Belegausgabepflicht: Was am Tresen und am Tisch für den Bon gilt

Die Belegausgabepflicht gilt für jeden Betrieb, der mit einem elektronischen Kassensystem arbeitet. Er muss zu jedem Geschäftsvorfall mit einem Gast einen Beleg erstellen und ihm diesen anbieten. Rechtsgrundlage ist § 146a Absatz 2 der Abgabenordnung (AO), in Kraft seit dem 1. Januar 2020. Eine Betragsgrenze gibt es nicht. Der Espresso am Tresen braucht denselben Beleg wie die Rechnung für eine Hochzeitsgesellschaft.

Im Oktober 2026 gilt die Regel weiter wie bisher. Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen, der den Papierbon ab 2028 ablösen soll. Bundestag und Bundesrat haben darüber aber noch nicht entschieden.

Was die Belegausgabepflicht verlangt: erstellen und anbieten

Die Pflicht betrifft jeden, der Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst. Das sind Registrierkassen, iPad-Kassen und Kassen-Apps. Wer eine offene Ladenkasse ohne elektronische Aufzeichnung führt, fällt nicht unter § 146a Absatz 2 AO. Was dort gilt, steht in unserem Beitrag zur offenen Ladenkasse. Ein Beleg ist nur nötig, wenn ein Dritter am Vorgang beteiligt ist. Privatentnahmen und Einlagen lösen also keine Belegausgabe aus.

Die Pflicht hat zwei Teile. Erstens muss der Beleg entstehen. Zweitens muss der Betrieb ihn dem Gast anbieten. Beim Papierbon reicht laut Anwendungserlass zur AO das Angebot, wenn der Bon vorher erstellt und ausgedruckt wurde. Der Gast muss ihn weder annehmen noch aufbewahren. Liegen gebliebene Papierbons muss auch der Betrieb nicht aufheben, sie dürfen abends in den Papierkorb.

Daraus folgt der häufigste Fehler im Alltag. Viele Betriebe drucken den Bon nur, wenn der Gast danach fragt. Das reicht nicht, denn der Beleg muss schon existieren, bevor jemand fragt. Wer Papier sparen will, braucht einen elektronischen Beleg.

Elektronischer Beleg per QR-Code oder Mail

Nach § 6 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) darf der Beleg auf Papier ausgegeben werden. Mit Zustimmung des Empfängers geht es auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat. Der Anwendungserlass zu § 146a AO in der Fassung vom 30. Juni 2023 regelt die Einzelheiten:

• Die Zustimmung braucht keine besondere Form. Sie kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Gast sein Handy an den Code hält.
• Der Beleg gilt als bereitgestellt, sobald der Gast ihn entgegennehmen kann. Ob er das wirklich tut, spielt keine Rolle. Erstellt werden muss der elektronische Beleg in jedem Fall.
• Der Beleg nur auf dem Display des Betriebs reicht nicht. Zulässig ist dagegen ein QR-Code auf dem Kundendisplay, über den der Gast den Beleg auf sein eigenes Gerät lädt.
• Das Format muss Standard sein, etwa JPG, PNG oder PDF. Der Gast muss den Beleg mit kostenloser Standardsoftware öffnen können.

Auch per E-Mail, Download-Link, NFC oder Kundenkonto lässt sich der Beleg bereitstellen. Dabei gibt es zwei Haken. Bei der E-Mail muss das Personal die Adresse erfassen, und das kostet am vollen Tresen Zeit. Beim QR-Code braucht die Kasse ein Kundendisplay oder ein Terminal, das den Code anzeigt. Ob das Modul für digitale Belege in der Kassenlizenz enthalten ist, unterscheidet sich je nach Anbieter. Das gehört vor jeder Vertragsverlängerung auf die Fragenliste.

Pflichtangaben auf dem Bon nach § 6 KassenSichV

Jeder Beleg muss mindestens diese Angaben enthalten:

Die Angaben müssen ohne Hilfsmittel lesbar sein. Alternativ dürfen sie in einem QR-Code nach der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV) stecken oder im strukturierten Teil einer E-Rechnung. Deshalb tragen viele Bons heute unten einen großen Code statt langer Zahlenreihen. Wie die TSE technisch arbeitet und wann die Kasse beim Finanzamt gemeldet werden muss, erklärt unser Beitrag zur Kassensicherungsverordnung. Für Geschäftsessen braucht der Gast zusätzlich den Bewirtungsbeleg. Die Einzelheiten stehen in unserem Beitrag zum Bewirtungsbeleg.

Praxisbeispiel: Belegausgabepflicht am Tresen und im Tischservice

Freitag, 23 Uhr am Tresen

Die Gäste stehen in drei Reihen vor der Bar, der Barkeeper bonniert zwei Pils und kassiert bar. Die Kasse schließt den Vorgang ab und druckt den Bon. Der Barkeeper legt ihn mit dem Wechselgeld auf den Tresen. Damit ist die Pflicht erfüllt, auch wenn der Bon dort liegen bleibt. Genauso gut geht es mit einem Kundendisplay, das nach jedem Abschluss einen QR-Code zeigt. Unzulässig ist der abgeschaltete Bondrucker „weil eh keiner einen will“, wenn es keinen elektronischen Beleg gibt.

Tisch 12, vier Gäste

Kritisch ist die Zwischenrechnung. Manchmal zahlt ein Tisch auf die Zwischenrechnung und die Bestellung wird danach storniert oder nie abgeschlossen. Genau nach diesem Muster suchen Prüfer. Die Zwischenrechnung muss deshalb klar gekennzeichnet sein. Kassiert wird nur auf den Endbeleg.

Befreiungsantrag: warum er selten durchgeht

§ 146a Absatz 2 Satz 2 AO lässt eine Befreiung zu, wenn Waren an viele unbekannte Personen verkauft werden. Das Finanzamt entscheidet nach § 148 AO und nach eigenem Ermessen. Die Hürden sind hoch:

• Der Betrieb muss eine sachliche Härte im Einzelfall nachweisen.
• Die Besteuerung darf durch die Befreiung nicht leiden.
• Die Kosten für Bonrollen und Drucker reichen laut Anwendungserlass für sich allein nicht als Härte. Die Bundesregierung hat Kosten und Müllvermeidung nur als Teilaspekte einer Begründung anerkannt.
• Eine Befreiung lässt sich jederzeit widerrufen.

Die Finanzverwaltung liest den Verweis auf § 148 AO so, dass dessen Voraussetzungen zusätzlich erfüllt sein müssen. Ein Finanzgericht hat einen Antrag abgelehnt, obwohl der Betrieb tatsächlich viele Waren von geringem Wert an viele unbekannte Personen verkaufte. Die Härte war nicht ausreichend dargelegt. In der Gastronomie kommt noch etwas dazu, und das ist eine Einschätzung der Redaktion: Wer einen Beleg per QR-Code anbieten kann, hat es schwer zu begründen, warum die Belegausgabe unzumutbar sein soll. Bevor ein Betrieb einen Antrag stellt, sollte er mit dem Steuerberater klären, ob es überhaupt eine Härte gibt, die über die Kosten hinausgeht.

Was bei Verstoß droht und was ab 2028 geplant ist

Ein eigenes Bußgeld für den fehlenden Bon gibt es im Oktober 2026 nicht. Prüfer schauen bei der unangekündigten Kassen-Nachschau nach § 146b AO aber auf die Belegausgabe. Fehlt sie und kommen weitere Mängel dazu, kann das Finanzamt die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß einstufen. Dann droht eine Hinzuschätzung, und die wird in der Regel viel teurer als jede Bonrolle.

Nach dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 soll die Papierpflicht zum 1. Januar 2028 entfallen. An ihre Stelle tritt eine Pflicht, den Beleg elektronisch bereitzustellen. Den Papierbon gibt es dann nur noch, wenn der Gast ihn verlangt. Die Pflichtangaben bleiben dieselben. Neu ist ein Bußgeldtatbestand in § 379 Absatz 2 Nummer 1g AO-E für Betriebe, die keinen Beleg bereitstellen. Eine Bagatellgrenze von 30 Euro stand nur in einer frühen Fassung vom Juni 2026. Im Regierungsentwurf fehlt sie. Im selben Gesetz steckt die Kassenpflicht ab 100.000 Euro Gesamtumsatz.

Was der Betrieb jetzt prüfen kann: Kann die Kasse heute schon digitale Belege erzeugen, und gibt es ein Kundendisplay oder ein Terminal dafür? Plant der Anbieter das Update auf die neue Schnittstelle der Finanzverwaltung? Wer das bis zum Sommer 2027 geklärt hat, muss im Dezember 2027 nicht unter Zeitdruck umrüsten.

Häufige Fragen zur Belegausgabepflicht

Muss der Gast den Bon mitnehmen?

Nein. Die Pflicht liegt beim Betrieb, der den Beleg erstellt und anbietet. Der Gast darf ihn liegen lassen.

Gibt es eine Mindestsumme, ab der ein Bon nötig ist?

Nein. Weder das geltende Recht noch der Regierungsentwurf für 2028 kennt eine Betragsgrenze.

Darf der Bon nur auf Nachfrage gedruckt werden?

Nur wenn der Beleg vorher schon elektronisch erstellt und angeboten wurde, etwa per QR-Code. Ohne elektronischen Beleg muss der Papierbon vor dem Angebot gedruckt sein.

Gilt die Pflicht auch für Speisen, die über eine Plattform bestellt werden?

Wer den Vorgang in der eigenen Kasse erfasst, muss auch dafür einen Beleg erstellen. Ist der Gast nicht vor Ort, bietet sich der elektronische Weg an.