Bewirtungsbeleg 2026: Muster für die Restaurantrechnung, die das Finanzamt anerkennt

Ab dem 1. Januar 2027 endet für viele Betriebe die Schonfrist beim Geschäftsessen. Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, muss inländischen Unternehmenskunden für Bewirtungen über 250 Euro dann grundsätzlich eine E-Rechnung ausstellen. Was ein Bewirtungsbeleg aus der eigenen Kasse heute enthalten muss, damit der Gast seine Kosten absetzen kann, hat das Bundesfinanzministerium zuletzt im Schreiben vom 19. November 2025 festgelegt. Dieser Beitrag liefert das Muster dazu, Feld für Feld, aus Sicht des Betriebs, der den Beleg druckt.

Der Zeitpunkt ist kein Zufall. Zwischen Ende Oktober und Mitte Dezember laufen Weihnachtsfeiern, Kundenessen und Jahresabschlussrunden über die Kasse, und fast jede davon endet mit der Bitte um einen Bewirtungsbeleg. Ein Firmenkunde, dem der Betriebsprüfer zwei Jahre später die Weihnachtsfeier streicht, weiß noch genau, wo er gefeiert hat.

Die Rechtsgrundlage: Einkommensteuergesetz, Kassensicherungsverordnung und zwei BMF-Schreiben

Der Ausgangspunkt liegt beim Gast. Nach § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG darf ein Unternehmer Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehen, wenn sie angemessen sind und er Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe schriftlich nachweist. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, reichen auf seinem Eigenbeleg Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Den Rest liefert die beigefügte Rechnung des Betriebs.

Diese Rechnung muss nach den Einkommensteuer-Richtlinien (R 4.10 Absatz 8 EStR) den Anforderungen des § 14 UStG genügen. Wie das konkret aussieht, hat das BMF am 30. Juni 2021 in einem eigenen Anwendungsschreiben geregelt. Nutzt der Betrieb eine elektronische Kasse, erkennt das Finanzamt seitdem nur eine Rechnung an, die maschinell erstellt, elektronisch aufgezeichnet und über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert ist. Für Belege bis zum 31. Dezember 2022 galt noch eine Übergangsregel. Seit 2023 greift die Anforderung ohne Ausnahme.

Mit Schreiben vom 19. November 2025 (Aktenzeichen IV C 6 - S 2145/00026/005/033, BStBl 2025 I S. 1938) hat das BMF diese Regeln wegen der E-Rechnung überarbeitet, ausdrücklich mit Wirkung ab 1. Januar 2025. Die Mindestangaben auf dem Kassenbon selbst stehen in § 6 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die zuletzt mit Wirkung zum 1. Februar 2026 angepasst wurde. Für Kleinbeträge bis 250 Euro gilt § 33 UStDV.

Dazu kommt der Steuersatz. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie unbefristet der ermäßigte Satz von 7 Prozent nach § 12 Absatz 2 Nummer 15 UStG, Getränke bleiben bei 19 Prozent. Jeder Bewirtungsbeleg mit Essen und Trinken weist deshalb zwei Steuersätze aus. Was der Satzwechsel für die Karte bedeutet, rechnet unser Beitrag „Kalkulation in der Gastronomie 2026: Vom Wareneinsatz zum Kartenpreis“ durch.

Betroffen ist jeder Betrieb mit Geschäftskunden, die Fristen hängen am Umsatz

Gemeint sind Restaurant, Café, Bar, Hotelrestaurant und Caterer mit Verzehr vor Ort. Die TSE-Anforderung knüpft an die elektronische Kasse an. Seit 2020 gilt für diese Systeme die Belegausgabepflicht nach § 146a Absatz 2 AO, der Gast bekommt also ohnehin einen Bon. Entscheidend ist, ob dieser Bon für eine Bewirtung taugt.

Betriebe mit offener Ladenkasse fallen nicht unter die Belegausgabepflicht. Das BMF verlangt für die Bewirtungsrechnung aber generell eine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung. Eine Quittung vom Block erfüllt das nicht, der Gast verliert damit den Abzug. Wie ein Betrieb ohne elektronische Kasse Geschäftskunden sauber abrechnet, gehört in ein Gespräch mit dem Steuerberater.

Die E-Rechnung bringt eine zweite Zeitachse. Seit Anfang 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, die vom Vorjahresumsatz abhängen:

Privatgäste betrifft das nicht. Für das Jahr 2027 zählt der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn es per Mail kommt.

Das Bewirtungsbeleg-Muster: alle Pflichtangaben Feld für Feld

Die Tabelle trennt, was die Kasse des Betriebs drucken muss, von dem, was der Gast selbst ergänzt. Die Grenze von 250 Euro bezieht sich auf den Gesamtbetrag der Rechnung.

Die Zeilen 1 bis 5 und 10 bis 13 entsprechen den Angaben nach § 6 KassenSichV. Ein Bon mit diesen Angaben ist bis 250 Euro zugleich eine ordnungsgemäße Kleinbetragsrechnung, ohne dass der Betrieb etwas extra drucken muss. Die TSE-Daten dürfen nach der seit Februar 2026 geltenden Fassung im Klartext stehen, in einem QR-Code stecken oder in einer E-Rechnung enthalten sein.

Leistungsbeschreibung: Was als Bezeichnung durchgeht

Das BMF verlangt Menge und Art der Leistung. Die Angabe „Speisen und Getränke“ mit einer Gesamtsumme reicht nicht. Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ akzeptiert das Ministerium ausdrücklich, ebenso Abkürzungen, die aus sich heraus verständlich sind. Reine Buchstaben, Zahlen oder Symbole, wie sie umsatzsteuerlich manchmal genügen, reichen für den Betriebsausgabenabzug dagegen nicht. Der Artikelname in der Kasse muss also lesbar sein: „Schnitzel Wiener Art“ statt „HG 14“.

Über 250 Euro: Kundenname aus der Kasse

Übersteigt die Rechnung 250 Euro, muss sie auch den Namen des Bewirtenden enthalten. Das Schreiben vom November 2025 sieht diese Vorgabe als erfüllt an, wenn die Rechnung den Leistungsempfänger nach § 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 1 UStG nennt. Die Fassung von 2021 ließ ausdrücklich zu, dass der Betrieb den Namen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt. Ob das nach der Neufassung noch trägt, beurteilen Fachbeiträge unterschiedlich. Auf der sicheren Seite ist der Betrieb, wenn er Firma und Anschrift über die Kundenfunktion der Kasse erfasst und mitdruckt.

Trinkgeld: eigene Zeile oder Quittung

Gibt der Gastgeber Trinkgeld, darf die maschinell erstellte Rechnung es zusätzlich ausweisen. Steht es nicht darauf, liegt der Nachweis beim Gast, etwa über eine Quittung der Servicekraft auf der Rechnung. Wer an der Kasse ein Trinkgeldfeld hat, nimmt dem Gast diese Arbeit ab. Das Trinkgeld gehört dabei in eine eigene Position und nicht in die Summe der Speisen.

Beispielrechnung: Kundenessen für vier Personen mit zwei Steuersätzen

Ein Firmenkunde lädt am Abend drei Gäste ein. So sieht der Beleg aus, den die Kasse ausgibt:

Mit 277,80 Euro liegt der Beleg über der Kleinbetragsgrenze. Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsempfänger sind deshalb Pflicht. Hätte der Tisch auf den Wein verzichtet, wären es 229,80 Euro gewesen, und der einfache Bon hätte gereicht.

Für den Gast hängt an diesem Papier Geld. Bei einem vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen zählen 70 Prozent des Nettobetrags als Betriebsausgabe:

Pauschalen: Business-Lunch und Menü mit Getränk

Viele Betriebe verkaufen Mittagstische oder Weihnachtsmenüs als Paketpreis inklusive Getränk. Seit Januar 2026 muss der Betrieb diesen Preis auf 7 und 19 Prozent aufteilen. Laut BMF-Schreiben vom 22. Dezember 2025 darf der Getränkeanteil pauschal mit 30 Prozent des Paketpreises angesetzt werden.

Als Bezeichnung auf dem Beleg genügt „Business-Lunch“, solange der Artikel so in der Kasse angelegt ist. Die Aufteilung muss im System hinterlegt sein. Von Hand auf dem Bon korrigieren gilt nicht. Bei eigenen Pauschalen mit hohem Getränkeanteil, etwa einer Weinbegleitung, klärt der Steuerberater, ob die 30 Prozent passen.

Der Gast ergänzt Anlass und Teilnehmer, der Betrieb hält sich heraus

Der Eigenbeleg ist Sache des Gastes. Er trägt Anlass und Teilnehmer ein und unterschreibt, und zwar zeitnah nach dem Essen. Viele Kassen drucken auf Wunsch ein Formular „Angaben zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung von Bewirtungsaufwendungen“ unter den Bon. Das ist ein Service, aber keine Pflicht.

Die Felder darin füllt der Betrieb nicht aus. Eine Servicekraft, die auf Zuruf „Projektbesprechung“ und fünf Namen einträgt, bestätigt Angaben, die sie nicht kennt. Kommt es in der Prüfung des Gastes zu Rückfragen, hängt der Betrieb unnötig mit drin. Den Stempel des Hauses braucht der Eigenbeleg ebenfalls nicht, die maschinelle Rechnung belegt den Ort.

Fünf Einstellungen in der Kasse, die den Beleg dauerhaft absichern

Die meisten Fehler entstehen einmal bei der Einrichtung und wiederholen sich dann bei jedem Bon. Wer die Kasse einmal durchgeht, hat das Thema erledigt:

• Stammdaten prüfen: vollständige Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. im Belegkopf, bei mehreren Betriebsstätten die Adresse des jeweiligen Standorts
• Artikel einzeln und lesbar anlegen, Sammeltasten wie „Diverses Küche“ oder offene Preistasten für den Restaurantbetrieb abschaffen
• Steuersatz je Artikel kontrollieren: Speisen 7 Prozent, Getränke 19 Prozent, Pauschalen mit hinterlegter Aufteilung
• Kundenfunktion für Rechnungen über 250 Euro aktivieren, damit Firma und Anschrift des Gastes maschinell auf den Beleg kommen
• Trinkgeldfeld einrichten und das Team schulen, Trinkgeld auf Wunsch des Gastes zu buchen statt es handschriftlich zu notieren

Für Bankette und Weihnachtsfeiern gilt dasselbe. Auch die Rechnung über 40 Gedecke muss aus dem TSE-gesicherten System kommen. Wer gerade eröffnet und die Kasse noch einrichtet, findet die übrigen Anmeldepflichten in unserem Beitrag „Was braucht man, um ein Restaurant zu eröffnen? Nachweise, Fristen und Gebühren 2026“.

Typische Fehler auf dem Bewirtungsbeleg und was sie kosten

Sammelpositionen statt Einzelartikel

„Speisen 186,00 Euro, Getränke 64,00 Euro“ ist der Klassiker. Die Summen stimmen, die Leistungsbeschreibung fehlt. Der Gast verliert den Abzug vollständig, obwohl der Betrieb alles bezahlt bekommen hat. Häufig steckt eine offene Preistaste dahinter, die im Stress am Pass schneller geht als die Suche nach dem richtigen Artikel.

Handschriftliche Belege und Rechnungen aus dem Textprogramm

Nach dem BMF erfüllen handschriftliche oder nur maschinell erstellte Belege die Nachweisvoraussetzungen nicht, die Aufwendungen sind dann komplett vom Abzug ausgeschlossen. „Nur maschinell erstellt“ trifft auch die Bankettrechnung, die im Büro als Word-Datei geschrieben wird und nie durch die Kasse gelaufen ist. Gleiches gilt für den Zwischenbon, der vor dem Abschluss ausgedruckt und dem Gast als Rechnung mitgegeben wird.

Nachgetragener Name bei Rechnungen über 250 Euro

Der Gast bittet nach dem Bezahlen, noch schnell die Firma auf den Beleg zu schreiben. Der Kugelschreiber ist die bequemste Lösung und nach der Neufassung des BMF-Schreibens die unsicherste. Sauberer ist eine Rechnungskorrektur in der Kasse, die einen neuen Beleg mit Leistungsempfänger erzeugt.

Falscher Steuersatz seit Januar 2026

Wer Speisen weiter mit 19 Prozent ausweist, schuldet die zu hoch ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG, bis die Rechnung berichtigt ist. Im Beispiel oben hätte das bei gleichem Bruttopreis von 202,00 Euro für die Speisen eine ausgewiesene Steuer von 32,25 Euro statt 13,21 Euro bedeutet. Das sind 19,04 Euro Mehrsteuer auf einer einzigen Rechnung.

Rechnung splitten, um unter 250 Euro zu bleiben

Manche Gäste fragen, ob man den Tisch nicht auf zwei Bons aufteilen könne, damit keine Firmendaten nötig sind. Die Teilung muss die tatsächlichen Bestellungen abbilden. Wer eine Rechnung künstlich zerlegt, schafft Belege, die in einer Kassennachschau neben der TSE-Aufzeichnung auffallen.

Was bei Verstößen droht: Bußgeld für den Betrieb, Abzugsverlust für den Gast

Für den Betrieb ist die Kasse der Risikopunkt. Wer ein TSE-pflichtiges System nicht oder nicht richtig verwendet, handelt nach § 379 AO ordnungswidrig, das Bußgeld kann bis zu 25.000 Euro betragen. Dafür muss weder Vorsatz noch eine tatsächliche Steuerverkürzung nachgewiesen werden. Ob eine unterlassene Belegausgabe für sich genommen ein Bußgeld auslöst, wird in der Fachliteratur unterschiedlich beurteilt. Als Hinweis auf eine mangelhafte Kassenführung wertet die Prüfung sie in jedem Fall, und daran kann eine Hinzuschätzung hängen.

Der Gast trägt das zweite Risiko. Ein Bewirtungsbeleg ohne TSE-Daten oder ohne Einzelpositionen kostet ihn den gesamten Betriebsausgabenabzug. Das merkt er oft erst Jahre später in der Betriebsprüfung, und dann fragt er beim Betrieb nach einer berichtigten Rechnung.

FAQ: digitale Bewirtungsbelege und E-Rechnung

Darf der Betrieb den Bon per E-Mail oder QR-Code ausgeben?

Ja. Die Belegausgabepflicht lässt einen elektronischen Beleg zu, wenn der Gast damit einverstanden ist. Die Angaben nach § 6 KassenSichV müssen dann vollständig im digitalen Beleg stehen oder aus einem QR-Code auslesbar sein. Für Bewirtungen bis 250 Euro ist das die einfachste digitale Lösung.

Ist eine PDF-Rechnung schon eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ohne eingebettete Daten gilt als sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 darf jeder Betrieb sie mit Zustimmung des Kunden noch verwenden, danach nur noch Betriebe unterhalb der 800.000-Euro-Grenze bis Ende 2027.

Darf der Betrieb erst den Bon geben und die E-Rechnung nachreichen?

Das BMF lässt in Randziffer 13 des Schreibens vom November 2025 zu, dass bei Bewirtungen über 250 Euro zunächst ein Kassenbeleg ausgegeben und später durch eine E-Rechnung berichtigt wird. Für den Abend am Tisch heißt das: Bon ausgeben, Firmendaten aufnehmen, E-Rechnung aus dem System nachschicken. Voraussetzung ist eine Kasse, die beide Belege demselben Vorgang zuordnet.

Wie verbindet der Gast Bon und Eigenbeleg digital?

Ein digitaler oder eingescannter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg zusammengeführt werden. Die Finanzverwaltung akzeptiert dafür eine elektronische Verknüpfung, etwa über einen eindeutigen Index, einen Barcode oder ein Dokumentenmanagementsystem. Der Betrieb hilft, wenn Rechnungsnummer und Transaktionsnummer gut lesbar auf dem Beleg stehen. Papierrechnungen, die Betriebe bis Ende 2027 noch ausstellen dürfen, kann der Gast selbst digitalisieren.

Die nächste Frist läuft am 31. Dezember 2026 ab

Am häufigsten scheitert der Bewirtungsbeleg in der Praxis an der Kasse, nicht am Gast: Sammeltasten, eine fehlende Kundenfunktion und Bankettrechnungen am Kassensystem vorbei. Alle drei lassen sich vor der Weihnachtssaison an einem ruhigen Vormittag abstellen. Danach steht die Frage an, ob der Betrieb 2026 mehr als 800.000 Euro umsetzt. Liegt er darüber, muss ab dem 1. Januar 2027 jede Bewirtungsrechnung über 250 Euro an ein inländisches Unternehmen als E-Rechnung aus dem System kommen können, spätestens als nachgereichte Berichtigung zum Bon. Das Angebot des Kassenanbieters dafür gehört noch in diesem Herbst auf den Tisch.