Bewirtungskosten 2026: 70 Prozent Abzug, volle Vorsteuer und was der Gastrobeleg dazu beiträgt

Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind im Oktober 2026 unverändert zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Die Vorsteuer aus der Restaurantrechnung darf der Firmenkunde voll abziehen. Beides setzt einen Beleg voraus, den nur der Gastronomiebetrieb liefern kann. Genau dort verschiebt sich gerade einiges: Seit dem 1. Januar 2026 stehen auf jedem Bon zwei Steuersätze, und zum 1. Januar 2027 läuft für größere Betriebe die Übergangsfrist der E-Rechnung aus.

Für Restaurants mit Firmenkundschaft ist das mehr als Formalkram. Ein Vertriebsleiter, dessen Bewirtungsbelege in der Betriebsprüfung durchfallen, bucht den nächsten Kundentermin woanders.

Bewirtungskosten: 70 Prozent Betriebsausgabe, 100 Prozent Vorsteuer

Die Grundregel steht in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Danach dürfen Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass den Gewinn nur mindern, wenn sie angemessen sind und ordnungsgemäß nachgewiesen werden. Abziehbar sind dann 70 Prozent. Die übrigen 30 Prozent sind nicht abziehbare Betriebsausgaben und werden außerbilanziell wieder hinzugerechnet. Die Finanzverwaltung begründet die Kürzung damit, dass der Gastgeber beim Geschäftsessen selbst mitisst und sich dadurch private Verpflegungskosten spart.

Die Umsatzsteuer folgt einer eigenen Logik. Ein zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer zieht nach § 15 Abs. 1a UStG die gesamte in der Bewirtungsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ab, also auch den Anteil, der auf die nicht abziehbaren 30 Prozent entfällt. Voraussetzung ist eine Rechnung, die den Anforderungen von § 14 UStG genügt.

Wie der Nachweis aussehen muss, regelt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (Az. IV C 6 - S 2145/00026/005/033). Es ersetzt das frühere Schreiben vom 30. Juni 2021 und gilt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025. Inhaltlich hat das BMF die Grundanforderungen weitgehend beibehalten und um Regeln zur E-Rechnung und zu digitalen Belegen ergänzt.

Trinkgeld gehört ebenfalls zu den Bewirtungskosten. Es fällt ohne Umsatzsteuer an und wird zu 70 Prozent als Betriebsausgabe anerkannt, sofern es auf dem Beleg steht.

Geschäftlicher Anlass, Mitarbeiterbewirtung und Aufmerksamkeiten folgen unterschiedlichen Regeln

Die 70-Prozent-Grenze greift nur, wenn Geschäftsfreunde am Tisch sitzen. Als Geschäftsfreunde gelten laut Handelskammer Hamburg Personen, mit denen der Steuerpflichtige in geschäftlicher Verbindung steht oder diese anstrebt, einschließlich deren Arbeitnehmer. Die eigenen Mitarbeiter zählen ausdrücklich nicht dazu. Sitzen sie bei einem Kundenessen mit am Tisch, gilt die Kürzung auf 70 Prozent trotzdem für die gesamte Rechnung. Schon die Bewirtung von Arbeitnehmern eines gesellschaftsrechtlich verbundenen Unternehmens gilt als geschäftlicher Anlass.

Quellen: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, R 4.10 EStR, R 19.6 LStR, § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG, Stand Oktober 2026.

Beim Arbeitsessen liegt der häufigste Rechenfehler: Die 60 Euro sind eine Freigrenze. Kostet das Essen je Person 61 Euro, wird der gesamte Betrag lohnsteuerpflichtig und nicht nur der eine Euro darüber. Auch in der Abgrenzung lauern Fehler. Das Arbeitsessen ist keine Betriebsveranstaltung, die 110-Euro-Regel lässt sich darauf also nicht übertragen.

Aufmerksamkeiten im Sinne der Lohnsteuerrichtlinien sind Sachzuwendungen bis 60 Euro aus einem persönlichen Anlass des Mitarbeiters, etwa Geburtstag oder Hochzeit. Weihnachten zählt ausdrücklich nicht dazu. Für Gastronomen ist der Begriff vor allem im Firmenkundengeschäft wichtig: Bestellt ein Unternehmen für eine Besprechung nur Kaffee, Wasser und Gebäck, handelt es sich nach R 4.10 Abs. 5 EStR um eine übliche Geste der Höflichkeit und um keine Bewirtung. Der Kunde zieht diese Kosten voll ab, ohne den formalen Bewirtungsnachweis.

Wer betroffen ist und welche Übergangsfristen laufen

Der Gastronomiebetrieb selbst zieht aus der Bewirtung seines Gastes keinen Steuervorteil. Seine Rolle beschränkt sich auf den Beleg, und an dem hängen drei Gruppen: Firmenkunden und Selbstständige, die Geschäftspartner einladen, Angestellte, die Bewirtungskosten als Werbungskosten geltend machen, wenn der Arbeitgeber sie nicht erstattet, und der Wirt selbst, sobald er Lieferanten oder Geschäftspartner bewirtet.

Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 unterscheidet zwei Betragsklassen. Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto, den Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV, genügen unter anderem Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Tag der Bewirtung und Rechnungsbetrag. Über 250 Euro kommen Steuernummer oder USt-IdNr., eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Name des Bewirtenden hinzu. Die vollständige Liste mit Musterbeleg steht im Beitrag „Bewirtungsbeleg 2026: Muster für die Restaurantrechnung, die das Finanzamt anerkennt“.

Für die E-Rechnung gelten im B2B-Geschäft gestaffelte Fristen:

• Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können
• Bis 31. Dezember 2026 dürfen alle Betriebe noch Papierrechnungen ausstellen oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein einfaches PDF
• Ab 1. Januar 2027 endet diese Übergangsfrist für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr
• Betriebe bis 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 dürfen für Umsätze bis Ende 2027 weiter Papier oder ein anderes elektronisches Format nutzen
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind dauerhaft ausgenommen und dürfen weiter auf Papier ausgestellt werden

Privatgäste sind von der E-Rechnungspflicht überhaupt nicht betroffen. Relevant wird sie beim Geschäftsessen über 250 Euro mit einem inländischen Unternehmen als Rechnungsempfänger. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Die Finanzverwaltung behandelt es als sonstige Rechnung, ebenso wie Bilddateien oder E-Mails ohne strukturierten Datensatz.

Was der Betrieb an Kasse und Tresen konkret tun muss

Der Ablauf lässt sich in die Schicht einbauen, ohne den Pass aufzuhalten. Entscheidend ist, dass die Vorarbeit in der Kassenprogrammierung und bei der Reservierung passiert, nicht erst beim Abkassieren.

1. Steuersätze in der Kasse prüfen. Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Speisen dauerhaft 7 Prozent, für Getränke weiterhin 19 Prozent. Jede Warengruppe muss richtig zugeordnet sein, auch Tagesgerichte, Menüs und Sonderartikel, die nachträglich angelegt wurden. Wie Menüpauschalen mit Getränken aufzuteilen sind, erklärt der Beitrag „Mehrwertsteuer Gastronomie 2026: Speisen, Getränke, Pauschalen und Catering richtig aufteilen“. 2. Nur TSE-gesicherte Belege ausgeben. Arbeitet der Betrieb mit einem elektronischen Kassensystem, erkennt die Finanzverwaltung grundsätzlich nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und durch die TSE abgesicherte Belege an. Der handgeschriebene Quittungsblock aus der Schublade hilft dem Firmenkunden nicht weiter. 3. Ab 250 Euro den Bewirtenden erfragen. Bei Gruppenreservierungen und Firmenessen gehört die Frage nach Firmenname und Rechnungsanschrift in die Reservierungsnotiz. Sonst steht der Service um 23 Uhr mit einer Rechnung über 480 Euro da und muss am Tisch Daten abfragen. 4. Trinkgeld auf dem Beleg festhalten. Wird es mit der Karte bezahlt, steht es ohnehin auf dem Zahlungsbeleg. Bei Bartrinkgeld bittet der Gast oft um einen Vermerk, den der Service ohne Diskussion quittieren sollte. 5. Digitale Belege sauber anbieten. Nach dem BMF-Schreiben gilt der Nachweis bei digitalen Abläufen nur dann als erbracht, wenn der Gast seinen digitalen Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg zusammenführt. Ein QR-Code oder ein digitaler Bon erleichtert das. 6. E-Rechnung für 2027 vorbereiten. Nach Randziffer 13 des BMF-Schreibens darf der Betrieb bei Bewirtungen über 250 Euro zunächst einen Kassenbeleg ausgeben und diesen nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigen. Wer mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, sollte mit dem Kassenanbieter bis Dezember klären, wie die E-Rechnung aus dem Kassensystem erzeugt und verschickt wird.

Was der Fehler den Betrieb kostet, zeigt ein einziger Bon:

Rechenbeispiel: Was ein sauberer Beleg dem Firmenkunden bei den Bewirtungskosten bringt

Ein Ingenieurbüro lädt zwei Kunden zum Abendessen ein, der Geschäftsführer und ein Projektleiter sind dabei. Speisen kosten 180,00 Euro brutto, Getränke 95,20 Euro brutto, dazu kommen 25 Euro Trinkgeld. Für die Ertragsteuer nimmt das Beispiel eine Gesamtbelastung von 30 Prozent an. Das ist die Größenordnung einer GmbH mit Körperschaft- und Gewerbesteuer, der genaue Wert hängt vom Hebesatz der Gemeinde ab.

Weil der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt, braucht der Beleg den Namen des Bewirtenden, Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants und eine Rechnungsnummer. Fehlt eine dieser Angaben oder kommt der Beleg handschriftlich, obwohl der Betrieb eine Kasse führt, stehen Betriebsausgabe und Vorsteuer auf der Kippe.

Aufs Jahr gerechnet wird der Unterschied greifbar. Ein Unternehmen mit 40 vergleichbaren Kundenessen pro Jahr verliert mit mangelhaften Belegen rund 3.374 Euro an Steuerentlastung. Für einen Betrieb mit Mittagsgeschäft in einem Gewerbegebiet heißt das: Saubere Bewirtungsbelege sind ein Verkaufsargument. Das Thema gehört in die Gespräche mit Firmenkunden, die regelmäßig Tische reservieren.

Wenn der Wirt selbst Geschäftspartner bewirtet

Lädt der Inhaber einen Lieferanten, den Bankberater oder einen potenziellen Cateringkunden ins eigene Restaurant ein, gilt dieselbe Regel: Es handelt sich um eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, abziehbar sind 70 Prozent. Eine fremde Restaurantrechnung gibt es dann nicht. Findet die Bewirtung außerhalb eines fremden Bewirtungsbetriebs statt, muss der Eigenbeleg alle Angaben selbst enthalten: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen.

In der Praxis scheitert das an der Kasse. Ein Tisch, der auf „Chef“ läuft und ohne Bon endet, ist in der Kassenprüfung ein offener Vorgang. Jede Bewirtung gehört als eigener Vorgang ins Kassensystem und muss zum Eigenbeleg passen. Mit welchem Wert der Wareneinsatz dafür angesetzt wird und wie die Vorsteuer aus den Einkäufen zu behandeln ist, sollte der Betrieb einmal grundsätzlich mit dem Steuerberater festlegen und dann einheitlich handhaben.

Ein anderes Thema ist das Personalessen. Das tägliche Essen der Brigade vor dem Service ist keine Bewirtung im Sinne des § 4 Abs. 5 EStG, sondern lohnsteuerlich ein Sachbezug. Der wird mit den amtlichen Sachbezugswerten angesetzt und gehört in die Lohnabrechnung, nicht auf das Bewirtungskonto.

Was bei fehlerhaften Belegen und Gefälligkeitsquittungen droht

Für den Firmenkunden fällt der Schaden meist Jahre später in der Betriebsprüfung an. Das Finanzamt streicht dann die Betriebsausgabe und den Vorsteuerabzug. Auf die Nachzahlung kommen Zinsen nach § 233a AO, derzeit 0,15 Prozent pro Monat. Bei Hunderten Bewirtungsbelegen pro Jahr summiert sich das schnell zu einem vierstelligen Betrag.

Der Gastronomiebetrieb trägt ein anderes Risiko. Verstöße gegen die Pflichten zur zertifizierten Sicherheitseinrichtung, also fehlende oder umgangene TSE, kann das Finanzamt nach § 379 AO mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro ahnden. Formelle Kassenmängel können außerdem die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung insgesamt in Frage stellen und eine Hinzuschätzung beim Umsatz nach sich ziehen.

Am Tresen kommt immer wieder dieselbe Bitte: ein Bewirtungsbeleg über ein privates Familienessen, ein Blankobeleg ohne Betrag oder eine zweite Quittung über denselben Tisch. Wer so etwas ausstellt, hilft dem Gast, private Kosten als Betriebsausgaben abzusetzen. Das kann sich für den Betrieb zur Beihilfe zur Steuerhinterziehung auswachsen. Ein Bon pro Tisch, ausgedruckt aus der Kasse, und auf Wunsch geteilte Rechnungen nach Positionen: mehr ist nicht erlaubt, und mehr braucht kein ehrlicher Gast.

Vor dem Weihnachtsgeschäft: Kasse, Umsatzgrenze und Firmenfeiern klären

Mitte Oktober laufen bei vielen Betrieben die Anfragen für Weihnachtsfeiern ein. Diese Buchungen sind die erste Gelegenheit, die neuen Abläufe durchzuspielen. Bucht ein Unternehmen eine reine Mitarbeiterfeier, ist das für den Kunden eine Betriebsveranstaltung mit 110 Euro Freibetrag je Arbeitnehmer. Er braucht dann eine Rechnung, aus der Gesamtkosten und Teilnehmerzahl hervorgehen, damit er den Betrag je Kopf ausrechnen kann. Lädt dasselbe Unternehmen in einer anderen Woche Kunden zum Jahresabschlussessen ein, gilt die 70-Prozent-Regel. Getrennte Rechnungen pro Anlass ersparen beiden Seiten die spätere Aufteilung.

Vor dem Dezember lohnt sich ein Blick auf den eigenen Umsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, muss der Betrieb Bewirtungsrechnungen über 250 Euro an inländische Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung ausstellen. Kassenanbieter brauchen für Updates und Schnittstellen erfahrungsgemäß Vorlauf, und die Silvesternacht ist der denkbar schlechteste Moment für eine Umstellung. Ob der Betrieb unter die Grenze fällt und wie Personalessen, Eigenbewirtung und Gutscheinverkäufe im Einzelfall zu behandeln sind, klärt der Steuerberater. Der DEHOGA-Landesverband stellt seinen Mitgliedern zur E-Rechnung und zur Mehrwertsteuer eigene Merkblätter bereit.

Häufige Fragen zu Bewirtungskosten aus Sicht des Restaurants

Gilt die 70-Prozent-Grenze auch, wenn nur eigene Mitarbeiter am Tisch sitzen?

Nein. Ohne Geschäftsfreunde am Tisch ist die Bewirtung betrieblich veranlasst, und der Kunde zieht die Kosten zu 100 Prozent als Betriebsausgabe ab. Lohnsteuerlich kommt es dann auf den Anlass an, etwa Arbeitsessen oder Betriebsveranstaltung.

Was hat ein Gast davon, der Kleinunternehmer ist?

Kleinunternehmer dürfen keine Vorsteuer abziehen. Sie setzen 70 Prozent des Bruttobetrags als Betriebsausgabe an. Für den Gastronomiebetrieb ändert sich am Beleg nichts.

Reicht es, die Rechnung über 250 Euro als PDF per Mail zu schicken?

Bis Ende 2026 ja, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2027 genügt ein PDF für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz nicht mehr, weil es keine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist. Der Kassenbeleg darf zunächst ausgegeben und anschließend durch eine E-Rechnung berichtigt werden.