Gastronomie-Kalkulation: Welche Faustregel 2026 noch trägt und wo sie Geld kostet

Die bekannteste Faustregel der Gastronomie-Kalkulation lautet: Wareneinsatz netto mal 3 bis 4 ergibt bei Speisen den Nettoverkaufspreis. Für Getränke rechnen viele Betriebe mit Faktor 4 bis 5. Als Zielwert entspricht das einer Wareneinsatzquote von 25 bis 33 Prozent bei Speisen. Diese Spanne trägt 2026 aber nur, solange Personal- und Fixkosten ebenfalls bei ihren alten Richtwerten bleiben, und in vielen Häusern ist das nicht mehr so. Der DEHOGA Bundesverband bezifferte im September 2025 die Personalkosten vieler klassischer Restaurants auf über 40 Prozent des Umsatzes, den Wareneinsatz auf über 30 Prozent.

Im Oktober geht es dabei vor allem um den Termin. Wer zum 1. Januar 2027 neue Karten auslegt, muss in diesen Wochen rechnen, denn dann steigt der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 auf 14,60 Euro. Laut Bundesarbeitsministerium ist das ein Plus von 5,04 Prozent. Gleichzeitig laufen Weihnachtsmenüs und Firmenbuffets an, für die eine eigene steuerliche Vereinfachung gilt. Dieser Beitrag prüft die gängigen Faustregeln an den Zahlen von 2026. Die vollständige Zuschlagskalkulation vom Rezept bis zum Kartenpreis steht im Beitrag „Kalkulation in der Gastronomie 2026: Vom Wareneinsatz zum Kartenpreis“.

Die Faustregel der Gastronomie-Kalkulation als Formel

Der Kalkulationsfaktor ist der Multiplikator, der aus dem Wareneinsatz eines Gerichts den Nettopreis macht. Die Wareneinsatzquote ist sein Kehrwert. Wer das eine kennt, kennt also auch das andere:

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent. Dabei ist es egal, ob der Gast am Tisch isst, das Essen mitnimmt oder liefern lässt. Rechtsgrundlage ist § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, eingeführt mit dem Steueränderungsgesetz 2025. Die Regel ist unbefristet. Getränke bleiben bei 19 Prozent. Begünstigt sind nur Milch und Milchmischgetränke mit mindestens 75 Prozent Milchanteil, wenn sie außer Haus verkauft werden.

So wirken die Faktoren bei einem Gericht mit 5,00 Euro Wareneinsatz netto:

Der häufigste Rechenfehler passiert beim Rückwärtsrechnen. Nehmen wir ein Getränk mit 1,00 Euro Einkauf netto und 4,76 Euro Kartenpreis. Wer die Quote vom Bruttopreis ermittelt, kommt auf 21 Prozent und glaubt, er habe Luft. Tatsächlich liegt die Quote bei 25 Prozent, weil 0,76 Euro ans Finanzamt gehen. Faktor und Quote rechnet man immer zwischen zwei Nettowerten.

Im gleichen Kartenpreis steckt seit Januar 2026 ein höherer Faktor

Die Steuersenkung hat die Faustregel unbemerkt verschoben. Das zeigt ein Schnitzel, das 2025 und 2026 gleich viel kostet, nämlich 19,90 Euro:

So haben es die meisten Betriebe gemacht. Der DEHOGA befragte rund 2.000 Unternehmer, die Ergebnisse erschienen im September 2026. Danach haben 73,4 Prozent ihre Preise trotz gestiegener Kosten stabil gehalten. 72,2 Prozent haben mit der Entlastung höhere Personal- und Lohnkosten aufgefangen. Eine Auswertung, die die Gewerkschaft NGG vorgelegt hat, kam auf 91 Prozent unveränderte Gerichtspreise und einen durchschnittlichen Preisanstieg von 0,5 Prozent.

Der höhere Faktor ist also schon ausgegeben. Laut DEHOGA lagen die Arbeitskosten im Gastgewerbe im zweiten Quartal 2026 mehr als 53 Prozent über dem Niveau des ersten Quartals 2022. Steigt außerdem der Wareneinsatz des Schnitzels um zehn Prozent auf 5,30 Euro, fällt der Faktor bei gleichem Kartenpreis auf 3,51. Wer im Herbst 2026 seine Karte mit dem Faktor von 2025 vergleicht und sich über die bessere Quote freut, hat die Lohnseite vergessen.

Die Drittelregel passt nicht mehr zur Kostenstruktur von 2026

Die zweite bekannte Faustregel teilt den Umsatz in Drittel: eines für die Ware, eines für das Personal und eines für Miete, Energie, Abschreibung und Gewinn. Sie stammt aus einer Zeit, in der die Löhne langsamer stiegen als die Menüpreise. Die Tabelle zeigt, wie weit die Zahlen inzwischen davon entfernt sind.

Was das im Betrieb bedeutet, zeigt ein Restaurant mit 80 Sitzplätzen und 900.000 Euro Nettoumsatz. Die Kostenanteile außer Ware und Personal sind Annahmen für dieses Beispiel:

Bei einem Einzelunternehmen ist in diesen 18.000 Euro der Lohn des Inhabers noch nicht enthalten. Nach der Drittelregel hätten 300.000 Euro für Fixkosten und Gewinn übrig sein müssen. Tatsächlich sind es 252.000 Euro, und nach Pacht und laufendem Betrieb bleibt davon fast nichts. Der Faktor auf dem Teller hat funktioniert. Die Rechnung ist am Personalblock gescheitert.

Branchenwerte nach Betriebstyp gibt es nur als grobe Spanne

Öffentlich zugängliche Betriebsvergleiche mit Kostenquoten je Betriebstyp gibt es kaum. Die letzten frei verfügbaren Landesauswertungen, etwa vom DEHOGA Sachsen und vom DEHOGA Thüringen zusammen mit dem dwif, stammen aus den Jahren 2017 und 2018. Sie sind also älter als die großen Mindestlohnsprünge. Neuere Studien stellen Landesverbände ihren Mitgliedern im Bereich „meinDEHOGA“ zur Verfügung. Für die eigene Einordnung kann der Betrieb auch seine Steuerkanzlei fragen, ob sie anonymisierte Vergleichswerte ähnlicher Betriebe liefern kann.

Ohne erfundene Durchschnittswerte lässt sich so viel sagen: Die Faktorregel trifft die einzelnen Betriebstypen unterschiedlich hart.

Der Mindest-Deckungsbeitrag pro Gast ersetzt den Einheitsfaktor

Der Deckungsbeitrag ist das, was vom Nettopreis nach Abzug des Wareneinsatzes übrig bleibt. Daraus werden Personal, Pacht und Gewinn bezahlt. Statt mit einem Einheitsfaktor rechnet der Betrieb rückwärts: Wie viel Deckungsbeitrag muss jeder Gast im Schnitt bringen?

Für das Restaurant aus dem Beispiel, mit 40.000 Gästen im Jahr und einem Gewinnziel von 5 Prozent des Umsatzes:

Mit dieser Zahl lässt sich jedes Gericht prüfen, und zwar in Euro. Zwei Hauptgerichte im Vergleich:

Nach strenger Faustregel bringt die Pasta weniger als ein Drittel dessen, was ein Gast im Schnitt beitragen muss. Das Steak landet bei einem Preis, den in vielen Lagen kaum jemand zahlt. Mit unterschiedlichen Faktoren erreichen beide Gerichte zusammen mit Getränk und Vorspeise das Ziel. Das hat einen Preis: Beim Steak sieht die Wareneinsatzquote auf dem Papier schlechter aus. Trotzdem ist es die bessere Wahl, denn die Pacht wird in Euro bezahlt.

Eine Schwäche haben beide Rechenwege. Der Faktor kennt keine Arbeitszeit. Hausgemachte Pasta mit eigenem Teig bindet am Vormittag einen Koch, ein Steak braucht am Pass ein paar Minuten. Wer stark mit eigener Herstellung arbeitet, sollte die Vorbereitungszeit wenigstens grob je Gericht schätzen, bevor er Faktoren nach unten verschiebt.

Getränke und Pauschalangebote folgen eigenen Faustregeln

Getränke tragen 19 Prozent Umsatzsteuer und machen kaum Küchenarbeit. Deshalb kalkulieren viele Betriebe sie mit höherem Faktor. Bei Faktor 4 bleiben von einem Euro Getränkeumsatz 75 Cent Deckungsbeitrag, bei einem Gericht mit Faktor 3 sind es 67 Cent. Dazu braucht die Küche für ihren Euro deutlich mehr Arbeitszeit.

Für Weihnachtsbuffets, Menüs mit Getränkebegleitung und All-inclusive-Angebote gilt ein Gesamtpreis, der auf zwei Steuersätze aufgeteilt werden muss. Laut BMF-Schreiben vom 22. Dezember 2025 beanstandet die Finanzverwaltung nicht, wenn der Getränkeanteil mit 30 Prozent des Pauschalpreises angesetzt wird. Im selben Schreiben hat das BMF für Business-Packages und Servicepauschalen in der Beherbergung den Anteil, der dem Regelsteuersatz unterliegt, von 20 auf 15 Prozent gesenkt.

Bei Weinbegleitung oder offenem Ausschank, wo Getränke mehr als 30 Prozent des Werts ausmachen, dreht sich das Verhältnis um. Wichtiger als diese Cents ist die Kalkulation dahinter. Ein Pauschalpreis mit Getränken ohne Obergrenze kippt bei einer trinkfreudigen Firmengruppe schnell ins Minus. Ein fester Getränkeumfang pro Person oder eine Zeitgrenze für den Ausschank begrenzt dieses Risiko.

Stellschrauben bis zur Preisrunde 2027, nach Wirkung sortiert

Für das Beispielrestaurant mit 900.000 Euro Umsatz und 40.000 Gästen ergeben sich die folgenden Größenordnungen. Sie gelten nur, wenn die Gästezahl stabil bleibt. Angesichts der realen Umsatzrückgänge aus der Tabelle oben ist genau das die unsichere Annahme.

• Gezielte Preisanpassung: 4 Prozent mehr auf einen angenommenen Speisenumsatz von 630.000 Euro bringen 25.200 Euro, solange die Frequenz hält. Am meisten bringt die Anpassung bei Gerichten, die unter dem Mindest-Deckungsbeitrag liegen.
• Getränkeumsatz pro Gast: 0,80 Euro netto mehr bei 25 Prozent Wareneinsatz ergeben 0,60 Euro Deckungsbeitrag, bei 40.000 Gästen also 24.000 Euro. Dafür braucht es einen Service, der nachschenkt und die zweite Runde anbietet.
• Speisenmix lenken: Wenn 3.000 Gäste im Jahr ein Gericht mit 4 Euro mehr Deckungsbeitrag wählen, sind das 12.000 Euro. Gesteuert wird das über Platzierung auf der Karte und Empfehlungen am Tisch.
• Personalstunden nach Umsatz planen: 600 Stunden weniger in schwachen Randzeiten sparen bei angenommenen 18 Euro Arbeitgeberkosten je Stunde 10.800 Euro. Die Grenze ist erreicht, wenn sich am Pass die Bons stauen.
• Wareneinsatz um einen Prozentpunkt senken: 9.000 Euro. Portionskontrolle und eine monatliche Inventur sind dafür die Voraussetzung. Spielraum bei der Qualität gibt es danach kaum noch.

Die Lohnseite für 2027 lässt sich vorab grob schätzen. Der Mindestlohn steigt um 0,70 Euro je Stunde. Wenn im Betrieb 6.000 Stunden im Jahr auf Mindestlohnniveau anfallen, steigen die Bruttolöhne dafür um 4.200 Euro, dazu kommen die Arbeitgeberanteile. Teurer wird der Abstand zu den höheren Lohngruppen. Nach DEHOGA-Angaben lagen die durchschnittlichen jährlichen Tariferhöhungen in der Ecklohngruppe seit 2024 bei 5,4 Prozent. Steigt der gesamte Personalblock von 369.000 Euro um 5 Prozent, sind das 18.450 Euro. Um diesen Betrag zu decken, reichen gut 2 Prozent mehr Nettoumsatz über den Preis, weil dabei kein zusätzlicher Wareneinsatz entsteht. Um die Personalquote von 41 Prozent zu halten, müsste der Umsatz dagegen um volle 5 Prozent wachsen.

Welcher Tarifvertrag gilt, hängt vom Bundesland und von der Tarifbindung des Betriebs ab. Die Tarifverträge werden regional zwischen den DEHOGA-Landesverbänden und der NGG verhandelt. Die Folgen für die Stundenkosten je Beschäftigtengruppe stehen im Beitrag „Gastronomie-Personal 2027: Was die Arbeitsstunde ab Januar kostet“.

Der teuerste Fehler bei der Januarrunde ist der Pauschalaufschlag

Viele Betriebe erhöhen zum Jahreswechsel alle Preise um denselben Prozentsatz. Damit wird das Steak, das ohnehin an der Schmerzgrenze liegt, noch teurer, während die Pasta mit dem zu kleinen Deckungsbeitrag kaum zulegt. Ein Aufschlag von 4 Prozent bringt beim Gericht für 14,90 Euro gerade 60 Cent, beim Gericht für 34,50 Euro dagegen 1,38 Euro. Der Gast spürt die Erhöhung genau dort, wo der Betrieb sie am wenigsten braucht.

Die Reihenfolge für die nächsten Wochen ergibt sich aus der Rechnung. Zuerst den Wareneinsatz jedes Gerichts mit den Einkaufspreisen vom Oktober 2026 neu erfassen, also nicht mit den Rezepturwerten vom Frühjahr. Dann den Mindest-Deckungsbeitrag pro Gast aus der BWA der letzten zwölf Monate ermitteln und mit dem Personalplan für 2027 hochrechnen. Erst danach werden die Gerichte unter der Schwelle neu bepreist. Für die Gerichtskalkulation gibt es den Wareneinsatz-Rechner von gastrokunde.de. Wer die Werte dauerhaft pflegen will, findet den Aufbau einer eigenen Tabelle im Beitrag „Gastronomie-Kalkulation in Excel kostenlos: So baut der Betrieb seine Vorlage 2026 selbst“.

Zum 1. Januar 2027 gelten dann gleichzeitig der neue Mindestlohn und die neue Minijob-Grenze von 633 Euro im Monat. Schichtpläne, Kassenpreise und gedruckte Karten sollten bis dahin fertig sein. Wer erst im Januar rechnet, zahlt die neuen Löhne mehrere Wochen lang mit den alten Preisen.