Gastronomie-Kalkulation in Excel kostenlos: So baut der Betrieb seine Vorlage 2026 selbst

Eine kostenlose Gastronomie-Kalkulation in Excel braucht vier Tabellenblätter: Parameter, Einkaufspreise, Rezepturen und Nachkalkulation. Damit sehen Sie für jedes Gericht Wareneinsatz, Deckungsbeitrag und Kartenpreis. Als Orientierung gilt die Aussage des DEHOGA-Bundesverbands vom September 2025: In vielen klassischen Restaurants liegt der Wareneinsatz bei über 30 Prozent und die Personalkosten liegen bei über 40 Prozent des Umsatzes.

Haben Sie Ihre Datei zuletzt 2025 angefasst, rechnet sie wahrscheinlich mit dem falschen Steuersatz. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent. Rechtsgrundlage ist der neue § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG aus dem Steueränderungsgesetz 2025. Die Regel ist unbefristet und gilt nur für Speisen. Getränke bleiben bei 19 Prozent, und das gilt vor Ort, zum Mitnehmen und bei Lieferung gleichermaßen. Ende September geht es ans Weihnachtsgeschäft. Martinsgans, Firmenfeiern und Menüpauschalen werden jetzt kalkuliert. Deshalb gehört die Excel-Datei jetzt auf den Tisch.

Eine kostenlose Gastronomie-Kalkulation in Excel braucht vier Tabellenblätter

Viele Vorlagen aus dem Netz packen alles auf ein Blatt: Zutaten, Preise, Steuersatz und Verkaufspreis. Das funktioniert für fünf Gerichte. Bei vierzig Gerichten stehen dann derselbe Butterpreis an vierzig Stellen und derselbe Steuersatz in vierzig Formeln. Ändert der Großhändler den Preis, bleibt die Hälfte davon alt.

Tragfähig ist eine Trennung, bei der jede Information genau einmal gepflegt wird:

Das Getränkeangebot kann auf einem eigenen Blatt stehen oder als Warengruppe im Rezepturblatt laufen. Entscheidend ist das Feld Warengruppe, weil daran der Steuersatz hängt.

Die Formeln der Excel-Kalkulation passen in eine Zeile je Zutat

Im Rezepturblatt braucht jede Zutat sechs Spalten. Die Nettomenge ist das, was auf dem Teller liegt. Die Ausbeute beschreibt, wie viel Prozent der eingekauften Rohware nach Putzen, Schälen oder Garen übrig bleiben. Wer mit der Tellermenge rechnet und die Ausbeute weglässt, kalkuliert jedes Gemüse zu billig.

• Spalte A: Zutat (Auswahlliste aus dem Blatt Einkauf)
• Spalte B: Nettomenge in kg oder Liter
• Spalte C: Ausbeute in Prozent, etwa 80 %
• Spalte D: Rohmenge =B5/C5
• Spalte E: Preis je Einheit =SVERWEIS(A5;Einkauf!$A:$F;6;FALSCH)
• Spalte F: Kosten =D5*E5

Die Summe der Spalte F ergibt den Wareneinsatz je Portion. Darunter folgen vier Zeilen, die den Rest erledigen:

• Netto-Verkaufspreis Soll =Wareneinsatz/Ziel_WEQ
• Steuersatz =WENN(Warengruppe="Getränk";USt_Getraenke;USt_Speisen)
• Brutto-Kartenpreis Soll =Netto_Soll*(1+Steuersatz)
• Ist-Quote bei gewähltem Kartenpreis =Wareneinsatz/(Kartenpreis/(1+Steuersatz))

SVERWEIS läuft in jeder Excel-Version und in den gängigen kostenlosen Tabellenprogrammen. In neueren Excel-Versionen können Sie XVERWEIS nutzen, dann ist die Spaltennummer egal, wenn im Einkaufsblatt eine Spalte dazukommt. Das Einkaufsblatt rechnet den Preis je Einheit selbst: Gebindepreis netto geteilt durch Inhalt. Ein 2,5-kg-Beutel für 11,25 Euro ergibt 4,50 Euro je kg.

Für das Datum der letzten Preisänderung lohnt sich eine bedingte Formatierung mit der Regel =HEUTE()-G2>90. Alle Artikel, deren Preis seit mehr als drei Monaten niemand geprüft hat, färben sich dann rot.

Rechenbeispiel Gänsekeule: 8,53 Euro Wareneinsatz, 28,50 Euro auf der Karte

Die folgenden Einkaufspreise sind Beispielwerte, keine Marktpreise. Setzen Sie Ihre eigenen Rechnungen ein. Kalkuliert wird eine Gänsekeule mit Rotkohl, zwei Klößen und Soße für die Novemberkarte, Ziel-Wareneinsatzquote 32 Prozent.

Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der je verkaufter Portion für Personal, Pacht, Energie und Gewinn übrig bleibt. Er gehört als eigene Zeile in jeden Rezepturblock, weil die Quote allein täuscht. Ein Gericht mit 36 Prozent Wareneinsatz und 22 Euro Deckungsbeitrag bringt mehr als eines mit 28 Prozent und 11 Euro.

Der alte Steuersatz verschiebt die Quote um 3,6 Punkte

Nehmen wir an, die Datei stammt aus 2025 und teilt jeden Kartenpreis durch 1,19. Bei 28,50 Euro brutto zeigt sie einen Nettopreis von 23,95 Euro, eine Quote von 35,6 Prozent und einen Deckungsbeitrag von 15,42 Euro. Das Gericht sieht um 2,69 Euro je Portion schlechter aus, als es ist. In der Folge hebt der Betrieb den Preis an, obwohl die Kalkulation stimmt. Beim realen Umsatzrückgang von 2026 ist das ein Fehler, der Gäste kostet. Laut Statistischem Bundesamt setzte die Gastronomie im Juli 2026 real 4,7 Prozent weniger um als im Juli 2025, nominal waren es 3,1 Prozent mehr. Die Gäste zahlen also höhere Preise und kommen seltener.

Im umgekehrten Fall setzt die alte Datei den Kartenpreis mit 19 Prozent an: 26,66 × 1,19 = 31,73 Euro. Das Gericht landet dann gut drei Euro zu teuer auf der Karte.

Getränke rechnet die Datei mit 19 Prozent und mit Schwund

Bei Getränken ist die Ausbeute der Schwund, also Tropfverlust, Probeschlucke, Bruch und Übermaß beim Einschenken. Ohne diese Spalte ist jede Getränkekalkulation zu optimistisch. Beispiel Hauswein, Einkaufspreis 5,80 Euro netto je 0,75-Liter-Flasche, Ausschank 0,2 Liter, angenommener Schwund 5 Prozent:

Im Kopf lässt sich die Steuer schnell überschlagen: In 100 Euro brutto für Speisen stecken 6,54 Euro Umsatzsteuer, in 100 Euro brutto für Getränke 15,97 Euro. Achten Sie außerdem auf Sonderfälle bei Milchmischgetränken. Das Blatt braucht für solche Artikel eine eigene Warengruppe, deren Einordnung Sie mit Ihrem Steuerberater klären.

Weihnachtsmenüs mit Getränkepauschale teilt die Datei nach der 30-Prozent-Regel auf

Firmenfeiern werden oft zum Pauschalpreis inklusive Getränken verkauft. Ein solcher Einheitspreis muss grundsätzlich in den Anteil für Speisen und den Anteil für Getränke aufgeteilt werden. Das BMF-Schreiben vom 22. Dezember 2025 enthält dafür eine Vereinfachung: Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn der Getränkeanteil mit 30 Prozent des Pauschalpreises angesetzt wird. Im Blatt Parameter steht dafür eine Zelle mit 30 %, im Angebotsblatt teilt eine Formel jeden Pauschalpreis auf.

Der letzte Posten ist kein theoretischer. Weist die Rechnung an den Firmenkunden 19 Prozent auf den gesamten Betrag aus, schuldet der Betrieb diese Steuer auch. Eine genauere Aufteilung nach dem tatsächlichen Getränkeanteil ist erlaubt, sie muss dann aber belegt werden können.

DEHOGA-Werte zeigen, wo die Quote eines klassischen Restaurants liegt

Belastbare, öffentlich zugängliche Branchenwerte je Betriebstyp gibt es wenige. Was der DEHOGA-Bundesverband auf seiner Pressekonferenz im September 2025 veröffentlicht hat, reicht als Rahmen für die Zielwerte im Parameterblatt:

Für die Datei ist vor allem der Abstand zwischen den Getränkegruppen wichtig. Alkoholfreie Getränke haben sich fast doppelt so stark verteuert wie alkoholische. Hat Ihre Vorlage einen einheitlichen Aufschlagsfaktor für die ganze Getränkekarte, verlieren Softdrinks, Säfte und Schorlen still Marge. Legen Sie deshalb im Parameterblatt je Getränkegruppe eine eigene Zielquote an.

Einen zweiten Maßstab liefert das Bundesfinanzministerium. Die Richtsatzsammlung für das Kalenderjahr 2024, bekannt gegeben mit BMF-Schreiben vom 8. Dezember 2025, weist Rohgewinnsätze und Rohgewinnaufschlagsätze je Gewerbeklasse aus, darunter Gaststätten und Hotels. Die Finanzverwaltung nutzt diese Richtsätze als Anhaltspunkt, um Umsätze und Gewinne zu verproben und, wenn geeignete Unterlagen fehlen, zu schätzen (§ 162 Abgabenordnung). Bei formell ordnungsgemäßer Buchführung darf eine Schätzung nach ständiger Rechtsprechung in der Regel nicht allein auf eine Abweichung von der Richtsatzsammlung gestützt werden. Das PDF steht auf der Seite des Bundesfinanzministeriums zum Download bereit. Vergleichen Sie Ihre Jahresquote einmal mit der passenden Gewerbeklasse, bevor es ein Betriebsprüfer tut.

Die Nachkalkulation deckt auf, was die Rezeptur verschweigt

Die Rezeptur zeigt den Soll-Wareneinsatz. Die Inventur zeigt, was tatsächlich verbraucht wurde. Zusammen ergeben beide die ehrlichste Zahl im Betrieb. Das vierte Tabellenblatt holt dafür den Artikelbericht aus der Kasse, meist als CSV-Export, und multipliziert jede verkaufte Menge per SVERWEIS mit dem Wareneinsatz je Portion aus dem Rezepturblatt.

Woher die 1.440 Euro kommen, sagt die Datei nicht. Die üblichen Ursachen sind Portionen, die am Pass größer ausfallen als in der Rezeptur, Verderb, nicht erfasste Personalverpflegung und Einkaufspreise, die im Blatt Einkauf noch auf dem Stand vom Frühjahr stehen. Personalessen gehört in eine eigene Zeile, damit es die Verkaufsquote nicht verzerrt.

Unangenehm wird es beim Aufwand. Die Nachkalkulation funktioniert nur mit einer Monatsinventur, sonst vergleichen Sie Einkauf mit Verkauf und lesen Lagerschwankungen als Schwund. Das kostet jeden Monat einen Abend für zwei Personen. Ohne diesen Abend ist die Excel-Kalkulation eine Preisliste mit Formeln und kein Steuerungswerkzeug.

Fünf Stellschrauben, sortiert nach ihrer Wirkung auf den Wareneinsatz

1. Einkaufsblatt aktuell halten. Die Preisänderung bei einem Hauptprodukt wie Fleisch oder Fisch schlägt auf jedes Gericht durch, in dem es vorkommt. Tragen Sie jede abweichende Lieferantenrechnung am Tag des Wareneingangs ein. 2. Portionsgrößen am Pass prüfen. Die Gänsekeule mit 450 statt 400 Gramm kostet im Beispiel 0,75 Euro mehr und hebt die Quote von 32,0 auf 34,8 Prozent. Eine Waage am Pass und ein Foto des Soll-Tellers wirken schneller als jede Preiserhöhung. 3. Top-Seller nach Deckungsbeitrag sortieren. Multiplizieren Sie im Nachkalkulationsblatt Deckungsbeitrag und Verkaufsmenge. Die zehn Gerichte mit dem höchsten Produkt verdienen das Geld. Gerichte mit hoher Quote und kleiner Menge sind Kandidaten für die Streichliste. 4. Ausbeute realistisch ansetzen. Wiegen Sie Rohware und Tellerware für die fünf wichtigsten Komponenten einmal nach. Eine geschätzte Ausbeute von 90 statt tatsächlich 75 Prozent verfälscht jede Folgezeile. 5. Preisschwellen bewusst setzen. Die Rundung von 28,53 auf 28,50 Euro kostet drei Cent. Die Rundung auf 27,90 Euro kostet bei 400 Portionen im November 252 Euro brutto. Wenn Sie runden, dann mit dem Ist-Quote-Feld vor Augen.

Kostenlose Vorlagen aus dem Netz vor dem ersten Einsatz prüfen

Vorlagenportale, Softwareanbieter und Beratungen bieten fertige Excel-Dateien kostenlos an. Häufig dienen sie als Einstieg in ein kostenpflichtiges Produkt. Das ist legitim, die Datei sollte aber ohne dieses Produkt vollständig funktionieren. Prüfen Sie vor dem Einsatz:

• Rechnet die Vorlage Speisen mit 7 und Getränke mit 19 Prozent, und steht der Satz in einer einzigen Zelle?
• Sind alle Einkaufspreise netto hinterlegt, und ist klar erkennbar, ob die Formel netto oder brutto erwartet?
• Gibt es eine Spalte für Ausbeute oder Schwund?
• Lassen sich Formeln nachvollziehen, oder sind Blätter mit Passwort gesperrt?
• Enthält die Datei Makros? Dateien mit der Endung.xlsm aus unbekannter Quelle öffnen Sie besser nicht mit aktivierten Makros. Microsoft Office sperrt Makros aus Internetdateien ohnehin standardmäßig.

Fällt eine Vorlage bei zwei dieser Punkte durch, ist der Nachbau nach der Struktur oben meist schneller als die Reparatur. Die Kalkulationslogik vom Wareneinsatz bis zum Kartenpreis beschreibt der Beitrag „Kalkulation in der Gastronomie 2026: Vom Wareneinsatz zum Kartenpreis“ auf gastrokunde.de. Dieser Artikel hier kümmert sich um die Datei.

Excel stößt bei Allergenen und mehreren Bearbeitern an Grenzen

Excel kalkuliert zuverlässig, solange eine Person die Datei pflegt. Schwierig wird es, wenn Küchenchef, Souschef und Inhaberin gleichzeitig Rezepturen ändern und drei Versionen der Datei im Umlauf sind. Speichern Sie die Datei deshalb an einem Ort, und schreiben Sie in das Parameterblatt, wer zuletzt was geändert hat.

Die zweite Grenze ist die Allergenkennzeichnung. Die Lebensmittelinformationsverordnung verlangt Angaben zu 14 Hauptallergenen. Excel kann eine Allergenmatrix je Zutat führen und per Formel auf das Gericht übertragen. Mit jedem Lieferantenwechsel bei Brühe, Soßenbinder oder Brot muss diese Matrix aber händisch mitgezogen werden, und hier passieren die Fehler, die bei einer Kontrolle auffallen.

Zum Vergleich: Kalkulationsprogramme wie die Gastro Calc Software aus dem DEHOGA-Shop oder die Rezepturmodule von Warenwirtschafts- und Kassensystemen verbinden Einkauf, Rezeptur und Abverkauf automatisch. Sie kosten Geld und Einarbeitung. Bei einer Karte mit 25 Gerichten und einem Lieferanten rechnet sich das selten, bei wechselnder Tageskarte und mehreren Standorten eher. Wie Kapitalbedarf und laufende Kosten eines neuen Betriebs zusammenhängen, steht im Beitrag „Restaurant eröffnen 2026: Kapitalbedarf, Genehmigungen und die Fehler, die Gründer Geld kosten“.

Vor dem Druck der Weihnachtskarte und vor dem 1. Januar 2027 ist die Datei fällig

Der häufigste Fehler in Excel-Kalkulationen 2026 ist ein Einkaufsblatt, das niemand gepflegt hat. Dagegen hilft eine einfache Reihenfolge. Aktualisieren Sie in der ersten Oktoberwoche alle Preise im Blatt Einkauf, bei denen die rote Markierung für mehr als 90 Tage steht. Lassen Sie danach die Gerichte der Herbst- und Weihnachtskarte neu rechnen und legen Sie das Angebotsblatt für Menüpauschalen mit der 30-Prozent-Aufteilung an, bevor die ersten Firmenanfragen kommen.

Die nächste feste Änderung betrifft das Personal: Der gesetzliche Mindestlohn steigt zum 1. Januar 2027 von 13,90 Euro auf 14,60 Euro je Stunde. Rechnen Sie in Ihrer Datei mit einem Zuschlag für Personalkosten je Gericht oder mit einer Vollkostenzeile, dann muss dieser Wert vor Silvester angepasst sein. Was die Arbeitsstunde ab Januar einschließlich Nebenkosten kostet, rechnet der Beitrag „Gastronomie-Personal 2027: Was die Arbeitsstunde ab Januar kostet“ durch.