Kassennachschau 2026: Was der Prüfer im Gastrobetrieb sehen darf und wann die Außenprüfung folgt

Freitag, kurz vor sieben. Die ersten Hauptgänge gehen über den Pass, am Tresen zeigt eine Frau ihren Dienstausweis und möchte die Kasse sehen. So beginnt eine Kassennachschau: Das Finanzamt kommt ohne Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten und prüft, ob die Kasseneinnahmen und -ausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Wie der Abend weitergeht, hängt vor allem davon ab, ob die Schichtleitung in wenigen Minuten den Kassenexport ziehen und die Verfahrensdokumentation vorlegen kann.

Kurz vor dem Weihnachtsgeschäft 2026 kommt Bewegung in das Thema. Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett den Entwurf für ein Zweites Kassengesetz beschlossen. Er sieht eine Kassenpflicht ab 2028 vor und soll die Kassennachschau ausweiten. Für Betriebe mit Ständen auf Weihnachtsmärkten oder Messen ist das besonders wichtig. Dieser Beitrag erklärt, was heute gilt, was geplant ist und wie sich ein Betrieb vorbereitet. Was die Kasse technisch können muss, steht in unserem Beitrag zur Kassensicherungsverordnung. Hier geht es um den Prüfbesuch selbst.

Kassennachschau nach § 146b AO: Das gilt im Oktober 2026

Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung vor Ort ohne Prüfungsanordnung. Das Finanzamt kann sie in jedem Betrieb durchführen, der Kasseneinnahmen aufzeichnet, egal ob mit elektronischer Kasse oder offener Ladenkasse. Rechtsgrundlage ist § 146b der Abgabenordnung, anwendbar seit dem 1. Januar 2018. Seit dem 1. Januar 2020 gehört auch die Prüfung dazu, ob das elektronische Aufzeichnungssystem einschließlich der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ordnungsgemäß eingesetzt wird. Das ist der manipulationssichere Speicher, der jeden Kassenvorgang signiert.

Die Verwaltung legt die Vorschrift im Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO zu § 146b) aus. Danach ist die Kassennachschau ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung. Geprüft wird, ob die Kassenaufzeichnungen ordnungsgemäß sind und ob sie richtig in die Buchführung übernommen werden. Eine Außenprüfung im Sinne des § 193 AO ist sie nicht, deshalb gelten deren Vorschriften auch nicht. Es gibt also keine Prüfungsanordnung, keine Vorlaufzeit und keinen Termin, den der Betrieb verschieben könnte.

Gastronomie und Hotellerie stehen dabei besonders im Blick, weil dort viel bar bezahlt wird. Es gibt keinen festen Turnus. Das Finanzamt wählt die Betriebe nach eigenen Kriterien aus. Anlass kann eine Auffälligkeit in der Steuererklärung sein, ein Hinweis von außen oder schlicht eine Schwerpunktaktion.

Prüfen darf nur ein ausgewiesener Amtsträger des Finanzamts

Die Kassennachschau führen Amtsträger durch, die die Finanzbehörde damit beauftragt hat. In der Regel kommen sie vom zuständigen Finanzamt. Beauftragt das Finanzamt eine andere Finanzbehörde, gilt laut Anwendungserlass § 195 Satz 2 AO sinngemäß.

Entscheidend für den Betrieb ist der Zeitpunkt, ab dem sich der Prüfer ausweisen muss. Der AEAO nennt dafür mehrere Auslöser. Der Prüfer muss den Ausweis zeigen, sobald er nicht öffentliche Räume betreten will, also Küche, Büro oder Lager. Dasselbe gilt, wenn er verlangt, dass ihm das Kassensystem zugänglich gemacht wird, wenn er Unterlagen sehen will, Daten über die digitale Schnittstelle anfordert oder Auskünfte verlangt. Vorher darf er sich wie ein Gast verhalten. Die Kassen und ihre Bedienung in öffentlich zugänglichen Räumen zu beobachten, ist ohne Ausweis zulässig. Das gilt auch für Testkäufe und die Frage nach dem Inhaber.

Der Prüfer, der am Dienstag einen Cappuccino trinkt und dabei keinen Bon bekommt, kann also am Donnerstag mit Ausweis zurückkommen. Die Nachschau muss laut AEAO nicht am selben Tag stattfinden wie die Beobachtung. Hat sich ein Prüfer nur verdeckt umgesehen, muss der Betrieb davon nichts erfahren.

Wann und wo die Nachschau stattfinden darf

Der Prüfer darf während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsräume und Geschäftsgrundstücke betreten. Gearbeitet werden kann aber auch außerhalb der Öffnungszeiten. Deshalb darf die Nachschau nach dem AEAO auch dann stattfinden, wenn im Betrieb noch oder schon gearbeitet wird. Für eine Küche, die ab acht Uhr vorbereitet, obwohl erst um zwölf geöffnet wird, heißt das: Die Nachschau ist ab acht Uhr möglich.

Auch gewerblich genutzte Fahrzeuge kann der Prüfer kontrollieren. Für einen Foodtruck ist das wichtig. Die Räume oder Fahrzeuge müssen dem Betrieb nicht gehören, ein gemieteter Messestand zählt also mit. Ein Durchsuchungsrecht gibt die Kassennachschau ausdrücklich nicht. Der Prüfer darf Räume betreten und sich umsehen. Schränke im Büro öffnen und dort nach Unterlagen suchen darf er nicht.

Geplant: Nachschau am Weihnachtsmarkt durch das Finanzamt vor Ort

Mit dem Regierungsentwurf vom 23. September 2026 sollen mehr Finanzämter eine Kassennachschau durchführen dürfen. Prüfen soll künftig auch das Finanzamt, in dessen Bezirk der Betrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, Kassenaufzeichnungen führt oder einer Tätigkeit nachgeht, aus der Kasseneinnahmen entstehen. Das betrifft vor allem Marktstände, Messen, Kirmes und andere mobile Tätigkeiten. Ein Wirt aus Augsburg mit einem Glühweinstand in München müsste dann auch mit einem Besuch aus München rechnen. Im Gesetz soll die Kassennachschau außerdem eine neue Paragrafennummer bekommen, weil § 146b AO künftig die Kassenpflicht regeln soll.

Der Entwurf enthält auch die Registrierkassenpflicht. Unternehmen mit mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz sollen ab dem 1. Januar 2028 keine offene Ladenkasse mehr nutzen dürfen. Eine Ausnahme ist vorgesehen, wenn der Bargeldumsatz unter 12.000 Euro liegt. Geltendes Recht ist das noch nicht, denn Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen. Für die Weihnachtsmarktsaison 2026 gilt deshalb weiter die bisherige Zuständigkeit.

Was Prüfer bei der Kassennachschau sehen wollen

Nachdem sich der Amtsträger ausgewiesen hat, muss der Betrieb mitwirken. Er gewährt Einsicht in die digitalen Kassenaufzeichnungen und -buchungen sowie in die Organisationsunterlagen, die für die Kassenführung erheblich sind. Den Zeitraum bestimmt der Prüfer. Liegen die Aufzeichnungen elektronisch vor, kann er sie ansehen, über die einheitliche digitale Schnittstelle anfordern oder auf einem Datenträger verlangen. Die Kosten dafür trägt der Betrieb.

Zu den Organisationsunterlagen zählt der AEAO vor allem die Verfahrensdokumentation einschließlich der Informationen zur TSE. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen und Protokolle über durchgeführte Programmänderungen. Für die Unterlagen darf der Prüfer Belege scannen oder fotografieren.

Die Kassenmeldung prüft das Finanzamt inzwischen gezielt. Seit 2025 müssen elektronische Kassensysteme dem Finanzamt gemeldet werden. Das Finanzamt kann also abgleichen, welche Kassen einer Betriebsstätte gemeldet sind und welche im Betrieb tatsächlich laufen. Ein Tablet-Kassensystem, das nur an Sommerwochenenden im Biergarten eingesetzt wird, ist dafür ein typischer Kandidat.

Kassensturz: Ein Rechenbeispiel aus der laufenden Schicht

Ob der Prüfer einen Kassensturz verlangt, entscheidet er nach Ermessen und nach den Umständen des Einzelfalls. Beim Kassensturz wird der tatsächliche Bargeldbestand gezählt und mit dem Bestand verglichen, der sich aus den Aufzeichnungen ergibt. Der Betrieb muss also jederzeit erklären können, wie viel Bargeld in der Schublade liegen müsste. Das klingt banal und scheitert in der Praxis oft an einer einzigen Auszahlung.

Die 46 Euro sind kein Diebstahl. Der Service hat Kartentrinkgeld vom Mittag bar aus der Kasse bekommen, die Auszahlung wurde aber nicht gebucht. Für den Prüfer ist das trotzdem ein Kassenfehlbetrag ohne Beleg. Kommen solche Differenzen öfter vor, zweifelt er an der Kassenführung insgesamt. Wie Kartentrinkgeld steuerlich zu behandeln ist, steht in unserem Beitrag Trinkgeld versteuern 2026. Für die Kasse gilt: Jede Auszahlung braucht eine Buchung und einen Beleg, auch wenn es nur um 46 Euro geht.

Rechte und Pflichten des Betriebs während der Prüfung

Die Aufforderung, die Kassennachschau zu dulden, ist laut AEAO ein Verwaltungsakt. Er kann formlos ergehen, etwa mündlich und mit Vorzeigen des Ausweises. Ab diesem Moment muss der Betrieb mitwirken. Er muss Unterlagen vorlegen, Daten bereitstellen und Auskünfte geben.

Ist weder der Inhaber noch der Geschäftsführer da, wendet sich der Prüfer an die Personen, von denen er annehmen kann, dass sie alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzerrechte am Kassensystem haben. Diese Personen müssen die Pflichten des Betriebs erfüllen, soweit sie dazu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind (§ 35 AO). In einem Restaurant mit zwei Schichten ist das am Abend meist die Restaurantleitung oder der Chef de Rang mit Schlüsselfunktion. Wer im Betrieb nur bonieren kann, kann keinen Export ziehen. Eine Mitwirkung, zu der jemand technisch gar nicht in der Lage ist, verlangt das Gesetz auch nicht.

Was der Betrieb verlangen und tun darf

• Dienstausweis zeigen lassen und Name sowie Dienststelle notieren
• Inhaber, Geschäftsführung und Steuerberatung sofort telefonisch informieren
• Notieren, welche Unterlagen der Prüfer eingesehen, kopiert oder fotografiert hat und welcher Zeitraum exportiert wurde
• Darauf achten, dass er nur Räume betritt und nicht selbst nach Unterlagen sucht, denn ein Durchsuchungsrecht hat er nicht
• Gegen die Duldungsaufforderung Einspruch einlegen

Der Einspruch klingt nach einem starken Mittel, hilft im Moment der Prüfung aber wenig. Er hat nach § 361 AO grundsätzlich keine aufschiebende Wirkung, die Nachschau läuft also weiter. Eine Wartefrist, bis die Steuerberaterin eintrifft, sieht § 146b AO nicht vor. Ob der Prüfer eine kurze Zeit wartet, entscheidet er selbst.

Übergang von der Kassennachschau in die Außenprüfung

Geben die Feststellungen bei der Kassennachschau Anlass dazu, kann der Prüfer nach § 146b Abs. 3 AO ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 AO übergehen. Auf diesen Übergang muss er schriftlich hinweisen. Ob er übergeht, entscheidet er nach Ermessen. Für Inhalt, Umfang und Prüfungszeitraum gelten laut AEAO die allgemeinen Grundsätze über Prüfungsanordnungen. Aus dem schriftlichen Hinweis muss also hervorgehen, welche Steuern und welche Jahre geprüft werden.

Aus dem Abend an der Kasse wird damit eine Betriebsprüfung, die mehrere Jahre und alle Steuerarten umfassen kann. Typische Auslöser sind Lücken in der TSE-Signatur, eine nicht gemeldete Kasse, eine Häufung von Stornos nach dem Bonieren oder ein Kassensturz mit ungeklärter Differenz. Auch Lücken bei Kassenwechseln, Lieferplattformen, Gutscheinen oder Bestellunterlagen bieten Angriffsfläche.

Was eine verworfene Kassenführung kostet

Bei formellen Mängeln mit sachlichem Gewicht verliert die Buchführung ihre Vermutung der Richtigkeit nach § 158 AO. Dann darf das Finanzamt nach § 162 AO schätzen. Wie hoch eine Hinzuschätzung ausfällt, hängt vom Einzelfall ab. Die folgende Rechnung zeigt nur, wie sich ein angenommener Wert auswirkt.

Der Betrag fällt in einer Summe an, und zwar Monate nach dem Prüfbesuch. Bei einem Café, das 2026 mit knapper Marge arbeitet, kann das die Liquidität eines ganzen Quartals kosten. Hinzu kommt der Aufwand: Steuerberatungshonorar, Stunden des Inhabers für Rückfragen und häufig ein Kassendienstleister, der Daten aufbereiten muss.

Getrennt davon gibt es Bußgelder. Verstöße gegen die Pflichten aus § 146a AO können nach § 379 AO als Ordnungswidrigkeit mit bis zu 25.000 Euro geahndet werden, etwa eine Kasse ohne ordnungsgemäße TSE. Besteht der Verdacht auf Manipulation, ist der Fall kein Bußgeldthema mehr. Dann geht es um ein Steuerstrafverfahren.

Spätestens wenn der schriftliche Hinweis auf den Übergang zur Außenprüfung auf dem Tisch liegt, gehört der Fall zur Steuerberaterin oder zu einem Fachanwalt für Steuerrecht. Bei einem Strafverdacht sollte das vor jeder weiteren Auskunft geschehen.

Checkliste zur Vorbereitung auf die Kassennachschau

Die Tabelle ordnet die Vorbereitung nach Zuständigkeit und Rhythmus. Sie ersetzt keine Verfahrensdokumentation, zeigt aber, wo im Alltag Lücken entstehen.

Die häufigste Lücke ist die Schicht ohne Exportrechte

In vielen Betrieben liegt der Admin-Zugang zur Kasse nur beim Inhaber. Das ist verständlich, denn niemand will, dass Aushilfen Artikel löschen oder Preise ändern. Bei der Kassennachschau wird es zum Problem, wenn der Inhaber im Urlaub ist oder Ware auf dem Großmarkt einkauft. Der Prüfer verlangt einen Export, und vor Ort kann ihn niemand liefern. Die meisten Kassensysteme lassen eine eigene Rolle zu, die exportieren darf, ohne Stammdaten ändern zu können. Diese Rolle einzurichten kostet einen Anruf beim Kassendienstleister und eine Viertelstunde Einweisung.

Der nächste Termin, an dem sich das lohnt, ist der 1. Advent am 29. November 2026. Ab dann sind in vielen Betrieben Aushilfen eingeplant, Weihnachtsfeiern gebucht und Zusatzkassen für Gutscheinverkauf oder Außenstände in Betrieb. Bis dahin sollten jede Zusatzkasse gemeldet, jede Schichtleitung eingewiesen und ein Probeexport gezogen sein. Wer eine offene Ladenkasse führt und mehr als 100.000 Euro Umsatz macht, behält außerdem das Gesetzgebungsverfahren im Blick. Kommt die Kassenpflicht wie geplant ab 2028, zählen nach dem Entwurf die Umsätze der Vorjahre. Gesamt- und Barumsatz getrennt zu erfassen, kostet 2026 kaum Aufwand.

FAQ zur Kassennachschau

Wird eine Kassennachschau angekündigt?

Nein. Der AEAO zu § 146b stellt ausdrücklich klar, dass die Kassennachschau nicht angekündigt wird. Eine Vorwarnung per Brief oder Anruf gibt es nicht.

Darf der Prüfer in Küche, Lager und Büro?

Ja, nachdem er sich ausgewiesen hat. Die Nachschau umfasst Geschäftsräume, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind. Er darf die Räume betreten und besichtigen. Selbst Schränke öffnen und nach Unterlagen suchen darf er nicht, weil die Nachschau kein Durchsuchungsrecht gibt.

Gilt die Kassennachschau auch für Betriebe ohne Bargeld?

Geprüft werden die Aufzeichnungen über Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie der ordnungsgemäße Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme. Ein Café, das nur Kartenzahlung annimmt, aber eine Kasse mit TSE betreibt, fällt deshalb in den Prüfbereich. Kassensturz und Wechselgeld spielen dann allerdings kaum eine Rolle.

Was passiert, wenn bei der Nachschau nichts beanstandet wird?

Dann endet der Besuch ohne Übergang in eine Außenprüfung. Eine spätere reguläre Betriebsprüfung schließt das nicht aus. Ist die Kassenführung sauber dokumentiert, wird ein Prüfer dort aber weniger Ansatzpunkte finden.