Was braucht man, um ein Restaurant zu eröffnen? Nachweise, Fristen und Gebühren 2026

Wer im Frühjahr 2027 die erste Schicht fahren will, hat ab Mitte Oktober 2026 noch rund 20 Wochen Zeit. Davon geht für die Behördenseite mehr drauf, als die meisten Gründer einplanen. Was braucht man, um ein Restaurant zu eröffnen? Für die Person sind das eine IHK-Unterrichtung oder eine einschlägige Ausbildung, die Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz und saubere Zuverlässigkeitsnachweise, dazu je nach Bundesland eine Gaststättenerlaubnis oder eine Anzeige. Für den Betrieb kommen Räume mit passender Baugenehmigung, eine Kasse mit TSE, die beim Finanzamt gemeldet ist, die Registrierung als Lebensmittelbetrieb und die Anmeldungen bei Finanzamt und Berufsgenossenschaft hinzu.

Dieser Beitrag geht die Nachweise einzeln durch, nennt die Gebühren mit Quelle und ordnet sie in eine Reihenfolge. Was Küche, Umbau und Erstausstattung kosten, steht in unserem Beitrag „Restaurant eröffnen 2026: Kapitalbedarf, Genehmigungen und die Fehler, die Gründer Geld kosten“. Hier geht es um die Papiere und darum, warum sie selten am Geld scheitern und oft an der Zeit.

Ob Erlaubnis oder Anzeige gilt, entscheidet das Bundesland

In den Ländern ohne eigenes Gesetz gilt das Gaststättengesetz des Bundes. Dort ist eine Gaststättenerlaubnis nur nötig, wenn Alkohol ausgeschenkt wird. Wer ausschließlich alkoholfreie Getränke und Speisen anbietet, braucht laut IHK Köln keine Erlaubnis, die Gewerbeanmeldung reicht. Für ein Restaurant mit Wein- und Bierkarte ist das ohne praktische Bedeutung. Wer Alkohol ausschenkt, durchläuft dort das Erlaubnisverfahren.

Baden-Württemberg hat zum 1. Januar 2026 umgestellt. Das neue Landesgaststättengesetz streicht die Konzession, stattdessen zeigen Betreiber ihr Vorhaben mindestens sechs Wochen vor Betriebsbeginn bei der Gemeinde an. Die Anzeige steckt im Formular der Gewerbeanmeldung unter Feld 18. Die Gemeinde leitet sie an Gaststättenbehörde, untere Baurechtsbehörde und Polizeivollzugsdienst weiter. Eine präventive Zuverlässigkeitsprüfung ist dort nicht mehr vorgesehen. Bestehende Betriebe mit gültiger Erlaubnis genießen Bestandsschutz.

Andere Länder mit eigenem Gaststättengesetz arbeiten ebenfalls mit Anzeigeverfahren, die Einzelheiten unterscheiden sich aber bei Fristen, Unterlagen und der Frage, ob die Behörde vorab prüft. Eine verbindliche Auskunft gibt das Gewerbe- oder Ordnungsamt der Gemeinde, in der das Restaurant liegt. Der Wohnort des Gründers ist dafür nicht maßgeblich.

Rechtsform verändert den Aufwand

Betreiben zwei Partner das Restaurant als GbR, braucht jeder Gesellschafter eine eigene Erlaubnis, wie etwa die Stadt Detmold in ihrem Serviceportal festhält. Damit fallen die persönlichen Nachweise doppelt an. Bei einer GmbH erhält die Gesellschaft die Erlaubnis. Vorlegen muss sie Führungszeugnis, Registerauszug und Unterrichtungsnachweis des Geschäftsführers, dazu für die Gesellschaft selbst einen Gewerbezentralregisterauszug, die Unbedenklichkeitsbescheinigung und den Handelsregisterauszug.

Bei der Übernahme eines laufenden Betriebs gibt es in den Erlaubnisländern die vorläufige Erlaubnis. Mit ihr darf der Nachfolger weiterarbeiten, bis die endgültige Erlaubnis vorliegt. Detmold berechnet dafür 110 Euro, die reguläre Erlaubnis kostet dort bei normalem Aufwand 500 Euro. Speyer nennt für die Gaststättenerlaubnis im Regelfall 420 Euro. Die Gebühr hängt von Kommune und Prüfaufwand ab, eine bundesweit einheitliche Zahl gibt es nicht.

Die IHK-Unterrichtung bleibt Pflicht, auch ohne Konzession

Die Gaststättenunterrichtung ist ein Kurs bei der Industrie- und Handelskammer über lebensmittelrechtliche Grundlagen. Am Ende steht eine Bescheinigung, die der Gewerbebehörde vorgelegt wird. In den Erlaubnisländern ist sie Voraussetzung für die Konzession. In Baden-Württemberg ist sie seit dem 1. Januar 2026 für alle Betreiber einer stehenden Gaststätte verpflichtend, laut IHK Bodensee-Oberschwaben unabhängig davon, ob Alkohol ausgeschenkt wird. Durch die Reform ist der Kreis der Pflichtigen dort also gewachsen.

Der Kurs dauert bei der IHK Bodensee-Oberschwaben vier Stunden. Die Gebühren unterscheiden sich je nach Kammer:

• IHK Bonn/Rhein-Sieg mit Terminen in Aachen und Düsseldorf: 72 Euro
• IHK Berlin: 100 Euro in deutscher Sprache, 330 Euro mit Dolmetscher
• IHK Pfalz: 100 Euro, im Paket mit Hygieneschulung 175 Euro
• IHK Trier: im Paket mit Hygieneschulung insgesamt 115 Euro

Befreit ist, wer eine einschlägige Ausbildung nachweisen kann, etwa als Koch oder Restaurantfachkraft. Langjährige Arbeit in der Gastronomie ohne Abschluss befreit laut IHK Berlin nicht. Dort kostet die Freistellungsbescheinigung 50 Euro.

Die Hygieneschulung ist ein eigener Nachweis

Von der Unterrichtung zu trennen ist die Schulung nach § 4 Lebensmittelhygiene-Verordnung. Sie betrifft laut IHK Trier alle Personen ohne einschlägige Berufsausbildung, die leicht verderbliche Lebensmittel herstellen, behandeln oder in Verkehr bringen. Für einen Quereinsteiger, der selbst am Pass steht, sind also zwei Kurse fällig. Viele Kammern bieten beide an einem Tag an.

Belehrung nach § 43 IfSG für Inhaber und jede Kraft mit Lebensmittelkontakt

Das frühere Gesundheitszeugnis heißt heute Belehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz. Es gilt für alle, die gewerbsmäßig mit Lebensmitteln umgehen, und für alle, die in Küchen von Gaststätten tätig sind. Der Ortenaukreis zählt ausdrücklich den Kontakt über Geschirr oder Besteck dazu. Damit fällt in der Regel auch der Service darunter, ebenso der Spüler.

Zwei Fristen sind entscheidend. Bei der ersten Arbeitsaufnahme darf die Bescheinigung nicht älter als drei Monate sein. Danach ist alle zwei Jahre eine Folgebelehrung Pflicht, die laut Gesundheitsamt Nürnberg der Arbeitgeber selbst durchführen kann. Ein altes Gesundheitszeugnis nach dem Bundesseuchengesetz bleibt laut Landkreis Heilbronn gültig.

Die Gebühr liegt beim Gesundheitsamt im niedrigen zweistelligen Bereich: 26 Euro in der Region Hannover, 28 Euro in Nürnberg, 30 Euro in Präsenz oder 20 Euro online im Oberbergischen Kreis. Viele Ämter bieten 2026 die Online-Belehrung an.

Vier Zuverlässigkeitsnachweise, die Wochen brauchen

In den Erlaubnisländern prüft die Behörde, ob der Gründer zuverlässig ist. Die Merkblätter der Kommunen verlangen dafür fast einheitlich:

• Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde (Belegart O)
• Auskunft aus dem Gewerbezentralregister
• steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
• in vielen Kommunen eine Unbedenklichkeitsbescheinigung der Stadtkasse für die Gewerbesteuer

Führungszeugnis und Registerauszug kosten je 13 Euro. Nürnberg weist darauf hin, dass beide online „zur Vorlage bei einer Behörde“ beantragt werden können, das Bundesamt für Justiz schickt sie dann direkt an das Ordnungsamt. Wer in den letzten zwei Jahren im Ausland gewohnt hat, braucht ein Europäisches Führungszeugnis oder einen übersetzten Strafregisterauszug. Gründer ohne EU-Staatsangehörigkeit benötigen einen Aufenthaltstitel, der die selbstständige Tätigkeit erlaubt.

Für die Erlaubnis fragen die Ämter außerdem Unterlagen zum Objekt ab: Pacht- oder Mietvertrag, Lageplan und Grundrisse mit Flächenangaben, bei neuen Gaststättenobjekten oder Nutzungsänderungen die Baugenehmigung.

Was die Nachweise kosten: Tabelle nach Posten

Die folgende Übersicht nennt die belegten Gebühren für eine Person. Abweichungen nach Kommune und Kammer sind die Regel.

Die Gebühren für Gewerbeanmeldung und Unbedenklichkeitsbescheinigungen legt die jeweilige Behörde fest, sie stehen in der örtlichen Gebührenordnung.

Rechenbeispiel: GbR mit zwei Inhabern gegen GmbH in Nordrhein-Westfalen

Zwei Gründer übernehmen ein Lokal mit 60 Plätzen in einer Gemeinde mit Gebühren wie in Detmold. Beide stehen im Betrieb, einer in der Küche, einer im Service. Keiner hat eine gastronomische Ausbildung.

Ob die Gemeinde bei der GbR tatsächlich zweimal die volle Gebühr ansetzt, sollte vorab beim Ordnungsamt erfragt werden. Die GmbH spart hier Gebühren, kostet aber bei Gründung, Buchführung und Jahresabschluss deutlich mehr. Die Rechtsform wegen ein paar hundert Euro Erlaubnisgebühr zu wählen, wäre falsch gerechnet. Diese Entscheidung gehört zum Steuerberater, idealerweise bevor der Pachtvertrag unterschrieben ist, weil die Erlaubnis auf die Person oder Gesellschaft ausgestellt wird.

Die eigentlich teure Zahl steht nicht in der Tabelle. Bei einer angenommenen Warmmiete von 4.800 Euro im Monat kosten sechs Wochen Verzögerung rund 6.600 Euro Miete ohne einen einzigen Bon. Alle Nachweise zusammen erreichen nicht einmal ein Fünftel davon. Daraus folgt die wichtigste Regel dieses Beitrags: Die Reihenfolge entscheidet über das Geld, die Gebühren kaum.

Räume: Nutzung vor dem Mietvertrag klären

Ein Ladenlokal, in dem bisher ein Modegeschäft war, ist baurechtlich keine Gaststätte. Für die Umnutzung braucht es eine Genehmigung der Baubehörde, und mit ihr kommen Fragen zu Stellplätzen, Lüftung, Toiletten, Brandschutz und Fettabscheider. Auch wo vorher ein Restaurant war, lohnt der Blick in die Bauakte: Hat der Vorgänger eine Bar ohne Küche betrieben oder die Außenfläche nie genehmigen lassen, gilt das für den Nachfolger genauso.

Das Bauamt beantwortet eine formlose Anfrage meist schneller als einen förmlichen Antrag. Verbindlich ist erst ein Bescheid. Manche Gründer knüpfen den Beginn der Mietzahlung vertraglich an die Genehmigung. Eine solche Klausel sollte eine Fachanwältin für Mietrecht formulieren, weil Vermieter von Gewerbeflächen sie ungern akzeptieren und die Formulierung über den Ernstfall entscheidet.

Kasse, Steuer und Berufsgenossenschaft: die Pflichten rund um den Eröffnungstag

Die Kasse muss binnen eines Monats beim Finanzamt gemeldet sein

Jedes elektronische Kassensystem braucht seit 2020 eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die jede Buchung manipulationssicher protokolliert. Neu ist seit 2025 die Meldepflicht nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung. Laut BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 sind Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme. Gemeldet wird je Betriebsstätte über Mein ELSTER oder eine Software mit ERiC-Schnittstelle, Papierformulare gibt es nicht. Ändert sich etwas, etwa durch ein zusätzliches Tablet am Tresen, werden alle Systeme der Betriebsstätte erneut übermittelt.

Die Frist beginnt mit dem Kaufdatum, nicht mit der Eröffnung. Wer die Kasse im Januar kauft und im März eröffnet, muss sie also noch vor der Eröffnung melden.

Steuersätze vom ersten Tag an richtig hinterlegen

Seit dem 1. Januar 2026 gilt auf Speisen in der Gastronomie dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent, egal ob vor Ort verzehrt, abgeholt oder geliefert. Getränke bleiben bei 19 Prozent. Für einen Neubetrieb heißt das: Jeder Artikel in der Kasse braucht den richtigen Steuersatz, bevor der erste Bon gedruckt wird. Bei Menüs mit Getränk oder Pauschalangeboten wie einem Brunch inklusive Kaffee ist der Preis aufzuteilen. Wie der Betrieb das aufteilt, sollte er vor der Eröffnung mit dem Steuerberater festlegen.

Weitere Anmeldungen nach der Gewerbeanmeldung

• Finanzamt: Nach der Gewerbeanmeldung folgt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER, mit dem Finanzamt Steuernummer und Vorauszahlungen festlegt
• Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe: Die gesetzliche Unfallversicherung ist Pflicht, der Betrieb ist nach § 192 SGB VII binnen einer Woche nach Eröffnung anzuzeigen
• Lebensmittelüberwachung: Als Lebensmittelunternehmer registriert sich der Betrieb nach Artikel 6 der EU-Verordnung 852/2004 bei der zuständigen Behörde und richtet ein Eigenkontrollsystem nach HACCP-Grundsätzen ein
• Personal: Anmeldung bei der Krankenkasse vor Arbeitsbeginn, Mindestlohn 13,90 Euro je Stunde im Jahr 2026 und 14,60 Euro ab Januar 2027

Was die Arbeitsstunde ab Januar 2027 mit allen Nebenkosten kostet, rechnet unser Beitrag „Gastronomie-Personal 2027: Was die Arbeitsstunde ab Januar kostet“ durch.

Ablauf: vom Eröffnungstag rückwärts geplant

Die folgende Reihenfolge geht von einem Eröffnungstermin im März 2027 aus. Die Wochenangaben sind Planungswerte, keine behördlichen Fristen, außer dort, wo eine Frist genannt ist.

1. 20 bis 16 Wochen vorher: Objekt besichtigen, Bauakte einsehen, beim Bauamt die Nutzung klären. Erst danach den Mietvertrag unterschreiben 2. 16 Wochen vorher: Unterrichtung und gegebenenfalls Hygieneschulung buchen, Führungszeugnis und Registerauszug online beantragen, Rechtsform mit dem Steuerberater festlegen 3. 12 Wochen vorher: Unbedenklichkeitsbescheinigungen bei Finanzamt und Stadtkasse anfordern, Grundrisse und Lageplan vorbereiten 4. 10 bis 8 Wochen vorher: Gewerbe anmelden und Erlaubnis beantragen. In Baden-Württemberg muss die Anzeige spätestens sechs Wochen vor Betriebsbeginn bei der Gemeinde sein 5. 6 bis 4 Wochen vorher: Kasse mit TSE kaufen und Steuersätze anlegen, Kasse binnen eines Monats melden, Lebensmittelbetrieb registrieren, HACCP-Dokumentation aufsetzen 6. 4 bis 2 Wochen vorher: Personal einstellen, Belehrungen prüfen, neue Kräfte ohne Bescheinigung zum Gesundheitsamt schicken, damit die drei Monate beim Start nicht überschritten sind 7. Eröffnung: Berufsgenossenschaft binnen einer Woche informieren, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben, falls noch nicht erledigt

Die Belehrungen der Mitarbeiter nicht zu früh einholen lassen. Eine Bescheinigung vom November ist bei Arbeitsbeginn im März älter als drei Monate.

Drei Fehler, die Gründer bei den Nachweisen Geld kosten

Mietvertrag vor der Bauklärung

Der Klassiker. Das Objekt passt, der Vermieter drängt, der Vertrag ist unterschrieben, und erst dann stellt sich heraus, dass für die Gaststättennutzung eine Genehmigung samt Lüftungsgutachten fehlt. Jeder Monat Verfahren kostet die volle Miete. Im Beispiel oben sind das 4.800 Euro je Monat, ohne Umbaukosten für Auflagen.

Unterrichtung und Unterlagen zu spät angestoßen

In den Erlaubnisländern fehlt ohne Unterrichtungsnachweis die Grundlage für die Erlaubnis, in Baden-Württemberg die für eine vollständige Anzeige. Ausgebuchte Termine verschieben alles um Wochen. Bei Kursgebühren unter 100 Euro steht hier wieder die Miete als eigentlicher Kostenblock dahinter. Wer sein Lokal ohne Erlaubnis öffnet und Alkohol ausschenkt, riskiert die Schließung durch das Ordnungsamt am ersten Wochenende.

Kasse falsch eingerichtet oder nicht gemeldet

Fehlt die TSE oder arbeitet sie nicht ordnungsgemäß, sieht § 379 Abgabenordnung Bußgelder bis 25.000 Euro vor. Hinzu kommt das Risiko einer Hinzuschätzung bei der nächsten Kassennachschau, wenn die Aufzeichnungen nicht nachvollziehbar sind. Weniger dramatisch, aber häufig ist der falsche Steuersatz in der Artikelliste:

Umgekehrt verschenkt ein Betrieb Geld, wenn er Speisen aus Gewohnheit noch mit 19 Prozent bucht. Ein Blick in den ersten Z-Bericht mit getrennten Steuersätzen nach dem Eröffnungswochenende deckt beides auf.

Wer im Frühjahr 2027 eröffnen will, kann diese Woche zwei Dinge erledigen: beim Bauamt die Nutzung des Wunschobjekts erfragen und bei der IHK den nächsten freien Termin für die Unterrichtung buchen. Beides kostet zusammen unter 100 Euro. Der Kalender danach rechnet sich von allein, und für die Preisgestaltung der ersten Karte liefert unser Beitrag „Gastronomie-Kalkulation in Excel kostenlos“ die passende Vorlage.