Kassenbuch Gastronomie 2026: Wann es Pflicht ist, was rein muss und wann der Z-Bon reicht

Der Z-Bon ist kein Kassenbuch, auch wenn viele Betriebe ihn so behandeln. Beim Kassenbuch in der Gastronomie gilt im Oktober 2026 Folgendes: Wer bilanziert und Bargeld annimmt, führt ein Kassenbuch. Wer seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, braucht kein förmliches Kassenbuch, muss Kasseneinnahmen und Kassenausgaben aber trotzdem täglich festhalten. Der Tagesabschluss der TSE-Kasse deckt diese Pflicht nur ab, wenn jede Bargeldbewegung im System landet, also auch der Einkauf beim Großmarkt, die Privatentnahme und die Einzahlung bei der Bank.

Die Pflicht zum Kassenbuch hängt an der Gewinnermittlung

Rechtsgrundlage ist § 146 der Abgabenordnung. Absatz 1 verlangt, dass Buchungen und Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Im zweiten Satz steht die Regel, um die sich in der Gastronomie alles dreht: Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Wie die Finanzverwaltung das auslegt, regeln der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146 und die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form. Die GoBD gehen auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zurück und wurden am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025 geändert.

Ob daraus ein Kassenbuch im engeren Sinn wird, entscheidet die Art der Gewinnermittlung. Ein Kassenbuch ist ein Bestandskonto. Es schreibt den Bargeldbestand vom Morgen bis zum Abend fort, Eintrag für Eintrag. Bilanzierende Betriebe mit Bargeschäften müssen es führen. Bei der Einnahmenüberschussrechnung gibt es keine Bestandskonten, deshalb verlangt der Bundesfinanzhof dort kein Kassenbuch. Eine geordnete Belegablage mit täglich fortgeschriebener Einnahmenliste genügt.

Ein Punkt wird regelmäßig übersehen. Nach § 146 Absatz 6 AO gelten die Ordnungsvorschriften auch für Aufzeichnungen, die ein Unternehmer freiwillig führt. Wer als Einnahmenüberschussrechner ein Kassenbuch führt, weil der Steuerberater es so eingerichtet hat, muss es so sauber führen wie ein Bilanzierer. Ein lückenhaftes freiwilliges Kassenbuch liefert dem Prüfer im Zweifel mehr Angriffsfläche als gar keins.

Der Z-Bon reicht, solange jede Bargeldbewegung durch die Kasse läuft

Mit einer elektronischen Kasse und zertifizierter TSE (technischer Sicherheitseinrichtung) ist jeder Verkauf einzeln aufgezeichnet. Der Z-Bon, also der Tagesabschluss mit fortlaufender Nummer, fasst diese Umsätze zusammen. Das Finanzgericht Münster hat im Fall einer Kneipenwirtin entschieden, dass die Kassenaufzeichnungen ordnungsgemäß waren, soweit die Einnahmen über die elektronische Registrierkasse liefen. Dafür genügte nach Auffassung des Gerichts eine geordnete Ablage der Belege.

Der Z-Bon zeigt allerdings nur, was verkauft wurde. Den Wechselgeldbestand am Morgen kennt er nicht. Ebenso wenig die 40 Euro aus der Schublade für Zitronen aus dem Supermarkt, die Privatentnahme am Freitag, die Tageseinzahlung bei der Bank oder das Kartentrinkgeld, das abends bar an den Service geht. Viele Kassensysteme können diese Vorgänge als eigene Geschäftsvorfälle erfassen, die Exportschnittstelle DSFinV-K kennt dafür Typen wie Privatentnahme, Geldtransit oder Auszahlung. Werden sie dort konsequent gebucht, ergibt sich der Sollbestand aus dem System, und das Kassenbuch ist ein Export dieser Daten.

Wichtig für den Übertrag: Der Z-Bon weist den Gesamtumsatz aus, inklusive Karten- und Gutscheinzahlungen. Ins Kassenbuch gehört nur der Teil, der tatsächlich als Bargeld in der Schublade liegt. Kartenumsätze laufen über das Bankkonto.

Offene Ladenkasse, Nebenkasse und Wechselgeld brauchen eigene Aufzeichnungen

Bei der offenen Ladenkasse fehlt die Technik. Die Finanzverwaltung versteht darunter laut AEAO zu § 146 eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen oder manuelle Einzelaufzeichnungen ohne technische Hilfsmittel. Einen Z-Bon gibt es dann nicht, die Tageseinnahme ergibt sich erst aus dem gezählten Bestand. Wie das Zählprotokoll dazu aussieht, beschreibt unser Beitrag zur offenen Ladenkasse 2026.

Nebenkassen gibt es in Gastrobetrieben häufiger, als Inhaber denken:

• die Einkaufskasse im Büro, aus der Küchenchef oder Inhaber Kleinbeträge bezahlen
• die Barkasse an der Hotelrezeption für Minibar oder Parkgebühren
• die Kasse beim Außer-Haus-Catering, beim Stadtfest oder auf dem Weihnachtsmarkt
• der Wechselgeldbestand, der nachts im Tresor liegt und morgens auf Servicegeldbörsen verteilt wird

Jede dieser Kassen braucht eigene, tägliche Aufzeichnungen. Geld, das zwischen zwei Kassen wandert, wird auf beiden Seiten als Geldtransit gebucht. Fehlt eine Seite, steht in der einen Kasse ein unerklärter Zugang und in der anderen ein Fehlbetrag. Gibt der Betrieb Wechselgeld an Servicekräfte mit eigener Börse aus, gehören Ausgabe und Abrechnung bei Schichtende ebenfalls in die Aufzeichnungen.

Wie schnell eine vergessene Nebenkasse zum Problem wird, zeigt derselbe Fall vor dem Finanzgericht Münster. Formell ordnungswidrig war die Buchführung der Wirtin genau dort, wo sie bei Sonderveranstaltungen offene Ladenkassen ohne tägliche Kassenberichte eingesetzt und Gutscheine nicht ordnungsgemäß verbucht hatte. Die Hauptkasse war in Ordnung, das Fest am Wochenende nicht.

Kassenbericht und Kassenbuch rechnen in entgegengesetzte Richtungen

Die beiden Begriffe werden ständig verwechselt. Der Kassenbericht rechnet rückwärts und ermittelt die Tageseinnahme. Das Kassenbuch rechnet vorwärts und zeigt, wie sich der Bestand entwickelt.

Ersetzen lässt sich das eine durch das andere nicht. In der Fachliteratur, etwa in der NWB, wird klar vertreten, dass ein Kassenbuch mit Bestandsspalte keinen Kassenbericht ersetzt, weil es die Bestandsentwicklung dokumentiert und keine rechnerische Ermittlung der Tageseinnahme enthält. Ein bilanzierender Betrieb mit offener Ladenkasse braucht deshalb beides: den täglichen Kassenbericht als Grundaufzeichnung und das Kassenbuch, in das die so ermittelte Tageseinnahme übernommen wird. Mit elektronischer Kasse übernimmt der Z-Bon die Rolle der Grundaufzeichnung, und der Kassenbericht entfällt.

Jeder Eintrag im Kassenbuch braucht diese Angaben

Eine gesetzlich vorgeschriebene Spaltenaufteilung gibt es nicht. Aus den Ordnungsvorschriften ergibt sich aber, was ein Prüfer nachvollziehen können muss:

• Datum des Vorgangs, bei mehreren Einträgen am Tag in zeitlicher Reihenfolge
• laufende Nummer, lückenlos über das Jahr
• Belegnummer oder Verweis auf den Beleg, etwa Z-Bon-Nummer, Lieferantenquittung oder Eigenbeleg
• Buchungstext, aus dem die Art des Vorgangs hervorgeht
• Betrag, getrennt nach Einnahme und Ausgabe
• Steuersatz oder Steuerbetrag, seit dem 1. Januar 2026 vor allem die Trennung zwischen Speisen mit 7 Prozent und Getränken mit 19 Prozent
• laufender Bestand nach jedem Eintrag

Arbeiten mehrere Personen an der Kasse, hat sich ein Kürzel des Erfassenden bewährt. Fehlt bei einer Barausgabe ein Lieferantenbeleg, etwa auf dem Wochenmarkt, tritt ein Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Zweck, Lieferant und Unterschrift an seine Stelle.

Korrekturen sind erlaubt, solange der ursprüngliche Eintrag erkennbar bleibt. § 146 Absatz 4 AO untersagt Veränderungen, bei denen der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Im Papierbuch heißt das: einmal durchstreichen, lesbar lassen, kein Tipp-Ex. In einer Software läuft die Korrektur über eine Stornobuchung mit anschließender Neubuchung.

Kassensturzfähig ist die Kasse nur bei täglicher Fortschreibung

Kassensturzfähigkeit bedeutet, dass sich der Sollbestand laut Aufzeichnungen jederzeit mit dem Istbestand in der Kasse vergleichen lässt. Bei einer unangekündigten Kassennachschau kann der Prüfer genau das verlangen. Liegen die Barausgaben der letzten drei Tage noch als Zettel unter dem Münzeinsatz, lässt sich kein Sollbestand bilden. Fehlende Kassensturzfähigkeit zählt zu den schweren formellen Mängeln, die eine Schätzungsbefugnis begründen können.

Davon zu trennen ist die Frage, ob täglich gezählt werden muss. Das Finanzgericht Münster hat festgehalten, dass ein täglicher Soll-Ist-Abgleich bei elektronischer Registrierkasse gesetzlich nicht vorgeschrieben ist. Sinnvoll bleibt er trotzdem. Eine Differenz von 20 Euro lässt sich am selben Abend meist aufklären, drei Wochen später nicht mehr. Bei der offenen Ladenkasse stellt sich die Frage gar nicht: Ohne Zählen gibt es keine Tageseinnahme.

Musteraufbau Kassenbuch Gastronomie: ein Dienstag im Restaurant

Das Beispiel zeigt ein bilanzierendes Restaurant mit 60 Plätzen und TSE-Kasse. Barausgaben werden nicht in der Kasse gebucht, deshalb führt der Betrieb ein separates Kassenbuch, in das der Baranteil des Z-Bons übernommen wird. Stichtag ist Dienstag, der 27. Oktober 2026.

Der Endbestand von 453,50 Euro ist der Anfangsbestand für Mittwoch. Die Differenz von 50 Cent steht offen im Buch. Genau so soll es aussehen: Ein Kassenbuch, das über Monate jeden Abend auf den Cent aufgeht, wirkt bei 1.000 Euro Bargeld am Tag eher konstruiert als sorgfältig.

Die Reihenfolge der Einträge muss der Wirklichkeit folgen. Bucht die Buchhaltung die Bankeinzahlung am Vormittag, den Z-Bon aber erst am nächsten Tag, steht nach Zeile 3 rechnerisch ein Bestand von minus 411,20 Euro im Buch. Eine Kasse kann physisch nicht ins Minus gehen. Für den Prüfer ist ein solcher Fehlbetrag ein Hinweis darauf, dass Einnahmen fehlen.

Das Kartentrinkgeld in Zeile 6 ist ein Sonderfall, der in vielen Betrieben ohne Beleg läuft. Der Gast hat es per Karte bezahlt, es landet auf dem Bankkonto, das Personal bekommt es bar aus der Kasse. Ohne Quittung fehlen 36 Euro, für die es keine Erklärung gibt. Steuerlich ist das Thema in unserem Beitrag zum Trinkgeld 2026 ausführlich aufbereitet.

Excel-Kassenbücher scheitern an der Unveränderbarkeit

Das Finanzgericht Hamburg hat mit Urteil vom 17. September 2015 ein mit Excel geführtes Kassenbuch verworfen, weil Excel-Aufzeichnungen jederzeit unbemerkt geändert werden können. Die GoBD verlangen, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben. Eine Tabelle, in der eine Zelle ohne Protokoll überschrieben werden kann, erfüllt das nicht. Anders liegt der Fall, wenn Excel nur als Hilfsmittel dient: In dem Münsteraner Fall nutzte die Wirtin eine Excel-Tabelle zusätzlich zum täglichen Kassensturz neben vollständigen Z-Bons. Das Gericht hielt das für unschädlich.

Bei Software lohnt der Blick auf vier Punkte: Werden Einträge festgeschrieben, wird jede Änderung protokolliert, lassen sich die Daten für die Buchhaltung und den Datenzugriff des Finanzamts exportieren, und liefert der Anbieter Unterlagen für die Verfahrensdokumentation. Preise und Funktionsumfang unterscheiden sich stark, ein Vergleich mehrerer Anbieter vor Vertragsabschluss ist sinnvoll.

Die unbequeme Seite: Auch die beste Software macht aus einem schlampigen Tagesablauf kein ordnungsgemäßes Kassenbuch. Festschreibung bedeutet außerdem, dass ein Tippfehler nicht mehr mit zwei Klicks verschwindet. Wer abends um eins müde einen Betrag vertauscht, korrigiert ihn per Storno, und dieser Storno bleibt sichtbar.

Der Tagesablauf an der Kasse folgt sechs Schritten

1. Morgens den Anfangsbestand aus dem Endbestand des Vortags übernehmen und die Ausgabe von Wechselgeld an den Service festhalten. 2. Jede Barausgabe sofort mit Beleg oder Eigenbeleg eintragen, nicht gesammelt am Wochenende. 3. Nach Schichtende den Z-Bon ziehen und den Baranteil getrennt nach Steuersatz übernehmen. Karten- und Gutscheinzahlungen bleiben draußen. 4. Privatentnahmen, Einlagen, Geldtransit und Trinkgeldauszahlungen eintragen, jeweils mit Beleg. 5. Den Bestand zählen, ein Zählprotokoll anlegen und eine Differenz als Differenz buchen. 6. Z-Bon, Zählprotokoll und Belege in der Reihenfolge der laufenden Nummern ablegen.

Bei 60 Plätzen und zwei Schichten dauern diese Schritte nach unserer Einschätzung realistisch zehn bis fünfzehn Minuten am Abend, wenn tagsüber sauber gearbeitet wurde. Fehlt die Disziplin am Tag, wird aus dem Abschluss eine Rekonstruktion.

Diese Fehler führen bei Prüfungen regelmäßig zur Hinzuschätzung

Sind Bücher oder Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt nach § 162 AO schätzen. Nicht jeder Mangel berechtigt dazu. Das Finanzgericht Münster hat eine Hinzuschätzung, die das Finanzamt auf rund 150.000 Euro Mehreinnahmen beziffert hatte, auf 93,73 Euro reduziert, weil die wenigen Mängel bei bis zu 30.000 Einzelbuchungen im Jahr nicht ins Gewicht fielen. Gerichte unterscheiden grob zwischen unwesentlichen formellen Fehlern, schweren formellen Mängeln wie fehlender Kassensturzfähigkeit oder veränderbaren Aufzeichnungen, und materiellen Mängeln wie Kassenfehlbeträgen oder ungeklärten Geldzuflüssen. Bei den letzten beiden Gruppen wird es teuer.

Im Kassenbuch selbst entstehen solche Mängel meist an diesen Stellen:

• Negativer Kassenbestand: Ein Minus im Buch ist der klassische materielle Mangel. Ursache ist fast immer eine falsche Reihenfolge oder eine vergessene Einnahme.
• Sammelbuchungen: Wochen- oder Monatssummen verletzen das tägliche Festhalten nach § 146 Absatz 1 AO.
• Vergessene Nebenkassen: Fest, Catering oder Rezeption ohne eigene Aufzeichnungen, wie im Münsteraner Fall.
• Excel als Kassenbuch: Die Aufzeichnung gilt als veränderbar, das reicht für den Vorwurf eines schweren formellen Mangels.
• Barvorgänge außerhalb der Kasse: Der Inhaber bezahlt Lieferanten aus der eigenen Tasche oder nimmt Geld ohne Buchung heraus. Auf dem Papier entstehen Zuflüsse, die niemand erklären kann.
• Gutscheine: Verkauf und Einlösung werden nicht getrennt erfasst, der Bestand passt dann weder in der Kasse noch im Buch.
• Fehlende Eigenbelege: Barausgaben ohne jeden Nachweis lassen sich weder als Betriebsausgabe noch als Bestandsminderung belegen.

Eine Hinzuschätzung von 5 Prozent kostet über drei Jahre fünfstellig

Einen festen Zuschlagssatz gibt es nicht, Prüfer begründen die Höhe im Einzelfall. Die folgende Rechnung arbeitet deshalb mit einer Annahme, um die Größenordnung zu zeigen.

Auf den zusätzlichen Gewinn fallen Einkommen- oder Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer an, je nach Rechtsform und persönlichem Steuersatz. Nachzahlungszinsen kommen mit 0,15 Prozent pro Monat hinzu. Die Rechnung nutzt die Steuersätze ab 2026. Für Jahre bis einschließlich 2025 galten für Speisen im Restaurant 19 Prozent, die Umsatzsteuer fällt für diese Jahre entsprechend höher aus. Gemessen daran ist eine Kassenbuch-Software mit Monatsabo selbst für einen kleinen Betrieb billig.

Ab 2028 soll die Kassenpflicht kommen, gezählt wird schon 2027

Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett den Regierungsentwurf eines Zweiten Kassengesetzes beschlossen. Danach sollen Unternehmen ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzen müssen, wenn ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 100.000 Euro beträgt. Ausgenommen sein sollen Betriebe mit höchstens 12.000 Euro Barumsatz im Jahr. Wer die Grenze 2027 überschreitet, wäre ab dem 1. Januar 2028 kassenpflichtig. Zum selben Datum soll der Papierbon durch eine elektronische Belegbereitstellung ersetzt werden. Die im Sommer 2026 berichtete Bagatellgrenze von 30 Euro steht nicht im Entwurf. Verabschiedet ist das Gesetz noch nicht.

Für das Kassenbuch heißt das: Ein Restaurant mit offener Ladenkasse und mehr als 100.000 Euro Umsatz führt 2027 voraussichtlich das letzte Jahr mit Kassenbericht. Die Pflicht zum Kassenbuch bleibt für Bilanzierer bestehen, und für Nebenkassen, Barausgaben und Geldtransit braucht es auch mit TSE-Kasse weiterhin saubere Aufzeichnungen. Wer umstellt, hat eine zusätzliche Frist im Blick zu behalten: Neu angeschaffte elektronische Kassen sind nach § 146a Absatz 4 AO innerhalb eines Monats über ELSTER zu melden, ebenso die Außerbetriebnahme der alten. Was die Kasse technisch leisten muss, steht in unserem Beitrag zur Kassensicherungsverordnung.

Häufige Fragen zum Kassenbuch im Gastrobetrieb

Gehören Kartenzahlungen ins Kassenbuch?

Nein. Das Kassenbuch bildet nur Bargeld ab. Kartenumsätze stehen auf dem Z-Bon und laufen über das Bankkonto. Wer sie mitbucht, bläht den Sollbestand auf und erzeugt am Abend eine scheinbare Fehlmenge in Höhe des Kartenumsatzes.

Darf eine Servicekraft das Kassenbuch führen?

Ja. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit bleibt beim Inhaber oder der Geschäftsführung. Klare Zuständigkeiten je Schicht und ein Kürzel bei jedem Eintrag erleichtern die Nachvollziehbarkeit.

Wie lange muss das Kassenbuch aufbewahrt werden?

Bücher sind nach § 147 AO zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde. Bei Software gehört dazu, dass die Daten über die gesamte Frist lesbar und auswertbar bleiben, auch nach einem Anbieterwechsel.

Was passiert mit einer Kassendifferenz?

Sie wird als Differenz gebucht, mit Verweis auf das Zählprotokoll. Ein Fehlbetrag, der als Privatentnahme getarnt wird, oder ein Überschuss, der verschwindet, macht aus einer kleinen Unstimmigkeit einen Eingriff in die Aufzeichnungen.

Braucht die Rezeption im Hotel ein eigenes Kassenbuch?

Wenn dort eine eigene Barkasse geführt wird, ja. Geld, das abends an die Hauptkasse oder den Tresor geht, wird auf beiden Seiten als Geldtransit gebucht.