.
Kosten je Schicht
Schichtkosten = bezahlte Stunden × Stundenlohn + Zuschläge + Arbeitgeberabgaben
Zuschläge für Sonntag, Feiertag und Nacht werden je Zeitabschnitt wie im Zuschlags- und Trinkgeld-Rechner berechnet, Feiertage nach dem gewählten Bundesland. Arbeitgeberabgaben fallen auf Lohn und den beitragspflichtigen Teil der Zuschläge an, bei Minijobs mit der Pauschale.
Personalkostenquote = Personalkosten ÷ Nettoumsatz × 100
Die Ampel ist grün bis zum Zielwert, gelb bis drei Punkte darüber und rot darüber.
Szenario: lohnt sich eine zusätzliche Kraft?
nötiger Mehrumsatz = Schichtkosten ÷ (1 − Wareneinsatzquote)
Beispiel: Eine Aushilfe kostet am Samstagabend für fünf Stunden rund 90 Euro. Bei 30 Prozent Wareneinsatz trägt sie sich ab knapp 130 Euro zusätzlichem Nettoumsatz, bei 32 Euro je Gast also ab fünf zusätzlichen Gästen.
Sonderfälle
- Geteilte Dienste: Mittag und Abend können derselben Kraft zugeteilt werden, solange die Tageshöchstarbeitszeit eingehalten ist.
- Aushilfen: Minijobber werden nur so weit eingeplant, wie die Verdienstgrenze hält, sonst erscheint eine Warnung.
- Azubis: Unter 18 Jahren gelten die strengeren Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes, die Ausbildungsvergütung tragen Sie als Stundensatz ein.
- Feiertagsbetrieb: Feiertage des Bundeslands werden markiert und mit Zuschlag berechnet.
Häufige Fragen
Wie berechne ich den Personalbedarf in der Gastronomie?
Gäste je Stunde geteilt durch die Gäste, die eine Servicekraft pro Stunde betreut, aufgerundet. In der Küche: Gäste je Stunde mal Gerichte je Gast, geteilt durch die Gerichte je Küchenkraft und Stunde. Mindestens die eingestellte Mindestbesetzung.
Wie lange darf in der Gastronomie am Tag gearbeitet werden?
Nach Arbeitszeitgesetz höchstens 8 Stunden, verlängerbar auf 10 Stunden, wenn im Schnitt von sechs Monaten 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Jugendliche dürfen höchstens 8 Stunden am Tag und 40 Stunden in der Woche arbeiten.
Wie viel Ruhezeit ist zwischen zwei Schichten vorgeschrieben?
11 Stunden. In Gaststätten und Beherbergungsbetrieben darf sie auf 10 Stunden verkürzt werden, wenn die Kürzung innerhalb eines Monats durch eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird. Für Jugendliche gelten 12 Stunden.
Welche Personalkostenquote ist in der Gastronomie normal?
Als Orientierung gelten in der Speisegastronomie etwa 30 bis 35 Prozent des Nettoumsatzes, je nach Betriebstyp auch mehr. Den Zielwert stellen Sie im Rechner selbst ein.
Der Rechner ist eine Planungshilfe und ersetzt keine Lohnabrechnung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten.