Betriebsprüfung Gastronomie 2026: Prüffelder, Ablauf und wie Hinzuschätzungen entstehen

Die Betriebsprüfungen der Länder haben 2025 ein Mehrergebnis von rund 11,2 Milliarden Euro festgestellt. Das Bundesfinanzministerium hat die Statistik am 22. Oktober 2026 veröffentlicht. Geprüft wurden 139.205 Betriebe, das ist eine durchschnittliche Prüfungsquote von 1,6 Prozent. Für die Betriebsprüfung in der Gastronomie ist der Durchschnitt aber wenig aussagekräftig. Die Finanzverwaltung wählt Fälle nach Risiko aus, und ein Betrieb mit viel Bargeld und einem Wareneinsatz, der nicht zur Speisekarte passt, landet eher auf der Liste als ein Ingenieurbüro.

Dieser Beitrag zeigt, auf welcher Grundlage geprüft wird, welche Felder der Prüfer im Restaurant, Café oder Imbiss nachrechnet, wie lange das Verfahren läuft und wie eine Hinzuschätzung entsteht. Die Kassennachschau und die technischen Anforderungen an die Kasse behandeln wir in eigenen Beiträgen. Hier geht es um die reguläre Außenprüfung.

Seit 2025 laufen Außenprüfungen unter strengeren Fristen

Stand Oktober 2026 gilt: Das Finanzamt darf jeden Gewerbebetrieb prüfen. Seit 2025 begrenzt das Gesetz die Dauer, dafür kann der Prüfer Unterlagen mit Fristsetzung und Zwangsgeld einfordern.

Die Regeln stehen in der Abgabenordnung, im Abschnitt über die Außenprüfung ab § 193 AO. Wie das Finanzamt schätzt, wenn die Buchführung nicht trägt, regelt § 162 AO. Den Datenzugriff auf Kasse und Buchhaltung erlaubt § 147 Abs. 6 AO. Die Einzelheiten legt eine Verwaltungsvorschrift fest: Die Finanzverwaltung ersetzt die Betriebsprüfungsordnung aus dem Jahr 2000 durch eine neue Außenprüfungsordnung, die unter anderem eine risikoorientierte Fallauswahl und zeitnahe Prüfungen vorsieht.

Die Neuerungen gehen auf das DAC7-Umsetzungsgesetz vom Dezember 2022 zurück und gelten für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstanden sind, sowie für Prüfungen, die nach diesem Datum angeordnet wurden. Für die Praxis zählen vor allem zwei Punkte:

• Die Ablaufhemmung der Festsetzungsfrist endet spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde. Davor konnte sich eine Prüfung praktisch ohne zeitliche Grenze hinziehen.
• Sechs Monate nach der Prüfungsanordnung kann der Prüfer ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO stellen. Der Betrieb hat dann einen Monat Zeit, die geforderten Unterlagen zu liefern.

Zusätzlich kann das Finanzamt schon mit der Prüfungsanordnung verlangen, dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist vorgelegt werden (§ 197 Abs. 3 AO).

Wer geprüft wird und wie weit der Prüfer zurückgeht

Großbetriebe sind fast immer dran. 2025 lag die Prüfungsquote bei Großunternehmen bei 25,8 Prozent. Als Großbetrieb gilt ein Handelsbetrieb nach den Abgrenzungsmerkmalen des BMF ab 14 Millionen Euro Umsatz oder 800.000 Euro steuerlichem Gewinn. Ein Restaurant mit 60 Plätzen fällt also in die Gruppe der Klein- und Kleinstbetriebe. Dort lagen die Quoten 2024 bei 2,7 beziehungsweise 0,7 Prozent.

Diese Zahlen beruhigen nur auf den ersten Blick. Zu den allgemeinen Prüfungen kommen Umsatzsteuer-Sonderprüfungen, die unabhängig vom Turnus und von der Betriebsgröße stattfinden: 2025 waren es 65.294. Wer hohe Vorsteuererstattungen geltend macht, etwa nach einem Umbau oder bei der Eröffnung, muss mit einer solchen Prüfung rechnen.

Bei Betrieben unterhalb der Großbetriebsgrenze umfasst der Prüfungszeitraum nach der bisherigen Verwaltungspraxis in der Regel die letzten drei Jahre, für die Steuererklärungen vorliegen. Laut dem Entwurf der neuen Außenprüfungsordnung kann das Finanzamt den Zeitraum auch auf zwei Jahre oder ein Jahr beschränken. Eine Prüfung, die im Herbst 2026 angeordnet wird, betrifft deshalb typischerweise die Jahre 2022 bis 2024 oder 2023 bis 2025. Das ist für die Umsatzsteuer wichtig: 2023 galten für Speisen im Restaurant noch 7 Prozent, 2024 und 2025 dagegen 19 Prozent. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen wieder der ermäßigte Satz.

Ablauf: Von der Prüfungsanordnung bis zum geänderten Bescheid

Die Prüfung beginnt mit einem Schreiben. In der Prüfungsanordnung stehen die Steuerarten, die Jahre, der Name des Prüfers und der geplante Beginn. Nach der bisherigen Betriebsprüfungsordnung sollte sie bei kleineren Betrieben in der Regel zwei Wochen vorher zugehen. Danach läuft das Verfahren so ab:

1. Prüfungsanordnung kommt: Den Steuerberater am selben Tag informieren. Wer den Termin verschieben möchte, muss einen Grund nennen. Eine Verschiebung auf Antrag des Betriebs verlängert die Fünfjahresfrist. 2. Vorbereitung: Datenexport aus Kasse und Buchhaltung, die Verfahrensdokumentation der Kasse, Inventurlisten zum Jahresende, die Speisekarten aller geprüften Jahre mit den damaligen Preisen sowie Unterlagen zu Personalessen und Eigenverbrauch zusammenstellen. 3. Prüfungsbeginn: Meist schaut sich der Prüfer zuerst den Betrieb an und spricht mit dem Inhaber. Er fragt nach Öffnungszeiten, Portionsgrößen, Schankverlusten, Personalverpflegung und Lieferanten. Was hier gesagt wird, geht später in die Nachkalkulation ein. 4. Datenanalyse: Der Prüfer kann direkt ins System schauen, sich Auswertungen erstellen lassen oder die Daten auf einem Datenträger anfordern. Anschließend wertet er sie mit eigener Software aus. 5. Rückfragen: Einzelne Belege, Stornos, Barentnahmen und Bareinlagen werden nachgefragt. Gibt es nach sechs Monaten noch offene Punkte, droht das qualifizierte Mitwirkungsverlangen. 6. Schlussbesprechung: Auf sie hat der Betrieb einen Anspruch (§ 201 AO). Hier wird meistens verhandelt, vor allem über die Höhe von Schätzungen. 7. Prüfungsbericht und Bescheide: Der Bericht lässt sich vor der Auswertung kommentieren. Gegen die geänderten Bescheide ist innerhalb eines Monats Einspruch möglich.

Eine feste Dauer sieht das Gesetz nicht vor. Wie lange die Prüfung dauert, hängt vor allem von der Datenqualität ab. Exportiert die Kasse sauber und passen die Kassenbücher lückenlos zur Buchhaltung, ist der Außendienst in einem kleinen Betrieb überschaubar. Fehlen Daten aus einem Jahr, in dem die Kasse getauscht wurde, kann sich das Verfahren über Monate ziehen.

Betriebsprüfung Gastronomie: Diese Prüffelder rechnet der Prüfer nach

Die Kasse entscheidet, ob die Buchführung überhaupt trägt

Am Anfang steht die Frage, ob die Bargeldeinnahmen vollständig und unveränderbar erfasst sind. Der Bundesfinanzhof hat im Juni 2025 noch einmal bestätigt, dass Mängel in der Kassenführung bei Bargeschäften die Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung infrage stellen können. In diesem Fall darf das Finanzamt schätzen. Im Datenexport achtet der Prüfer besonders auf ungewöhnlich viele Stornos nach Tischschluss, auf den Trainingsmodus im laufenden Betrieb, auf Lücken in der Bonnummerierung und auf Tage mit auffallend niedrigem Umsatz. Ob die TSE korrekt eingebunden ist und die Kasse beim Finanzamt gemeldet wurde, wird ebenfalls geprüft. Die Details dazu stehen in unseren Beiträgen zur Kassensicherungsverordnung und zur offenen Ladenkasse.

Wareneinsatz und Nachkalkulation: Die Speisekarte wird zum Beweismittel

Ist die Kasse in Ordnung, rechnet der Prüfer trotzdem nach. Bei der Nachkalkulation geht er von den eingekauften Mengen aus und multipliziert sie mit den Verkaufspreisen laut Karte. Aus 50 Kilogramm Rinderhüfte werden so eine bestimmte Zahl an Steaks und damit ein Umsatz. Bei Getränken funktioniert das besonders genau: Ein 30-Liter-Fass ergibt rechnerisch 75 Gläser zu 0,4 Liter. Jeder Liter, der fehlt, muss sich erklären lassen, etwa durch Schankverlust, Bruch, Personalgetränke oder Freigetränke.

Ohne Belege setzt der Prüfer seine eigenen Annahmen an. Ein Betrieb, der Schwund, Fehlbuchungen und Personalverpflegung laufend aufschreibt, hat in der Schlussbesprechung Zahlen in der Hand. Wer nur sagt, es werde viel weggeworfen, hat keine.

Richtsätze: Der äußere Vergleich mit der Branche

Das BMF veröffentlicht jedes Jahr eine Richtsatzsammlung. Die Ausgabe für das Kalenderjahr 2025 erschien im Juni 2026. Sie hilft dem Finanzamt, Umsätze und Gewinne zu verproben und bei fehlenden Unterlagen zu schätzen. Der Rohgewinnaufschlagsatz gibt an, wie viel Prozent der Betrieb im Schnitt auf seinen Wareneinsatz aufschlägt. Die Formel lautet: Rohgewinn geteilt durch Wareneinsatz mal 100, beides netto.

Umgerechnet bedeutet ein Rohgewinn von 72 Prozent eine Wareneinsatzquote von 28 Prozent vom Nettoumsatz. Liegt ein Speiselokal deutlich darüber, erwartet der Prüfer eine Erklärung, zum Beispiel ein Mittagstisch mit knapper Kalkulation, hoher Verderb bei frischer Ware oder ein großer Anteil an Catering.

Die Richtsätze sind allerdings umstritten. Der Bundesfinanzhof hat im Urteil vom 18. Juni 2025 (X R 19/21) erhebliche Zweifel geäußert, ob die Sammlung in ihrer bisherigen Form als Grundlage für eine Schätzung taugt. Er hat außerdem entschieden, dass die Getränkeumsätze einer Diskothek nicht mit den Richtsätzen für Gastronomiebetriebe geschätzt werden dürfen. Unter dem Aktenzeichen X R 14/24 ist ein weiteres Verfahren anhängig, in dem es um die Anwendung auf Imbisswagen im ländlichen Raum geht. Für die Verhandlung heißt das: Eine Schätzung, die sich nur auf den Mittelwert stützt, lässt sich angreifen. Eine sauber begründete Nachkalkulation des Prüfers ist deutlich schwerer zu widerlegen.

Trinkgeld: Wem es zusteht, entscheidet über die Steuer

Trinkgeld, das Angestellte freiwillig vom Gast bekommen, ist nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei. Erhält der Inhaber selbst Trinkgeld, ist das eine Betriebseinnahme. Kritisch wird es beim Kartentrinkgeld. Es läuft über die Kasse oder das Terminal und taucht deshalb auf dem Geschäftskonto auf. Lässt sich nicht nachweisen, dass und an wen es ausgezahlt wurde, kann der Prüfer es als Umsatz werten. Hilfreich ist eine Auszahlungsliste je Schicht mit Unterschrift. Wie Pool, Tronc und Inhabertrinkgeld steuerlich zu behandeln sind, erklärt unser Beitrag zum Thema Trinkgeld versteuern 2026.

Eigenverbrauch: Die Pauschbeträge 2026 je Person

Wer Lebensmittel verkauft, isst und trinkt auch privat aus dem Betrieb. Dieser Eigenverbrauch erhöht den Gewinn und ist umsatzsteuerpflichtig. Das BMF hat mit Schreiben vom 23. Dezember 2025 die Pauschbeträge für 2026 festgelegt. Für Gaststätten aller Art mit kalten und warmen Speisen sind das je Person und Jahr netto 3.173 Euro zum ermäßigten Satz und 828 Euro zum vollen Satz, zusammen 4.001 Euro. 2025 waren es noch 4.045 Euro. Für Kinder bis zum vollendeten zweiten Lebensjahr wird nichts angesetzt, bis zum vollendeten zwölften Lebensjahr die Hälfte. Zu- und Abschläge, etwa für Urlaub oder besondere Essgewohnheiten, sind ausgeschlossen.

Fehlt diese Buchung, wird der Prüfer sie auf jeden Fall nachholen. Ohne Eigenverbrauch erscheint der Wareneinsatz außerdem höher, als er ist, und das wirkt sich wieder auf die Nachkalkulation aus. Personalessen ist davon getrennt zu erfassen: Es zählt zum Lohn und wird mit den amtlichen Sachbezugswerten bewertet.

Umsatzsteuer: Die Aufteilung zwischen 7 und 19 Prozent

Seit 2026 kostet jedes falsch zugeordnete Getränk wieder Geld. Kritisch sind Menüs mit Getränkebegleitung, Buffets, Pauschalen bei Veranstaltungen und Frühstück im Hotel. Der Prüfer kontrolliert, ob in der Kasse die richtigen Steuersätze hinterlegt sind und wie Kombiangebote aufgeteilt werden. Wie man richtig aufteilt, steht in unserem Beitrag zur Mehrwertsteuer in der Gastronomie 2026.

So wird aus einer Lücke eine Hinzuschätzung

Kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen, darf es nach § 162 AO schätzen. Dabei hat es die Wahl zwischen mehreren Methoden. Üblich sind die Nachkalkulation anhand von Einkauf und Karte, der Zeitreihenvergleich, bei dem Wareneinsatz und Umsatz Woche für Woche gegenübergestellt werden, die Geldverkehrsrechnung, die private Ausgaben mit den erklärten Einkünften vergleicht, sowie der äußere Betriebsvergleich mit den Richtsätzen. Bei kleineren Mängeln wird oft ein pauschaler Sicherheitszuschlag auf den erklärten Umsatz verhandelt.

Ein Aufschlag von 180 Prozent liegt gerade noch im Rahmen der Richtsätze. Der Prüfer kann sich trotzdem auf seine eigene Kalkulation stützen, wenn er bei der Kasse Mängel festgestellt hat. Die Gewerbesteuer auf die 75.000 Euro wird bei einem Hebesatz um 400 Prozent weitgehend auf die Einkommensteuer angerechnet, die Belastung steigt dadurch nur leicht. Überträgt der Prüfer das Ergebnis auf alle drei geprüften Jahre, liegt die Nachforderung bei über 130.000 Euro. Nachzahlungszinsen nach § 233a AO betragen 0,15 Prozent pro Monat, also 1,8 Prozent im Jahr.

Am teuersten ist das, was nach der Prüfung folgen kann. Hält der Prüfer die Lücke für vorsätzlich, leitet er den Fall an die Bußgeld- und Strafsachenstelle weiter. Ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung ist eine strafbefreiende Selbstanzeige für die betroffenen Steuern und Jahre gesperrt. Seit 2025 muss der Betrieb außerdem nach § 153 Abs. 4 AO spätere, bereits eingereichte Erklärungen selbst berichtigen, wenn die Prüfungsfeststellungen auch für diese Jahre gelten.

Was das Mitwirkungsverzögerungsgeld kostet

Erfüllt der Betrieb ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen nicht rechtzeitig oder nur teilweise, muss das Finanzamt ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festsetzen. Ermessen hat es dabei nicht. Fällig werden 75 Euro für jeden vollen Kalendertag, höchstens für 150 Tage, also bis zu 11.250 Euro. Darüber hinaus kann ein Zuschlag von bis zu 25.000 Euro pro Tag festgesetzt werden, zum Beispiel im Wiederholungsfall. Die Fünfjahresfrist verlängert sich um die Dauer der Verzögerung, mindestens aber um ein Jahr. Das Verzögerungsgeld entfällt nur, wenn der Betrieb glaubhaft macht, dass er die Verzögerung nicht verschuldet hat. Das Verschulden des Steuerberaters wird dem Betrieb zugerechnet.

In der Praxis passiert das vor allem nach einem Wechsel des Kassensystems. Der alte Anbieter ist nicht mehr erreichbar, die Daten von 2023 liegen auf einem ausgemusterten Gerät im Keller, und plötzlich hat der Betrieb einen Monat Zeit. Deshalb gehört zu jedem Kassenwechsel ein vollständiger Export der Altdaten, und dieser Export muss lesbar bleiben.

Hinzuschätzungen vermeiden: Die Hebel nach Wirkung sortiert

• Lückenlose Kassendaten mit Verfahrensdokumentation: Wenn die Kasse trägt, darf das Finanzamt nicht frei schätzen. Das ist der stärkste Hebel.
• Speisekarten und Preislisten archivieren: Jede Karte mit Gültigkeitszeitraum aufbewahren, auch Tageskarten und Mittagstisch. Ohne sie rechnet der Prüfer mit den aktuellen Preisen oder mit eigenen Annahmen.
• Schwund und Personalverpflegung aufschreiben: Ein einfaches Protokoll je Schicht reicht, wenn es tatsächlich geführt wird. Nachträglich erstellte Listen erkennt der Prüfer.
• Eigenverbrauch monatlich buchen: Mit den Pauschbeträgen ist das eine Buchung im Monat.
• Wareneinsatz monatlich mit dem Richtsatz vergleichen: Weicht die Quote ab, den Grund jetzt dokumentieren und nicht erst in drei Jahren.
• Kartentrinkgeld nachvollziehbar auszahlen: Auszahlungsliste mit Datum, Betrag und Unterschrift.
• Bargeldbewegungen erklären können: Einlagen in die Kasse brauchen eine Herkunft. Eine Bareinlage ohne Beleg ist ein typischer Ausgangspunkt für eine Geldverkehrsrechnung.

Diese Maßnahmen kosten Zeit. Für ein Schwundprotokoll braucht die Küche jeden Abend ein paar Minuten, und das geht nur, wenn der Küchenchef dahintersteht. Bei einem Imbiss mit zwei Beschäftigten ist ein ausführliches Protokoll unrealistisch. Dort reichen oft eine saubere Kasse und eine monatliche Inventur der teuren Positionen.

Häufige Fragen zur Außenprüfung im Gastrobetrieb

Wo findet die Prüfung statt?

Grundsätzlich in den Geschäftsräumen. Gibt es dort keinen geeigneten Platz, kann die Prüfung in der Wohnung oder beim Finanzamt stattfinden. In der Praxis wird sie oft ins Büro des Steuerberaters verlegt, wenn der Prüfer zustimmt. Die Betriebsbesichtigung findet trotzdem vor Ort statt.

Worin unterscheidet sich die Außenprüfung von der Kassennachschau?

Die Kassennachschau kommt unangekündigt und betrifft nur die Kasse am Prüfungstag. Die Außenprüfung wird angekündigt und umfasst mehrere Jahre und alle Steuerarten aus der Anordnung. Aus einer Kassennachschau kann ohne vorherige Prüfungsanordnung direkt eine Außenprüfung werden. Mehr dazu steht in unserem Beitrag zur Kassennachschau 2026.

Darf der Inhaber den Prüfern Auskünfte verweigern?

Grundsätzlich besteht eine Mitwirkungspflicht. Sobald gegen den Inhaber ein Steuerstrafverfahren eingeleitet ist, muss er sich nicht selbst belasten. Der Prüfer muss die Einleitung eines solchen Verfahrens mitteilen. Ab diesem Zeitpunkt läuft die Kommunikation besser über den Anwalt.

Was bis zum Jahresende 2026 noch zu erledigen ist

Die Inventur zum 31. Dezember ist die Zahl, mit der ein Prüfer in drei Jahren den Wareneinsatz 2026 nachrechnen wird. Sie sollte vollständig sein, auch Getränke, Kühlhaus und Trockenlager, und von zwei Personen gezählt und unterschrieben werden. Gleichzeitig lohnt sich ein Blick auf die Aufbewahrung: Seit 2025 müssen Buchungsbelege acht Jahre aufbewahrt werden, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin zehn Jahre. Kassendaten aus Systemen, die inzwischen ausgetauscht wurden, sollten jetzt gesichert werden. Im Dezember veröffentlicht das BMF erfahrungsgemäß die Pauschbeträge für 2027. Ab Januar sollten die neuen Werte in der Buchhaltung hinterlegt sein.