Z-Bon 2026: Pflichtangaben, Unterschied zum X-Bon und wie lange der Tagesabschluss aufbewahrt wird

Der Z-Bon, auch Tagesendsummenbon genannt, ist der Abschlussbericht einer elektronischen Kasse. Er fasst alle Umsätze, Storni und Zahlungsarten eines Abrechnungszeitraums zusammen und setzt die Tageszähler danach auf null. Außerdem trägt jeder Z-Bon eine fortlaufende Nummer aus dem Nullstellungszähler, und an dieser Nummer erkennt das Finanzamt, ob ein Abschluss fehlt.

Für den Betrieb ist der Z-Bon der Beleg über die Tageslosung. Mit ihm wird die Kasse gezählt, er liefert den Eintrag ins Kassenbuch, und bei einer Kassennachschau verlangt der Prüfer ihn meist als Erstes.

Z-Bon und X-Bon unterscheiden sich in der Nullstellung

Der X-Bon ist ein Zwischenbericht. Er zeigt dieselben Summen wie der Z-Bon, setzt aber keinen Zähler zurück und erhöht auch nicht die Z-Nummer. Gebraucht wird er beim Schichtwechsel, für die Kellnerabrechnung um 23 Uhr oder für einen schnellen Blick auf den Umsatz am Freitagabend, ohne dass der Tag abgeschlossen wird.

Der Z-Bon ist endgültig. Sobald er gedruckt ist, beginnt die Kasse einen neuen Abrechnungszeitraum. Möglich ist das auch mehrmals am Tag, allerdings gilt jeder Z-Bon als eigener Abschluss und muss aufbewahrt werden. Den X-Bon ersetzt das nie. Kellnerberichte und Spartenauswertungen gehören zum Z-Bon des Tages, weil die Finanzverwaltung sie im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon sieht.

Diese Pflichtangaben gehören auf den Z-Bon

In keinem Gesetz steht eine Liste der Angaben für den Z-Bon. Die Anforderungen stammen aus den Kassenschreiben des Bundesfinanzministeriums vom 9. Januar 1996 und vom 26. November 2010 und werden von Oberfinanzdirektionen und IHKs bis heute so wiedergegeben. Ein ordnungsgemäßer Tagesendsummenbon enthält danach:

• Name des Betriebs
• Datum und Uhrzeit des Abrufs
• fortlaufende Z-Nummer aus dem Nullstellungszähler
• Gesamtumsatz, aufgeteilt nach Steuersätzen
• Zahlungswege, also bar, EC-Karte, Kreditkarte, Gutschein
• Stornobuchungen und Retouren
• Preisnachlässe und Rabatte
• Trainingsumsätze, auch wenn sie null betragen
• Entnahmen und Einlagen, soweit die Kasse sie erfasst

Häufig vergessen werden die Trainingsumsätze. Hat die Kasse einen Trainingsmodus für neue Servicekräfte, müssen diese Buchungen auf dem Z-Bon erscheinen. Fehlen sie, gilt der Bon als unvollständig.

Beispielaufbau eines Z-Bons in einem Restaurant

Die Tabelle zeigt den Z-Bon eines Restaurants mit etwa 60 Plätzen nach einem Samstag. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 Prozent, Getränke bleiben bei 19 Prozent. Auf fast jedem Z-Bon stehen deshalb zwei Steuersätze, und beide müssen getrennt ausgewiesen werden.

Im Anschluss wird die Kasse gezählt, und zwar vor dem Abschöpfen.

Kleine Kassendifferenzen kommen in jedem Betrieb vor und gelten als normal. Verdächtig wird es, wenn über Monate keine einzige Differenz auftaucht oder die gezählten Bestände immer glatt aufgehen.

Seit der TSE-Pflicht ist der Z-Bon ein Auszug aus den Kassendaten

Das Schreiben von 2010 hat die Rolle des Z-Bons verändert. Seit Ende der Übergangsfrist am 31. Dezember 2016 müssen elektronische Kassen alle Einzelbuchungen unveränderbar speichern. Wer nur verdichtete Summen aufbewahrt oder ausschließlich Papier, hat damit keine ordnungsgemäße Kassenführung. Der Z-Bon allein reicht also seit 2017 nicht mehr.

Mit der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) nach der Kassensicherungsverordnung bekam der Tagesabschluss zusätzlich eine digitale Form. In der Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) ist jeder Kassenabschluss ein Datensatz mit Kassen-ID, Zeitpunkt und Abschlussnummer im Feld Z_NR. Dieser Exportdatensatz enthält jede Einzelbuchung, der gedruckte Z-Bon nur die Summen daraus. Ganz überflüssig ist er trotzdem nicht: Mit ihm wird am Abend gezählt, und er bleibt die Vorlage für den Kassenbucheintrag. Bei der Nachschau gleicht der Prüfer die Z-Nummern auf Papier mit dem Export ab. Was die TSE technisch verlangt, steht in unserem Beitrag zur Kassensicherungsverordnung.

Die Aufbewahrungsfrist für den Z-Bon beträgt acht Jahre

Als Buchungsbeleg fällt der Z-Bon unter § 147 Abgabenordnung. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das gilt für alle Unterlagen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch lief. Gezählt wird ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Bon entstanden ist. Ein Z-Bon vom 31. Oktober 2026 darf also frühestens nach dem 31. Dezember 2034 vernichtet werden. Läuft eine Betriebsprüfung oder ist ein Steuerbescheid noch offen, verlängert sich die Frist.

Zehn Jahre gelten weiterhin für die Organisationsunterlagen der Kasse. Gemeint sind Bedienungsanleitung, Programmieranleitung und die Protokolle jeder Programmänderung, also auch das Protokoll von der Umstellung auf 7 Prozent im Januar 2026.

Thermopapier verblasst, oft schon nach wenigen Jahren. Die IHK München rät deshalb zu Kopien, an die das Original geheftet wird. Sicherer ist ein Scan nach einer festen Verfahrensbeschreibung, und gleichzeitig muss die Kasse die digitalen Einzeldaten für die gesamte Frist lesbar halten. Wer das Kassensystem wechselt, klärt deshalb vorher, wie die alten Daten exportiert und archiviert werden.

Diese Fehler am Z-Bon führen zur Schätzung

Die meisten Beanstandungen gehen auf eine Handvoll wiederkehrender Muster zurück:

• Lücken in der Z-Nummer. Springt die Folge von 1186 auf 1188, fehlt aus Sicht des Prüfers ein ganzer Tag. Oft war es nur ein Papierstau oder ein Bon, der in der Spülküche gelandet ist, beweisen lässt sich das im Nachhinein aber kaum noch
• Storni fehlen auf dem Bon. In einem Verfahren um einen Döner-Imbiss hat das Finanzgericht die Kassenführung insgesamt verworfen, weil die Tagesendsummenbons generell keine Stornierungen auswiesen
• Der Z-Bon wird erst am nächsten Vormittag gezogen, ohne dass die Kasse den Buchungstag sauber abgrenzt
• Trainingsumsätze oder ganze Abrechnungskreise wie die Terrasse sind vom Z-Bon ausgenommen
• Kassendifferenzen tauchen nirgends auf, weil abends nicht gezählt wird

Gilt die Kassenführung als formell mangelhaft, darf das Finanzamt die Einnahmen schätzen. Bei einem bargeldintensiven Betrieb kann das schnell fünfstellige Nachzahlungen für mehrere Jahre bedeuten. Wie Prüfer dabei rechnen, erklärt unser Beitrag zur Betriebsprüfung in der Gastronomie. Taucht bei der eigenen Durchsicht eine Lücke auf, sollte der Steuerberater sie kennen, bevor ein Prüfer danach fragt.

FAQ zum Z-Bon

Darf ich mehrere Z-Bons an einem Tag ziehen?

Ja. Jeder Z-Bon setzt die Zähler zurück und bekommt eine eigene Nummer. Alle Bons eines Tages werden aufbewahrt, und für die Kassenzählung zählt der Bestand zum letzten Abschluss.

Muss ich den Papier-Z-Bon aufbewahren, wenn die Kasse alles digital speichert?

Die Finanzverwaltung erwartet die digitalen Einzeldaten. Viele Steuerberater raten trotzdem dazu, den gedruckten oder als PDF gespeicherten Z-Bon zum Kassenbericht zu legen, weil der Tagesabschluss damit auch ohne Datenexport nachvollziehbar bleibt.

Was tun, wenn ein Z-Bon verloren gegangen ist?

Viele Kassen können einen Abschluss als Kopie aus dem Journal nachdrucken. Die Kopie wird als solche gekennzeichnet und mit einer kurzen Notiz zum Grund abgelegt. Geht das nicht, sollte die Lücke mit dem Steuerberater dokumentiert werden.

Reicht der Z-Bon als Kassenbuch?

Das hängt davon ab, wie die Kasse eingesetzt wird und ob Ausgaben bar aus der Kasse bezahlt werden. Die Abgrenzung steht in unserem Beitrag zum Kassenbuch in der Gastronomie.